文件控制程序1

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1、程序文件主题：文件控制程序共6页第1页编号：第A版第0次修订颁布日期：年月日1　目的质量体系文件是质量体系的文字表述，是指导质量管理和技术运作协调进行的重要依据。因此，必须在各有关方面予以严格的控制，以确保其始终有效。2　范围本程序适用于对本中心质量活动中所有相关文件的唯一性标识、编目、编写、定期评审、发布前的批准、变更、有效性跟踪与确认，以及文件的发放、借阅、保存、维护、清理等管理工作的控制.3　职责分工3.1　中心主任负责批准质量手册和程序文件。3.2　质量负责人负责组织质量手册和程序文件的编写；批准投入使用前的外来管理性文件；监督过期、失效文件的销毁工作。。3.3　技术负责人负责作业指导

2、书和外来技术性文件投入使用前的批准。3.4　检测室负责人负责组织技术性文件、作业指导书等的编写并审核；3.5　文件资料管理员负责文件的编目、发放、修改、回收、保存、维护、清理和销毁等管理工作。4　工作程序4.1　受控文件范围本受控文件包括：——内部使用的质量手册、程序文件、各类作业指导书以及空白的记录表式；——外部购进或复印的计量检定规程、校准和检测规范及其相关的宣贯资料；——有关的法律、法规及其宣贯资料；——有关的科学、技术书籍、手册等。注：上述文件包含保存在计算机系统中的文件。详见《现行有效文件总目录》4.2内部文件的唯一性标识内部编制的文件应有名称、文件唯一性编号(控制号)、版号、修订状

3、态标识、编写人、审核人、批准人、批准（发布）日期、实施日期、页码、总页码等。版号的表示：此处规定用A、B、C……分别表示第一、二、三……版。修改状态以0和a、b、c……等依次表示未修改和第一、二、三……次修改。4.3　内部文件唯一性编号(控制号)编排规则程序文件主题：文件控制程序共6页第2页编号：第A版第0次修订颁布日期：年月日4.3.1　质量手册的唯一性编号规则《质量手册》的唯一性编号由其代号和发布年号二部分组成。示例：SC.2004发布年号《质量手册》的代号4.3.2　程序文件的唯一性识别号编号规则程序文件的唯一性识别号由其代号、文件的顺序号和发布年号三部分组成。示例：CW05.2004程

4、序文件的发布年号程序文件的顺序号程序文件的代号注：《程序文件汇编》的唯一性编号为：CWH.2004发布年号《程序文件汇编》的代号4.3.3　作业指导书的唯一性编号规则本中心常用的作业指导书有：计量标准操作规程、测量设备操作规程、不确定度评定和报告、量值传递和溯源图……（其类别代号分别为A、B、C、D……，统一由质量负责人给定并明确其含义。）。等这些文件的唯一性编号由其代号ZZ、类别代号、同类文件的顺序号以及文件的发布年号（用末两位数简写）等四部分组成，现举例如下。举例：不确定度评定和报告（作业指导书）ZZA0305某份计量标准操作规程的发布年号计量标准操作规程的顺序号计量标准操作规程的类别代号

5、作业指导书的代号4.4文件的编目文件资料管理员负责编制《受控文件总目录》，《受控文件总目录》应分类对所有文件逐一进行登记。登记的内容应尽量与文件唯一性标识的有关信息相一致。4.5外来文件有效性的跟踪与确认规程、标准、规范、方法、法律、法规及其实施指南等资料随着时间的迁移都有可能失去其有效性。检定校准室负责人应跟踪上述文件的有效性并对其进行必要的确认，程序文件主题：文件控制程序共6页第3页编号：CW03.2004第A版第0次修订颁布日期：2004年月日上述文件的使用者也必须时刻关注上述文件的有效性。4.6文件的控制方式4.6.1单行本文件的控制方式单行本规程、规范、标准、方法、法律、法规及其实施

6、指南，以及内部编制的质量体系文件等现行有效版本在投入使用之前均须在其封面的合适位置上加盖“受控”章。经跟踪、确认已经失效的规程、规范、标准、方法、法律、法规及其实施指南等，或经修改、换版的内部编制的质量体系文件，文件资料管理员应当及时从对各项业务工作有效运作起重要作用的场所收回，同时发放新的有效的文件。对于那些发放给认证、认可部门的内部质量体系文件，应随时将修改的情况通知他们。如果有关文件已经换版，则应及时将新版文件寄出并通知对方寄回旧版文件。4.6.2合订本文件的控制方式合订本规程、规范、标准、法律、法规及其实施指南中，只要有一个文件是现行有效的、适用的，就必须在该合订本的封面的合适位置上加

7、盖“受控”章。同时，还必须在合订本的目录中对其做出受控标识，然后在所有现行有效的、适用的文件的题目上加盖“受控”章。当其中某一个或某几个文件经确认已经过时、失效时，则除了在这些文件的题目上加盖“作废”章外，还必须加盖“作废保留”章，并在目录中注明“作废”。注：技术性书籍、资料等可不加盖“受控”章，但必须加盖“资料”章。4.7内部文件的编写4.7.1质量手册和程序文件的编写中心质量负责人负责组织质量