哈工大基本建设项目档案资料管理规定

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1、哈工大基本建设项目档案资料管理规定一、总则1、 为了做好基本建设项目档案资料管理工作，充分发挥档案资料在工程建设、生产（使用）管理、工程维护和改建扩建中的作用，根据有关法律法规的规定，结合我校基本建设工作的具体情况，制定本办法。2、 本规定的编制依据：（1） 《中华人民共和国档案法》（2） 《建设工程项目管理规范》（GB/T50326－2001）（3） 《建设工程监理规范》（GB50319－2000）（4） 《建筑工程施工质量验收统一标准》（GB50300－2001）（5） 国家档案局、国家计委《基本建设项目档案资料管

2、理暂行规定》（6） 建设部《房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收暂行规定》（7） 建设部《房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备案管理暂行办法》（8） 财政部《基本建设财务管理若干规定》（9） 审计署《审计机关对国家建设项目竣工结算审计实施办法》（10）   国防科工委《国防科技工业固定资产投资项目竣工验收实施细则》3、 基本建设项目档案资料是指在各建设项目从酝酿、决定到建成投产（使用）的全过程中形成的应当归档保存的文件，包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、监理，调试、生产

3、准备、竣工、试生产（使用）、竣工结算审计、固定资产移交等工作活动中形成的文字材料。学校档案馆对建设项目档案资料的收集要以项目为中心。发展规划处负责项目立项阶段，包括项目提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划等方面资料的收集、整理；负责国防科工委审批项目资料归档的组织协调工作；基建处负责项目准备阶段、实施阶段及竣工验收阶段资料的收集、整理；财务处负责项目财务资料及固定资产形成和移交方面资料的收集、整理；审计处负责项目过程审计、结算审计和竣工财务决算审计资料的收集、整理；各有关单位要按照统一领导，统一管理档案的原则，管理

4、好基本建设项目的档案资料，确保档案资料的完整、准确、安全和有效利用。二、档案资料的管理1、学校基建处、档案馆要负责监督、检查和指导本校基建部门建设项目的档案资料工作。档案管理部门应参加重点建设项目档案资料的检查验收。2、项目的档案资料工作要与项目建设进程同步。项目申请立项时，即应开始进行文件材料的积累、整理、审查工作，项目竣工验收时，完成文件材料的归档和验收工作。3、项目建设过程中，发展规划处、基建处、财务处、审计处、施工单位、监理单位、勘察单位、设计单位应在各自的职责范围内搞好建设项目文件材料的形成、积累、整理、归档

5、和保管工作。施工单位、监理单位、勘察单位、设计单位形成的属于建设单位归档范围的档案资料应按时整理、移交基建处。基建处要按本规定的具体实施办法，编制、收集、整理好建筑工程资料档案，按时移交档案馆。发展规划处、财务处、审计处形成的属于建设单位归档范围的档案资料应按时整理、移交档案馆。4、档案资料的汇总整理：（1）建设项目实行总承包的，各分包单位负责收集、整理分包范围内的档案资料，交总包单位汇总、整理。竣工时由总包单位向基建处提交完整、准确的项目档案资料。（2）实行工程建设现场指挥机构管理的建设项目，竣工时由现场指挥机构向基

6、建处提交完整、准确的项目档案资料。（3）建设项目实行由建设单位分别向几个单位发包的，各承包单位应收集、整理所承包工程的档案资料，交基建处汇总、整理，或由基建处委托一个承包单位汇总、整理，统一交给基建处。5、建设单位、施工单位、监理单位、勘察单位、设计单位必须有一位负责人分管档案资料工作，并建立与工程档案资料工作任务相适应的管理机构，配备档案资料管理人员，制定管理制度，统一管理建设项目的档案资料。施工过程中要有能保证资料安全的库房和设备。6、凡有引进技术或引进设备的建设项目，要做好引进技术和引进设备的图纸、文件的收集、整

7、理工作，无论通过何种渠道得到的与引进技术或引进设备有关的档案资料，均应交档案部门统一管理。档案部门要加强提供利用手段和措施，保证使用。7、归档的文件材料要字迹清楚，图面整洁，不得用易褪色的书写材料书写、绘制。8、对超过保管期限的基本建设项目的档案材料必须进行鉴定，对已失去保存价值的档案材料，经过一定的审批手续，登记造册后方可处理，保密的档案材料应按保密规定进行管理。9、设计建设大中型建设项目时，应设计与工作任务相适应的、符合要求的档案资料库房，并为档案资料保管和提供利用配置必要的设备，其费用列入工程总概算。三、基建处资

8、料管理的要求1、基建处管理的资料档案分为两类，一类是建筑工程技术资料，另一类是学校及校内有关部门的管理文件、基建处形成的非工程技术类资料。本办法只涉及基建处管理的第一类资料。2、项目参建各方要充分重视工程建设的资料档案工作。项目施工阶段的施工、监理单位都要建立相应的档案形成、积累、归档机制，将工程文件的形成、积累纳入工程建设管理的