会议管理制度

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1、大阳投资有限公司文件名称会议管理制度文件归属人力资源管理手册执行日期2013年10月**日文件状态执行文件文件版本HR-00*-A页码第10页共10页编制行政人事部审核审批会议管理制度一、总则1、本制度中会议指的是，在公司经营管理过程中因纵向、横向协调沟通的需要，或者是针对公司运作过程中所出现的问题而召开的各种会议。2、本制度适用于公司及各部门的工作会议和专项会议，如公司领导工作例会、总经理办公会、部门例会、各种专项会议等。3、制订本制度的目的是指导和规范公司经营管理会议的运作，目的在于改进公司会风，提高会议质量，减少会议数量、缩短会议时间。4、公司决

2、策层如董事会和决策委员会等的会议按照公司章程和单项有关制度或条例执行。二、权责1、责任分配1）行政人事部负责公司会议的统筹协调及本制度的执行监督；2）会议主办部门负责会议的组织工作，并有权对违反本制度的行为提出处罚。2、行政人事部负责各种公司会议的会场安排、设备准备，负责管理保存所有会议纪要原件。三、会议组织1、会议程序大阳投资有限公司文件名称会议管理制度文件归属人力资源管理手册执行日期2013年10月**日文件状态执行文件文件版本HR-00*-A页码第10页共10页编制行政人事部审核审批一般而言，公司的会议组织过程包括以下几个步骤：确立会议议题→安排

3、会议议程→发出会议通知→会务准备→做会议记录和摄像、录音→整理会议纪要、决议→相关领导阅改、签批→印发有关部门、人员，并归档。2、确立会议议题会议的议题有以下的来源：公司领导提出和各部门提出，总裁办收集等。经主管领导同意，即可召开会议。3、提前发出会议通知1）通知内容包括：时间、地点、出席人、议题、议程、编组等；2）方式：由会议承办人通过口头或书面形式发出，注意口头仅适用于例会召开的确认；3）出席会议的重要或主要人员，应通过电话等方式确认是否能如期出席，并做出相应安排；4）通知时间：根据会议要项拟订会议通知，并提前发送。4、会务准备会务准备包括以下内容

4、：会议场所布置座次布局、会议需用设备的准备与调试、出席者主宾座次铭牌、签到簿、备用桌椅、电源插头和延长线、麦克风和播放系统、录音工具、茶水、饮料、水果或点心、投影仪、幻灯片和白板或黑板等。根据会议的内容和性质的不同进行相应的准备。5、各部门召开本部门会议，由本部门指定负责会议纪要的起草人。几个部门召开联席会议，由几个部门协商指定一个部门负责起草会议纪要，且在会议室使用时间登记表上登记会议的召集人或主持人。一个部门召集，其他部门参加的，由召集的部门负责会议纪要的起草工作。四、会议纪要要求大阳投资有限公司文件名称会议管理制度文件归属人力资源管理手册执行日期

5、2013年10月**日文件状态执行文件文件版本HR-00*-A页码第10页共10页编制行政人事部审核审批1、必须全面记录会议的内容。2、必须准确记录与会人的意见，不能以个人的喜好、观点而增删内容，或加入记录人自己的观点。3、会议纪要必须做到全而精，要详略得当，重点突出。4、起草会议纪要应采用打印体。5、会议纪要应在会后的当天提交。6、重要决议必须经所有参会人员阅读签字后存档。五、会议纪要和会议记录的发放、传阅、归档1、公司级会议纪要的发放或传阅范围由会议主持人确定，并由行政人事部存档备查。2、各部门的会议记录，由本部门常设会议记录员负责日常归档、保管，

6、同时将一份副本送办公室统一归档备查。3、会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄，其调阅应严格按照公司文档管理制度和保密制度的有关规定执行。六、会议室管理1、会议室使用登记手续1）凡需用会议室的部门及人员须提前做预约登记手续；2）会议室预约登记手续由行政人事部办理；3）会议结束后将会议纪要送行政人事部备案。2、会议室必备的物品、用品和环境1）会议室备有会议桌、椅；2）会务准备有特殊要求的，与行政人事部协商；3、会议室保洁1）注意保持会议室的环境卫生；2）严禁在会议室及桌面堆放与会议室配套物品无关的设施；3）严禁在会议室处理与工作无关的事情。大阳投

7、资有限公司文件名称会议管理制度文件归属人力资源管理手册执行日期2013年10月**日文件状态执行文件文件版本HR-00*-A页码第10页共10页编制行政人事部审核审批七、会议纪律和要求1、公司级会议的保密1）与会人员要严格遵守保密纪律，不得将会议内容、讨论的有关情况向外泄露；2）会议议决事项，应严格保密，除按规定履行职责需要外，与会人员不得外传会议讨论和议决情况；3）故意泄漏、传播会议有关情况的，视负面影响的大小作出相应处罚。2、会议纪律1）会议开始前必须由本人签到，如不能到会应向会议主持人履行请假手续；2）不允许迟到、早退，中间有急事需离开会场应向会

8、议主持人请假；3）会议期间应将移动通讯工具关机或置于振动位置，如遇紧急事情应到会场外接听；4）