档案管理操作手册

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1、档案管理操作手册目录一、档案管理平台综述2二、档案案卷管理3三、档案文件管理平台6四、档案文件的列表导入10五、档案借阅管理12档案管理操作手册一、档案管理平台综述档案管理分为文书档案和工程档案。操作路径为：工作管理→档案管理→分类档案管理→文书档案/工程档案如右面图1所示。双击打开进入档案管理平台界面，如下面图2所示（以文书档案为例）图1组织目录树未归卷文件卷内文件案卷平台图2说明：1.组织目录树：显示的是当前操作员拥有的登陆组织列表，选择相应的组织，在其下建立档案目录分类（文书档案以年份分类，工程档案以工程项目分类）；2.案卷平台：显示的是具体档案目录下的卷（盒）列表，对文件进

2、行归盒归卷处理；3.卷内文件：选中具体的卷（盒），会将卷（盒）内已有的文件在此平台中以列表的形式展现；4.未归卷文件：所有已经入档，但未归卷（盒）的文件列表。二、档案案卷管理图3如上面图3所示，在档案管理平台组织目录树中，选中相应的档案目录，点击“新增”，出现案卷管理平台，如下面图4所示：图4文书档案案卷管理平台字段说明：编号数据名称来源说明其他说明1档号自动生成组织号.年+流水（2位）2保管期限选择录入永久、长期、短期3密级选择录入绝密、机密、秘密、普通4件数自动生成本卷内文件总份数5页数自动生成本卷内文件总页数6案卷题名手工录入卷名7立卷单位选择录入8存放位置手工录入实体档案存

3、放地点9起始日期自动生成卷内文件最早成文日期10终止日期自动生成卷内文件最新成文日期工程档案案卷管理平台字段说明：编号数据名称来源说明其他说明1档号自动生成项目编号.流水（2位）2工程项目选择录入该操作员拥有权限的项目3保管期限选择录入永久、长期、短期4密级选择录入绝密、机密、秘密、普通5件数自动生成本卷内文件总份数6页数自动生成本卷内文件总页数7案卷题名手工录入卷名8立卷单位选择录入9存放位置手工录入实体档案存放地点10起始日期自动生成卷内文件最早成文日期11终止日期自动生成卷内文件最新成文日期录入完毕后，点击“保存”即可。注意：在对工程档案进行建卷时，一定需要先进行项目切换文书

4、档案案卷分类要求：1.文书档案每年以保管期限立卷，将文件以卷内目录形式进行归档。2.档号：以公司总部为例，档号01.201001代表总部2010年永久卷；档号01.201002代表总部2010年长期卷；档号01.201003代表总部2010年短期卷；档号01.201102代表总部2011年长期卷；3.文书档案上线范围：08年起至今所有文书档案。工程档案案卷分类要求：01基建文件卷；02监理资料卷；03施工管理资料卷；04施工技术资料卷；05施工测量记录卷；06施工物资资料卷；07施工记录卷；08施工试验资料卷；09过程验收资料卷；10竣工验收资料卷；11竣工图卷；12声像资料卷；1

5、3荣誉资料卷各区域若对工程档案案卷分类有特殊要求，可进行相应调整，以满足地区档案馆或区域公司自身的相关要求规定。三、档案文件管理平台1.信息系统内已有文件，归入至档案管理平台对于在信息系统其它模块中已经录入的信息文件，系统支持自动归档。现以北京公司呼市海亮广场项目的合同信息业务作业举例：⑴将该项目的总包合同，自动归档到该项目档案中已经建好的施工管理资料卷内，如下面图5所示，在合同信息作业中查找到该项目的总包合同图5点击“事务处理”，选中“归档”，出现“文件归档选择”对话框，如下面图6所示：图6选好档案类型、档案目录和卷目录后，点击“归卷”，出现“案卷归档编辑窗口”，如下面图7所示：

6、图7窗口上半部分是该卷的基本信息内容，下半部分是该卷内文件列表，此时系统已经自动将海亮广场总包合同的基本信息转到了档案平台内，形成一条单据信息，双击该单据，出现档案文件维护窗口，如下面图8所示：图8档案文件字段说明：编号数据名称来源说明其他说明1文件标题手工录入/自动生成2保管期限选择录入/自动生成永久、长期、短期3文件编号自动生成规则：项目编号.年+流水（3位）4档号自动生成所属卷的档号5材料属性选择录入原件、复印件6页数手工录入本文件页数7份数手工录入8责任者手工录入9顺序号自动生成卷内文件的顺序号，可修改10单据编号自动生成原业务单据编号11文件日期手工录入成文日期12项目选

7、择录入/自动生成该操作员拥有权限的项目13存放地点手工录入14竣工资料选择录入是、否15备注手工录入录入完毕后，点击保存。⑵对于没有建立案卷的工程档案目录，可将文件信息暂归入到该档案目录下的未归卷文件列表内。方式为：在上述图6“文件归档选择”对话框中，选好档案类型和档案目录后，点击“归文件”，即出现上述图8“档案文件维护平台”。录入完毕后，点击保存，文件就会自动归至该档案目录下的未归卷平台内，如下面图9所示图9备注说明：所有从系统内各业务模块归至档案管理平台来的信息文