[应用文书]邮件礼貌用语

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1、商务信函用语如今，商务信函的原则已从原来的3个“C”（Conciseness,Clearness,Courtesy）发展到目前的７个“C”：Completeness,Clearness,Concreteness,Conciseness,Correctness,Courtesy,Consideration，即完整性，清晰，具体性，简明，正确性，礼貌，考虑。中文商业商务信函的写作格式如下：　　如同一般信函，商业信文一般由开头、正文、结尾、署名、日期等5个部分组成。　　(1)开头　　开头写收信人或收信

2、单位的称呼。称呼单独占行、顶格书写，称呼后用冒号。　　(2)正文　　信文的正文是书信的主要部分，叙述商业业务往来联系的实质问题，通常包括：　　①向收信人问候；　　②写信的事由，例如何时收到对方的来信，表示谢意，对于来信中提到的问题答复等等；　　③该信要进行的业务联系，如询问有关事宜，回答对方提出的问题，阐明自己的想法或看法，向对方提出要求等。如果既要向对方询问，又要回答对方的询问，则先答后问，以示尊重；　　④提出进一步联系的希望、方式和要求。　　(3)结尾　　结尾往往用简单的一两句话，写明希望对

3、方答复的要求。如“特此函达，即希函复。”同时写表示祝愿或致敬的话，如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。祝语一般分为两行书写，“此致”、“敬祝”可紧随正文，也可和正文空开。“敬礼”、“健康”则转行顶格书写。　　(4)署名　　署名即写信人签名，通常写在结尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置。以单位名义发出的商业信函，署名时可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写信人的姓名。重要的商业信函，为郑重起见，也可加盖公章。　　(5)日期　　写信日期—般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。商业信函的

4、日期很重要，不要遗漏。其中，中文书信内容的结构，主要由称呼、启词、正文、酬应过渡、祝颂词、签署、日期等七部分组成。1、称呼　称呼是写信人对受信人的尊称，主要依据相互间的隶属关系、亲疏关系、尊卑关系、长幼关系等而定，一般都用“敬语＋称谓”的形式组成。如：“尊敬的王总经理”、“亲爱的刘主任”、“尊敬的董事长先生阁下”等。对某些特殊的内容或与境外华文地区的人员往来还可加上“提称”如：“尊敬的王博士总经理海成先生台鉴”、“亲爱秘书明玉小姐雅鉴”等等。2、启词　启词是信文的起首语，可有多种表示法。如问候式

5、的“您好”、“别来无恙”；思怀式的“久不通信，甚为怀想”、“去国半载，谅诸事顺遂”等；赞颂式的“新春大吉”、“开张大吉”等；承前式的“上周曾发一传真件，今仍具函，为××事”，“贵公司×月×日赐函已悉”等等。不分对象，不论内容，一律以“您好”为书信之启词，实在极不恰当。此外，公务书信的启词还可用“兹为、兹因、兹悉、兹经、兹介绍、兹定于”；“顷闻、顷悉、顷获”；“欣闻、欣悉、欣逢、值此”，以及“据了解、据报、据查实”等一系列公文用语，以提领全文。3、正文　正文是书信的主体，是书信能否达到写信人理想效

6、果的关键。一封信可以专说一件事，也可以兼说数件事，但公务书信应该一文一事。正文要清楚、明了、简洁，并注意情感分寸，不应有昵亵轻狂之嫌，也不可显侮蔑轻慢之意。4、酬应过渡　正文结束时，可写几句酬应性的话作为全文的过渡。如“我方相信，经过此次合作，双方的友谊将有进一步发展”。又如“再次表示衷心的感谢”或“代向公司其他同志问候”等等。也有用公务书信的常用结语过渡，如“特此函达、特此说明、特此重申、特此函询、特此致歉”，或“肃此专呈、肃此奉达”，也有“特此鸣谢、敬请谅解、尚祈垂察、务请函复、至希鉴谅”，

7、以及“承蒙惠允、承蒙协办、承蒙惠示、不胜荣幸、不胜感激”等等。5、祝颂词　书信的最后，写祝颂词是惯例。由于写信人与受信人的关系各有不同，书信内容各有不同，祝颂词的写法便呈多种多样。一般说来，有“即颂时绥、敬颂台安、此致敬礼、谨祝万事如意、诚祝生意兴隆”等等，有时，因过渡词含有明显的祝颂义，也可省去祝颂词。6、签署　书信的签署以写信人全名为要，不能只签个姓氏或习惯称呼，如“老王、小王、小李、张主任、赵经理”等，而要完整地写成“××部主任张金水”、“××公司经理王富成”或者　“××公司办公室秘书李倩

8、”、“××部业务员刘震”等。今天，许多书信都以计算机制成，但即使已打印了姓名，仍应再以手书签署一遍，这既表信用，亦示诚意。对某些特殊对象，署名后应有具名语，如“谨上、谨呈、敬述”等，以表示对受件者的尊重。7、日期　日期明确本是应用文写作的基本要素，书信自然不可缺了这一项。日期必须准确，表现出写信人的负责态度，而万一记错日期，也许会因此而误事。此外，邮件中的特别应注意的事项如下：一．邮件文本及格式规范1.邮件内容。1.1一封完整的电子邮件内容包括：收件人邮件地址（抄送人邮件地址）、邮件主题、收件人