管理性文件和记录版式管理规定

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1、管理性文件和记录版式管理规定1目的（主题）为进一步规范公司管理性文件和记录版式的编排，特制定本规定。2范围适用于公司管理性文件和记录。3管理性文件编号3.1编号格式3.2编号格式的意思表示3.2.1Q/XXXX：XXXX为公司简称（天鑫公司为TXGS），Q/XXXX为公司文件（天鑫公司文件为Q/TXGS)。3.2.2XXXX：为各单位内部部门的名称，总经理办公室—ZJ；人力资源部—RZ；财务部—CW；经营部—JY；安全生产部—AQ；选煤厂—XM；货场—HC等。它的前后用“—”把它与文件类别号和个性标准号分开。3.2

2、.3XX:为文件类型代号，如制度代号为ZD；公司第二层文件均为制度、程序，均用该标识；办法代号为BF,公司第三层文件，包括各厂、车间、部门编制的自用文件，或根据制度制定的实施细则均为办法、规定、应急预案，均用该标识；记录代号为JL等。3.2.4XX：为各个具体文件编号的流水号（如：文件为第2个管理文件，则编号为02）。3.2.5XXXX：为文件批准的年号，用“—”与个性文件号分开。举例说明，如公司安全生产部2012年编制的第5个管理文件编号应为：Q/TXGS-AQ-ZD-05—2012。4文件编排格式4.1封面4.

3、1.1格式文件的封面格式参见示例1。4.1.2名称封面名称由多个要素组成时，在封面和正文首页上，名称可排成上下几行。其中，封面文字的行间距、字间距按示例1的原则美观为准。4.1.3版式页边距：上：2.5cm，下：2.0cm，左：3.0cm，右：2.5cm。4.1.4字体、字号“Q/XX-XXXX-XX-XX—XXXX”为“四号黑体”字不加粗；“文件名称”为“一号黑体”字不加粗，字间距及距页顶的位置视文件名称字数的多少而定；“××××年××月××日发布××××年××月××日实施”为“四号黑体”字不加粗，其中“×”为阿

4、拉伯数字；“富源县天鑫煤业有限公司发布”为“三号宋体”字不加粗。4.1.5纸张A4或者A3。4.2正文4.2.1页眉“商标Q/TXGS-XXXX-ZD-XX—XXXX”两端对齐，为“五号宋体”字；“版号/修改：A/Q共页第页”靠右侧，为“五号宋体”字。格式见附录2。4.2.2正文版式页边距：上：2.5cm，下：2.0cm，左：3.0cm，右：2.5cm。“文件名称”上下空一行，为“三号黑体”字不加粗。4.2.3章、条、段正文行与行之间的间距（行间距）为1.5倍行距。章、条的编号顶格起排，编号与标题之间留一个汉字的间

5、隔；对无标题的条，则编号与文字之间亦留一个汉字的间隔。段的文字留两个汉字的间隔起排，回行时顶格排。章节的编号和标题均为“小四号黑体”字不加粗；其余正文文字为“五号宋体”字。4.2.3.1列项中各项前面的破折号或字母编号（后带半圆括号的小写拉丁字母）、以及字母编号下一层的数字编号均顶格起排；破折号与文字之间不留间隔，字母编号（后带半圆括号的小写拉丁字母）、以及字母编号下一层数字编号与文字之间留一个汉字的间隔。4.2.3.2术语和定义术语的定义或说明另起一行空两个汉字起排，回行时顶格排。4.2.4注章或条中只有一个注时

6、，应在注的第一行文字之前标明“注：”。同一章或条中有多个注时，应标明“注1：”、“注2：”、“注3：”等。每条注另起一行空两个汉字排，回行时与注的内容的文字位置对齐。注为“小五号宋体”字。4.2.5附加说明附加说明前每排空两个汉字，内容包括本文件（也可为本制度、本规定、本办法）起草部门、起草人、修改人（如没有，可不写此项）、审核人、批准人详见附录2。图注和表注的编排与正文中的注完全相同。4.2.6附录（附表）文后的附录（附表），应在左上角标明附录或附表。有多个附录（附表）时，应标明“附录1”、“附录2”、“附录3”

7、或“附表1”、“附表2”、“附表3”等。附录（附表）为“小四号宋体”字，不加粗。详见附录3。5记录编排格式5.1标题记录标题居中，为“三号黑体”字，不加粗。5.2编号格式5.2.1Q/XXXX：XXXX为公司简称（天鑫公司为TXGS），Q/XXXX为公司文件（天鑫公司文件为Q/TXGS)。5.2.2XXXX：为公司内部各单位或部门名称。如：总经理办公室—ZJ；人力资源部—RZ；财务部—CW；经营部—JY；安全生产部—AQ；选煤厂—XM；货场—HC等。它的前后用“—”把它与文件类别号和个性标准号分开。5.2.3XX：

8、为文件类型代号，如制度代号为ZD，办法代号为BF。5.2.4XX：为各个具体文件编号的流水号。5.2.5JLXX：字母JL为记录代号，××为记录流水号。5.2.6“编号：Q/XXXX-XXXX-XX-××-JL××”应为“小四号黑体字”，不加粗。5.2.7记录的编号。放置在记录的标题下面，靠表格右上角。5.3示例公司《安全生产会议管理制度》(Q/TXGS-安