基于网络化环境下的学校档案管理方法分析

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1、基于网络化环境下的学校档案管理方法分析【摘要】随着计算机网络技术的快速发展和广泛应用，信息化管理时代日趋深入我们的日常生活。但现学校档案资料管理制度，使用功能及模式，已不能与时俱进。在使用、管理及完整性上存在诸多因素，为了进一步加强学校档案的规范化管理，需制定科学的档案管理方法，充分发挥好在教育教学上的作用。本文分析了目前大部分学校档案管理方法的欠缺之处以及提高管理水平的相关方法。【关键词】网络化档案管理方法分类号】G71【文献标识码】A【文章编号】2095-3089(2015)16-0231-02学校档案

2、管理是一个学校历史鉴证，不仅仅反映学术育人的辉煌，也反映一个学校的工作效率和整体形象，是学校的重要的基础工作。因此提高档案管理水平，有效保护档案资料的完整显得尤为重要。而现如今大部分学校的档案资料杂乱，没有明确的管理制度，为了改善这一现状，我们要结合学校的实际情况利用网络信息化技术来规范档案管理制度，使之为学校乃至社会完美利用。一、学校档案管理方法落后的因素1.管理模式传统老套学校档案信息来内部外部的方方学校规模日益增大，就读学生增多使档案管理工作难度增大，而很多学校档案还是采用传统的人工登录，效率低，查阅

3、慢。这样传统的管理档案模式不但不能保存档案资料的完整性和一致性，而且工作量大，繁琐，资料保密度较低。和现实信息化管理模式，使用效率等，形成鲜明的对比性，传统的档案信息管理“低能高耗”模式需得到改善。目的能提高学校教学管理水平，有效节约人力资源。1.技术性管理人才稀缺知识性，复合型人才是经济发展的载体。社会竞争曰趋强烈，面对技术性人力资源的匮乏，乃需培养全方面高素质专业人才。学校档案管理是一个非常重要的工作岗位，但是大部分学校都缺乏这一专业管理人员，所以导致了学校档案管理不到位，资料归档不明，容易丢失，得不到

4、有效利用，严重影响了学校教学工作开展。2.学校管理档案分类复杂学校档案资料错综杂乱，它包括学生档案，教职工档案，学建设档案等等。面对复杂的档案资料整理，管理过程时有出现问题，如资料难以找到，或者丢失等情况，这也是限制管理的一大因素。二、提高学校档案管理水平的方法1.学校要重视档案管理工作领导对待档案管理意识薄弱，支持力度不够。作为学校领导，要高度重视学校档案管理工作，明白网络化档案管理模式对学校教学拓展的重要性。传统的档案管理模式已不为现时代所用，校领导应有现代化的先进管理理念。所以学校领导要摒弃这种传统的

5、管理模式，首先就得改变自身观点，只有自我意识增强了，实践上才会作出相应改变。具体可以加大投入档案管理经费的力度，为提高创新型管理水平和学校能打造一批综合素质能力强，有扎实的档案学知识性人才提供了可能性。再者，校方应多组织档案管理培训，加强其它教职工作者的管理意识，建立明确的档案管理制度，对于为学校档案管理工作作杰出贡献者和忽视档案管理者要赏罚分明，将责任落实到各个部门乃至个人。学校还可以完善档案资料相关配套设施，如建立专门的档案管理室和先进的管理机器来辅助管理人员工作进行。2.培养专业档案管理人才加强优秀的

6、管理人才培养是档案管理的急需所在，目前学校档案管理人才缺失，大部分采取传统的纸质笔记方式保存档案，而纸质的记录方式存在很大的缺陷，比如时间一长，资料容易缺失，笔迹不清晰，资料的完整性得不到很好的保护，而且密封性不高，很多重要隐秘资料都不易而飞。所以要采取信息化的档案管理模式，计算机的功能远远大于人力。它能减轻管理人员工作难度，有效节省了人力物力资源。而且只要方法恰当，资料的完整性可以得到很好的保存，无关年限，不再轻易被环境所影响。校方要加强培养专业的档案管理人才，为教学工作的有效开展奠定基础。不仅如此，档案

7、管理人员应该不断提升自我职业能力。专业性人才对档案管理是否成功起着关键性因素，一个专业的管理者应本着竭尽全力、恪尽职守的态度为学校的档案进行有效管理，开拓创新的管理方法为学校及社会作贡献，同时实现自身价值。1.引进先进的档案管理技术经济基础决定上层建筑，随着经济的快速发展，科学技术也相应的取得了很大的进步，网络化的管理模式越来越受发达国家所追捧，我们要学习并引进发达国家的档案管理模式，在他们的基础上再进行创新。档案管理也基本都步入电脑式管理阶段，作为学校档案管理人员，要积极引导先进的档案管理技术，如一对一的

8、档案管理软件，采用网络化档案管理模式后能有效的避免资料丢失现象，也方便校方资料查找需要，更能有效的增加档案的使用率。2.档案管理人力资源合理配置学校应为档案机构配备专职档案工作人员，而且要进行合理的人力资源配置，学校的档案资料本身众多繁杂，学生资料和教师资料以及学校各方面建设资料都应归置不同的档案安排不同的人管理。一些书面档案格式统一化，字迹内容要美观清晰，摆放位置要按时间顺序分类进行，注意防潮防火工作，有效防止