档案管理二级达标单位创建项目

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1、档案管理省二级达标单位创建项目招标书深圳市住房保障署2018年9月-19-深圳市住房保障署关于档案管理省二级达标单位创建项目招标书一、项目背景深圳市住房保障署于2016年4月经深圳市机构编制委员会批准，依法登记成立，主要职责为贯彻执行住房保障、人才安居法律法规和政策，具体实施住房保障规划和计划、保障性住房租售管理以及住房制度改革措施等工作。本项目拟启动档案管理省二级达标单位创建工作，进一步提升保障署档案工作管理水平，实现档案信息资源共享，便于查询利用和开展公共服务。二、项目服务内容档案管理省二级达标单位创建项目主要包括：完善软硬

2、件环境建设；按照“省二级”标准对档案进行管理；对档案整理现场进行管理；升级完善档案管理系统。其中“项目服务内容”中所涉及的工作的场地、办公桌椅、水电、办公设备（工作电脑、打印机、复印机等）以及设备的维修与耗材由服务方承担。具体服务内容包括：-19-序号服务项目具体要求1评级材料编研大事记编写：编写本单位自成立以来的各方面重大事件，按时间先后顺序作简要记述。组织沿革编写：编写本单位的组织机构、人员编制情况、体制变革情况。全宗指南编写：编写本单位的全宗档案内容、成份、利用价值、检索利用工具等内容。达标印证材料编写：收集编写本单位的档

3、案分类方案、利用事例、年报、统计台账、档案工作流程、档案制度审核、档案库房设备清单、档案机构设置及人员配置。2档案管理制度的制作与上墙制作档案岗位责任制、档案收集与整理制度、档案鉴定与销毁制度、档案保密制度、档案库房管理制度及档案平面图、索引图的制作。3档案评审档案评估、审核及现场验收专家评审费；档案评审材料装费及材料费；拟定项目计划，对档案整理质量进行监督指导；对档案外包整理公司的工作进度进行协调安排，对整理过程中需要改进的、对工作流程及工作进度提出合理化建议；监督指导外包服务公司的整理质量是否按国家档案法和深圳市档案局制订的

4、统一口径执行，为档案升级达标作必要准备工作。-19-4对档案整理现场进行管理对外包档案整理现场进行管理：是否按档案整理相关要求制订了相关管理制度，整理过程是否档案分类方案及按规章制度执行，对整理现场和整理人员的配置是否合理，整理现场的消防及监控进行检查，对以上的要求提出整体意见并跟进和落实。5合同期内按照“省二级”标准进行日常档案管理按照“省二级”标准对档案进行日常管理：参照市档案局制订的统一口径，对照检查档案整理服务公司整理过程的档案录入、装订、排序、打页码、装盒、目录制作、档案整理说明或立卷说明、档号章位置及填写、盒内备考表

5、及盒面的填写、档案封面制作、扫描格式、扫描质量，对以上工作内容进行监督并提出整改建议；对历史档案进行检查，对历史档案的整理质量提出相关建议并同市档案局进行沟通提出合同的解决方案。协调达“省二级”准备工作：收集建立档案管理流程体系，编研起草成立档案领导小组相关文件，收集档案达标所需人员配备、岗位证、职称资料、薪资信息、人员任免及机构设置问题。-19-6档案业务联络及协调联络市档案局监督指导处，协调安排相关人员来保障署进行业务指导，并提供相关整理数据、整理质量的信息，为达标作准备。7完善软硬件环境建设对档案管理基础业务进行检查整改，

6、包括：档案室“八防”的检查、整改、落实；库房设施是否符合档案保管的要求，档案的设立是否符合要求，对不符合要求的提出整改意见并监督落实。8升级完善局档案管理系统就档案分类所涉及的档案类别同档案管理软件接口的衔接与市住建局信息中心沟通协调，在系统中增加保障署的档案分类管理，并调整系统权限，以便保障署档案扫描件对接导入局档案管理系统。9统计待整理的增量档案对需整理的工作量进行评估，为保障署申报2019年档案整理预算经费做好数据统计支持。10其他相关工作完成保障署交办的档案管理其他相关工作，包括有关文案及函件的编写，日常档案窗口服务等。

7、-19-（一）服务工作流程1．参照“广东省各级国家档案馆工作达标升级办法开展档案馆工作达标升级（省二级）”相关规定，收集本署与达项目相关材料，包括“行政管理、基础设施管理、库房设计管理、开发利用管理”这四个方面的印证资料。2.编写组织沿革：组织沿革是系统记载本署的组织机构、人员编制、体制变革情况的—种参考资料。主要收集本署的成立、撤销合并情况；机关名称变更、办公地点有迁移情况、本署的性质、职权范围、主要任务（合并前后的变化情况对比）、本署的主要领导人的任免情况、领导体制有无变化、人员编制情况、内设机构、内设机构的职能、内设机构主

8、要负责人任免。然后将收集的资料按一定的格式编制目录后汇编成文或装订成册。3.编写大事记：大事记是记载本署重要工作活动及本单位所发生的重大事件的一种系统的、轮廓性的材料，具有史料价值。主要收本署机构设置、体制变动、重要人事调动等机构和组织变动情况；重要会议和重大活