个很实用的方法------设置数据的有效性

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1、数据的有效性----设置输入条件在很多情况下，设置好输入条件后，能增加数据的有效性，避免非法数据的录入。如年龄为负数等。那么有没有办法来避免这种情况呢？有，就是设置数据的有效性。设置好数据的有效性后，可以避免非法数据的录入。下面我们还是以实例来说明如何设置数据的有效性。1.设置学生成绩介于0----100分之间。图片1.png(7.79KB)2008-5-1206:51图6-4-1假设试卷的满分100分，因此学生的成绩应当介于0----100分之间的。我们可以通过以下几步使我们录入成绩时保证是0----100分之间，其它的数据输入不能输入。第1步：选择成绩录入区域。此时我们选中B3：C9。第

2、2步：点击菜单数据―>有效性，弹出数据有效性对话框。界面如图6-4-2所示。图片2.png(29.48KB)2008-5-1206:51图6-4-2在图6-4-2中的默认的是允许任何值输入的，见图中红色区域所示。第3步：点击允许下拉按钮，从弹出的选项中选择小数。（如果分数值是整，此处可以选择整数）图片3.png(7.75KB)2008-5-1206:51图6-4-3选择后界面如图6-4-4所示。在图6-4-4中，数据中选择介于，最小值：0，最大值：100。图片4.png(19.74KB)2008-5-1206:51图6-4-4第4步：点击确定按钮，完成数据有效性设置。下面我们来看一下，输入数

3、据时有何变化。见图6-4-5所示。图片5.png(20.12KB)2008-5-1206:51图6-4-5从图中可以看出，我们输入80是可以的，因为80介于0----100之间。而输入566是不可以的，因为它不在0----100之间。此时，点击重试按钮，重新输入，点击取消按钮，输入的数据将被清除。第5步：设置输入信息在数据有效性对话框中，点击输入信息页，打开输入信息界面。如图6-4-6所示。图片6.png(18.72KB)2008-5-1206:51图6-4-6设置好输入信息后，我们再来看输入数据时，界面有何变化。如图6-4-7所示。图片7.png(9.35KB)2008-5-1206:51

4、图6-4-7从图中可见，输入时多了人性化的提示，而这个提示信息就是我们刚刚设置的内容。第6步：设置出错警告在数据有效性对话框中，点击出错警告页，在出错警告页我们可以设置警告信息。如图6-4-8所示。图片8.png(21.81KB)2008-5-1206:51图6-4-8设置好后，我们来看一下输入错误时，有何提示。如图6-4-9所示。图片9.png(18.99KB)2008-5-1206:51图6-4-9从图中，我们可以看出出错警告也可以人性化设置。2.设置性别只能输入“男，女，未知”详细的设置略，关键地方见图6-4-10所示。图片10.png(28.91KB)2008-5-1206:51图6

5、-4-10说明：1.允许：序列。2.来源：输入“男，女，未知”，标点要求是英文半角状态。设置好后，不仅能限制输入内容，而且右边还多了一个下拉按钮，下拉列表为这3项。如图6-4-11所示。图片11.png(2.45KB)2008-5-1206:51图6-4-11另外，我们除了可以直接在“数据来源”中输入选中选项数据外，还可以直接引用当前工作表的连续单元格区域作为数据源，其操作方法相同，不再赘述。3.控制产品编号的输入如果用户为了统一产品编号的输入，要求录入者只能输入8位的字母“A”开头的编号，同样也可以通过“数据有效性”来进行控制，设置步骤如下：第1步：选择数据源：A3：A8。如图6-4-12

6、所示。图片12.png(13.49KB)2008-5-1206:51图6-4-12第2步：打开有效性对话框，并按下图进行设置。图6-4-13所示。图片13.png(27.14KB)2008-5-1206:51图6-4-13经过上述设置后，用户在A3：A8区域中输入数据时，只能是“A”开头，并且必须是8位，否则不能完成输入。注：数据有效性只对用户直接输入的数据有效，而对于复制粘贴、查找替换的数据是无法控制的，因此大家在使用时一定要注意。