工程档案管理制度

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1、工程档案管理制度-5-1.目的规范公司建设工程档案的收集、整理、归档、保管、移交、利用等工作。2. 适用范围 本制度适用于公司所有新建、扩建、改建和其它专项工程项目。 3. 术语与定义 3.1 建设工程档案：建设工程项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理，到竣工、验收全过程中直接形成的，具有归档保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种形式的原始历史记录。包括工程建设前期文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收等。 3.2 立卷：亦称“组卷”，系按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷。 3.3 归档：建设工程的勘察、设计、

2、配套、材料设备供应、施工、监理等单位在完成其工作任务或阶段性任务时，向公司报送的工程文件、资料以及公司各职能部门将项目阶段形成的工程文件、资料及时送行政部的过程。3.4 移交：工程竣工验收后，项目部向项目建设档案管理主管部门移送有关建设工程档案的过程。 4.职责 4.1 行政部 4.1.1 负责建立公司工程档案的分类、检索及借阅。-5- 4.1.2 指导和检查各项目工程档案的编目、接收、归档、保管、利用等管理工作。4.1.3 指导及督促各部门档案的整理和归档。4.2 项目部 4.2.1 负责项目建设前期文件、招投标文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣

3、工验收等工程文件的收集、汇总、立卷、归档、保管与保密。 4.2.2 负责向公司各职能部门催要归档的工程文件、资料。  4.2.3 负责提请项目建设档案管理机构对工程档案进行验收。 4.2.4 按照工程档案相关规定和公司要求组织移交。5. 工作内容5.1 工程档案的收集、整理 5.1.1 项目立项是各类工程文件、资料收集的开始时间。 5.1.2 各职能部门专业技术人员、经办人员有义务在完成工作（或事项）后3天内主动将文件、资料的原件交行政部鉴别。5.1.3 行政部将鉴别确认有归档保存价值的文件、资料存档，并建立查询目录和编码。 5.1.4 资料员每月对

4、工程档案进行一次整理和核对，以保证文件、资料的及时性、完整性和准确性。 5.1.5 行政部每月与各职能部门进行资料核对，防止遗漏和重复。5.1.6工程档案应符合下列规定：a. 工程档案必须规范完整、准确、系统；-5- b. 工程档案必须符合归档的质量要求； c. 工程档案必须与清单目录保持一致； d. 工程档案必须有交接、签字、盖章。5.2工程档案的立卷、归档 5.2.1案卷装订成册应统一执行国家档案规范和重庆市档案管理部门规定的规格和样式。 5.2.2各职能部门在完成阶段性工作后15天内对形成的工程文件和资料予以整理、立卷，并及时送交项目部归档。5

5、.2.3各职能部门宜同时留存工程文件、资料的电子文件，若来文中系重要的纸质工程文件、资料除复印外宜形成电子版以备使用，对电子版文件做好备份工作。5.2.4项目部在工程竣工后，应及时组织重庆市城建档案管理部门进行工程档案的验收。根据竣工验收意见及时组织施工单位对工程档案进行整改。5.3工程档案的移交、保管5.3.1项目城建档案验收通过后，资料员应及时将一套合格的工程档案移交给城建档案主管部门。 5.3.2项目部在工程实体移交时，须向运营管理中心移交相关工程档案。  5.3.3工程档案资料移交前的保管工作由各职能部门承担。 5.4工程档案的安全、保密-5

6、- 5.4.1公司各职能部门以及企业员工对工程档案的安全和保密工作都有不可推卸的义务和责任。 5.4.2凡属密级的工程档案，应由公司行政部统一保管。 5.4.3对泄露工程档案机密的，应按有关规定视情予以处理，构成犯罪的，依法追究刑事责任。5.5工程档案的查阅、借用和销毁5.5.1原则上工程档案的查阅实行电子版查阅，以避免造成工程档案的人为污染和破损。5.5.2工程档案的借用必须办用借用手续。经办人填写《工程档案借用申请表》，经部门负责人和行政部审批同意后，方能借用。5.5.3行政部须定期对工程档案逐卷审查，对其内容价值、保密期限作出鉴定，提出处理意见

7、。5.5.4需销毁的档案必须编制销毁清册，经部门领导和公司领导鉴定批准后，由行政部具体负责销毁。附《工程档案借用申请表》-5- 工程档案借用申请表申请日期：年月日编号：档案名称档案内容用途经办人（签字）部门负责人（签字）行政部负责人（签字）档案管理员（签字）备注-5-