优化馆藏的思考

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1、优化馆藏的思考区县级综合档案馆目前利用效果不尽如人意，改变这一状况的根本是优化馆藏。作者通过对馆藏现状的分析，指出目前的馆藏存在着门类单一、载体单一、内容单一、玉石混杂、信息陈旧等五个不合理性，并根据多年的工作实践提出优化馆藏的三个对策：走特色之路，走精品之路，拓宽馆藏信息领域。区县级综合档案馆作为一个保存本地区综合信息的基地和利用的中心，其馆藏质量的高低是档案馆能否生存的关键所在，这一点在社会主义市场经济体制下，在改革开放的实践中，已被档案界的同仁们所承认。然而，目前绝大多数区县级综合档案馆的馆藏由于种种主、客观的原因，并不尽如人意，致使很多档案馆的利用工作一直在低谷中

2、徘徊。笔者在区县级综合档案馆工作多年，本文拟就馆藏现状及优化馆藏的对策谈点粗浅的认识。一、从现有馆藏看其结构的不合理性根据《中华人民共和国档案法》及有关文件的规定，区县级综合档案馆所保存的是本地区党政机关，人民团体及企事业单位在各种社会活动中形成的有保存价值的各种门类的档案。然而由于诸如建制时间较短及区县档案局馆多由区县委、政府档案科室发展而成等原因，使很多档案馆的现有馆藏很难适应现代化社会发展的需求，馆藏的结构存在着很多不合理性。这些不合理性表现为：门类单一。目前馆藏档案普遍存在着文书档案所占比重过大的现象。笔者所在档案馆现有馆藏10万卷文书档案占总数的65%以上。据不

3、完全统计，北京市18个区县档案馆的馆藏约110万卷，其中文书档案所占比重亦在65%以上。档案是“国家机构，社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的”历史记录。从这个概念理解，档案除党政档案，即文书档案外，还应包括反映各机构、各部门主要业务职能活动的科技档案和专门档案。文书档案收集得齐全完整，固然重要，但再齐全完整的文书档案所反映的历史面貌仍带有片面性。二载体单一。走进各区县档案馆库房，我们会看到一柜柜、一架架码放整齐的纸质档案，而照片底片录音、录像、磁盘、光盘等载体的档案却寥寥无几。据笔者了解，纸质档案与非纸质档案在馆藏中的数量比是50

4、0:1到100:1之间，也就是说一个拥有10万卷纸质档案的档案馆，其馆藏非纸质档案只有200至1000个保管单位。二内容单一。在以纸质的文书档案是馆藏档案主体的前提下，其内容的单一在所难免。翻开文书档案的案卷目录，我们可以看到这些档案的内容是：党政会议记录、年度工作计划总结、综合报表、工作简报、调查报告、请示批复、干部的任免、职工的奖惩以及政策法规文件等，从这些材料中我们虽然也能了解一个单位的工作开展情况但对其中的某一项业务的具体开展与发展变化，则只能了解梗概，因为更深入、更详细的记录只能从这项工作开展时所形成的科技档案或专门档案中找到。四玉石混杂。由于档案干部文化水平和

5、业务素质的限制，以及单位领导对档案工作不够重视，致使各单位形成的档案存在着很多质量上的问题，归纳起来有：1重份文件归档立卷问题：笔者曾在某档案馆的一个全宗内发现同一份请示，分别装订在三个案卷里；对同一个人的处分材料及调查材料，一模一样的卷多达6个。2保管期限划定过长问题：如某一次“运动”中，小组讨论会记录，被定为永久，翻开该卷一看，洋洋二、三百页，没有一点定性材料，这样的案卷被存为永久，就意味着要世世代代永远保存下去。3重复进馆问题：包括A干部任免文件，区县委组织部存一份，被任免的干部所在单位也存一份，且都是永久保存。B各单位党组织情况和干部年报，各单位的存为永久，上报到

6、区县委组织部或人事局的被存为长期，十年后同时进馆。C上级业务主管部门下发的需要遵照执行的文件，这类文件按规定应存为长期，本地区的几个单位同属一个上级业务主管部门，十年后，档案馆就不可避免地要收进同一份文件若干件。上述问题很多馆都存在，使馆藏质量大打折扣。五信息陈旧。根据《档案馆通则》第七条中“省辖市州、盟和县级档案馆接收立档单位保管10年左右的档案”的规定，各区县档案馆所存档案应为10年前形成的，即馆藏信息揭示的是10年前本地区的社会发展状况。这些信息作为历史记录，对今后了解和研究社会发展是很有意义的。但是我们必须看到，我们正处在一个大变革的时期，从1978年党的十一届三

7、中全会确定以经济建设为党的中心工作，到1997年党的十五大胜利召开，短短二十年的时间，我国发生的巨大变化令世人瞩目。试想，馆藏中的那些反映计划经济的历史记录，对今天的资产重组和国有大中型企业向股份制迈进能有多少帮助可以说档案信息陈旧是档案馆门可罗雀的症结所在。面对上述种种不合理性，面对当今竞争社会对档案馆提出的挑战，我们认为区县级档案馆的馆藏结构必须调整，它应适应社会发展的需要。二、解决的对策优化馆藏势在必行。翻开近几年的档案专业刊物，其中讨论怎样优化馆藏的文章不少，作者们对此提出了很多很好的建议。笔者通过自身的工作实践，对解