办公室管理制度(1)

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1、第二章办公事务管理第一节办公事务岗位职责一、办公事务主管岗位职责办公事务主管负责对日常行政事务进行计划安排、组织实施、信息沟通、协调控制及检查总结等方面的工作。通过对办公事务进行有效管理，可以提高办公人员的工作效率，进而提升公司的综合竞争力。其主要职责如下：1、组织制定本部门办公用品、固定资产、资料和档案管理等制度，报上级领导审批后严格执行2、拟订办公事务季度、月度发展计划，送交部门经理审核后，组织实施并监督计划的执行3、组织做好办公用品的登记、采购、发放以及控制成本费用等工作4、负责部门的各种公章证照、文书档案资料的登记

2、、管理工作5、按照部门经费预算，严格监督和控制办公费用支出，并确认费用分摊范围6、组织做好本部门与其他部门往来信件、传真和邮件等相关资料的处理工作7、负责做好本部门的安全、卫生和消防等各项工作8、负责向营运办公室经部经理提请对办公事务人员绩效考核的建议二、办公事务专员岗位职责办公事务专员作为办公事务主管的主要助手，是公司日常办公事务的主要执行者，负责办公用品、办公设备和档案管理等工作。其主要职责如下：1、协助领导草似各项办公事务管理制度，并监督、检查各项制度的执行情况2、统一协调、购买公司办公物资，并对其进行登记、造册、盘

3、点、维护和保养3、协助办公事务主管严格控制办公费用支出，并确认费用分摊范围4、协助办公事务主管做好公司重要会议筹备、重要来宾接待等工作5、负责登记、归档和管理公司图书、合同等资料6、监督检查其他部门的办公事务性工作，对不符合办公事务管理规定的行为提出修改建议7、负责管理公司计算机信息资料，确保信息资料准确无误8、提出办公事务方面的合理化建议，不断改进工作三、内勤岗位职责内勤的工作内容包括收发公文、接待来访、协调公司内外关系等。其主要职责如下：1、安排接待来宾2、处理电话、邮件和传真等3、组织、安排各类会议，撰写和整理会议纪

4、要4、负责收发公司内、外各种来往文件5、负责有关文书资料的起草、打印、登记和存档等工作6、协助上级领导其他部门进行联络、沟通与协调，做好上传下达工作7、协助上级领导完成对外联络事宜，跟进各项事务性工作的进层情况并及时整理汇总第二节办公事务管理制度一、办公设备管理制度制度名称办公设备管理制度编号执行部门第1章总则第1条目的为了保证公司电话、电脑、打印机、复印机和传真机等办公设备的正常运转，提高办公设备的工作效率和使用效率，特制定本制度。第2条适用范围本制度适用于对公司内部所有办公设备的使用管理。第2章办公设备购买第3条各部门

5、在年初部门计划中统一将购买办公设备的费用列入预算，经公司领导审批后由办公事务部门统一购买。第4条对于临时需要的办公设备，要经总经理审批通过后方可购买。第3章电脑使用管理第5条专人专管1．每台电脑指定专门人员负责日常操作，非操作人员不得随意上机。2．电脑使用人员要设置开机密码，密码属公司机密，未经批准不得向任何人泄露。第6条操作规定1．严禁在公司电脑上从事与本职工作无关的事项。2．不得使用未经病毒检查的软盘、光盘，防止公司电脑“感染”病毒。3．严禁私自拷贝、泄露涉及公司机密的文件资料。第7条病毒防护1．尚未联网的计算机，由电

6、脑室负责安装软件。2．任何电脑安装软件前，须由相关专业负责人提出书面报告，经部门主管同意后，由专业人员安装。3．所有电脑不得安装游戏软件。4．数据的备份由相关专业负责人管理，备用的软盘由专业负责人提供。5．在使用软件前，必须进行杀毒，确保软件无病毒后方可打开。6．任何人未经同意，不得使用他人的电脑。第8条硬件保护1．除负责硬件维护的人员外，任何人不得随意拆卸电脑设备。2．硬件维护人员在拆卸电脑时，必须采取必要的防静电措施。3．硬件维护人员在作业完成后或准备离去时，必须将所拆卸的设备复原。4．各部门负责人必须认真落实所辖电脑

7、及配套设备的使用和保养责任。5．各部门负责人必须采取必要措施，确保电脑及外设始终处于整洁和良好的状态。6．对于关键的电脑设备应配备必要的断电、继电设施以保护电源。第9条电脑保养1．严禁在电脑前吸烟、吃东西，严禁用手或尖锐物体触摸屏幕。使用人在离开前应退出系统并关闭电脑，盖上防尘罩。2．定期（每月末）对电脑内的资料进行整理，做好备份并删除不必要的文件资料，保证电脑有足够的的运行空间。备份的磁盘由电脑管理员保管。3．定期（每月一次）由指定的专业电脑维护公司对电脑进行维护和保养。第4章电话使用管理第10条电话由营运办公室统一管理

8、，各部门主管负责监督与控制使用情况。第11条各种外线电话须配置“长途电话记录表”，逐次录使用人、受话人、起止时间、联络事项及交涉结果。该表每月转办公事务主管审阅。第12条长途电话限主管以上人员使用，其他人员使用长途电话时需先经主管批准。第13条禁止因私事拨打长途电话。第5章打印机、复印机使用管理第14条