浅析：文字要素中的《公文属性》

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1、浅析：文字要素中的《公文属性》-->浅析：文字要素中的《公文属性》[摘要]通过对发文字号要素组成规定和实际使用的分析,发现发文字号中隐藏有另一要素,应升级独立为发文字号的一个组成要素———公文属性词,为党政公文处理“三化”更好地实现,呼吁将其法定化、规范化,并设计了两套公文属性词规范体系。[关键词]公文处理发文字号规范公文是实施领导、依法行政、处理公务,具有法定效力和规范格式的重要工具。法定效力是这一工具的本质特性,规范格式是其外在特征,是保证法定效力实现的具体形式。代写论文《条例》和《办法》作为我国公文处理的

2、基本法规,应将公文属性词纳入其中,规定发文字号由机关代字、公文属性词、年份和序号四要素组成,并制定出如同主题词表规范的公文属性词体系,作为国家标准推行,以使公文处理更加科学化、规范化和制度化,为削减“文山”提供“法定”的科学依据,更好地发挥公文作为党和政府领导、管理国家的工具作用。一、公文属性词未法定化造成公文格式不规范机关代字、年份、序号是党政公文发文字号组成的三要素,这是《条例》和《办法》的共同规定,但公文处理实践中普遍却按机关代字、公文属性词、年份、序号四要素操作,其中只是将公文属性词误认为机关代字,习以

3、为常罢了。机关代字,是机关名称最具特征、最精炼、最集中的概括,是机关名称在公文中的另一种规范而简炼的代称[I],应按照统筹、准确、简短、易辨的原则确定[II],但实际公文处理中,所谓的“机关代字”,普遍增加了非机关代字的公文属性词。代写论文其中“发”、“函”、“电”、“阅”、“密电”、“明电”等作为机关代字,明显不妥,而应独立定名为公文属性词,作为发文字号的组成要素之一。实际公文处理中,发文字号使用极不规范,常见的错误有两类。一是不分发文类别,凡发文,一律在机关代字后加“发”。如××师范学院凡是发文,不分行文方

4、向,连上行文发文字号一律都用“师院发[年度]××号”。“发”字含有发布、宣告、发布政令等意思,不宜用于上行文。“×政发”用法之一就是向国务院报告、请示工作,这是欠妥的。而“×府文”用于向国务院请示、报告事项,则较为妥当。代写论文二是不分发文类别,凡发文,一律在机关代字后加“字”。上述两类错误中,“发”、“字”明显不是机关代字,作公文属性词又不能区分文件的属性,实为赘字,应换用能准确标明文件类别、属性的公文属性词。二、确定公文属性词有利于公文处理工作“三化”颁发《条例》和《办法》的根本目的是实现公文处理“三化”,

5、即促进公文处理工作规范化、制度化和科学化。1987年之前,党政公文法规均未提出公文处理“三化”。1987年2月18日发布的《办法》首次提出国家行政机关公文处理工作要规范化、制度化“各级秘书工作部门要逐步使文件处理科学化、制度化、规范化,要积极创造条件,逐步实现办公自动化。”国务院办公厅1993年11月21日修订,2000年8月24日再次修订,并由国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》第一条均强调,制定《办法》的根本目的,是“为使国家行政机关的公文处理工作规范化、制度化、科学化”,提高公文处理工作的效率和公文质

6、量。代写论文1996年5月3日,中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》,其目的也是“为了适应中国共产党机关工作的需要,实现党的公文处理工作的科学化、制度化、规范化。”可见,“三化”是我国党政公文处理工作共同的根本目的。发文字号中如有规范的公文属性词,既有利于读者清晰明了地把握公文的特性,更快地实现公文的作用,又有利于更有效地管理公文,提高公文处理科学化、规范化和制度化的程度,为实现《条例》和《办法》共同的根本目的提供科学而可行的技术标准。三、公文属性词规范体系初探公文属性词是反映公文类别、内容、作用

7、、文种等属性的精炼而准确的规范化词语。它应按照机关、单位的职责和权限、公文自身属性来制定。代写论文笔者综合考虑公文的内容、作用、行文方向、公文种类等公文属性,参照现行公文主题词表,就公文属性词体系及用法,提出以下两种参考意见。第一种做法是:公文属性词体系由“呈、发、人、函、电、言……”组成。兹分别与发文字号的现有三要素“××[年度]××号”组合,将其用法作如下划定。第二个“＊”则是公文类属字,标明公文的内容。公文类属字可借用公文主题词表中第二层的类别词或第三层的类属词。高级机关可用第二层的类别词作公文类属字,中

8、下级机关因公务具体、繁杂,宜用第三层的类属词作公文类属字。在纸质公文时代及办公自动化初级阶段,公文主题词对公文的管理、检索,提高公文处理工作的质量和效率起了重要作用。代写论文但随着办公自动化功能的迅速加强,在电脑强大的检索功能下,要查找一份文件,只需输入该文件中的任意几个字或词,即可准确、迅速地找出该文,公文主题词的作用已逐日下降,是否将主题词作为公文格式的一个组成部分,值得研究。参考