采购部工作流程

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1、第一章货品采购一、采购进货流程1、对品种及供应商进行初步洽谈。2、确定进货品种及供应商。3、向供货商索取相关资质文件，转交质管部审核。4、协助质管部对供应商的业务员进行合法资格的审查。5、采购合同签订。（1）确定采购进货明细，包括进货品种及数量，采购计划报出后的到货时间；（2）确定相应的优惠政策；（3）确认结款方式及带票与否；①带票月结②带票现款③带票实销实结（财务打款转账的及时性）6、做出计划，通知发货并跟进到货情况。采购已经上报的计划需保存，留做入库依据。二、采购进货分类1、常规商品进货保证日常销售采购的商品，对于这类商品的采购流程规范如下：(1)

2、低于库存下限品种的收集途径：①采购部自查②门店断货品种报采购③配送中心断货报采购部(2)采购品种的筛选，结合日常门店总销售量，进行采购货品的确定。(3)采购人员通过电话联系或者其他方式直接与厂家订货。(4)采购过程中如遇特殊情况需通知门店断货原因。2、新品采购新品采购包括：替代品采购、顾客订购品种采购及常规新品采购三大类。（1）替代品的采购，功效类似、比现有销售商品有优势的商品采购。替换商品产生的原因如下：①格过高，货比三家，处于劣势。②厂家新品替代老化品种。③毛利低，市场淘汰。（2）顾客订购品种的采购，顾客必须在门店交订金，采购部专门为其采购的品种。

3、①采购确定到货时间，超过约定时间导致门店不能销售的由采购负责。（特殊情况除外）②这类商品采购数量极少，专订专销，采购做好登记，到货入库后及时送至订货门店。③这类商品不得退货，到货后两个月内未售出由店长负责（3）常规新品的引进，是为满足公司发展的需要引进的新品。①结合本公司实际情况，对现有品类进行规划，确定新品引进。②门店部及采购部每周一次对当地市场进行了解。第二章到货入库跟进一、落实到货情况1、查当日到货入库记录（1）核对到货的准确性，指所到品种与采购计划的一致性。若厂家发了未计划货品，退单处理。（2）核对到货入库正确性，包括厂家、带票与否及结款方式等

4、；（3）仓储部收到货后严格按照要求验收，差异必须在到货的第二个工作日内准确上报采购部。2、审核当日入库人员登记的：新品本、涨价本及效期本。（1）查看到货新品，跟进新品到货情况。①门店定购新品，到货入库后，及时通知开单员配至门店；②常规新品采购，入库后，在最短时间内（最迟不超过入库后第三天）铺货至门店销售并跟进。③按照要求对新品的零售价、毛利属性进行核定；（2）查看货品涨价情况①了解核对厂家（供应商）通知涨价与实际到货价是否一致②核查计划时答应给的返点及赠品是否一致；（3）查看效期本情况配合配送中心把握好效期商品流入库中，当天内与厂家联系，做出退货或者承

5、诺换货处理；二、追踪未到商品1、厂家不再生产或销售商品的追踪（1）拓宽渠道，从其他厂家进货；（2）考虑功效相似替代品的进货；2、厂家有货但未发商品追踪（1）当天与厂家联系，询问未发货原因。①暂时断货不能发货的，及时追踪，最短时间内保证商品到库；②提价而暂不发货的，与厂家谈协议，争取最后一批不涨价货品；（2）考虑一个品种多渠道进货。①货比三家，选取最低价进货；②充分保证货源。三、关注销售过程，积极争取厂家资源，做商品促销活动。第三章业务洽谈一、厂家合作协议的签订1、合作协议的分类：（1）年度协议：①双方约定进货量、返点；②指定供货渠道：保证货源及价格统一

6、。（2）临时协议：短期的促销奖励2、合作协议包括的主要内容：参照采购合同。3、对于长期合作的厂家，应在原有合作的基础上，为公司争取最大优惠政策。（1）精减供货商的数量，加大深度合作；（2）把握最佳进货时机，结合公司销量，争取最大优惠政策。二、返点的管理1、协议好的返点严格做好登记。2、依据签订的合作协议在规定时间内追踪厂家返点；（1）确定返点金额，确定兑换返点金额商品；（2）确定返点商品到货时间；3、返点商品到货入库（1）返点商品的入库按照“不带票”“月结”开单，且入库单价金额为0，并在备注注明“XX月份返点”，便于核查；（2）返点商品要求配送入库时在

7、《涨价本》上做详细登记，注明返点商品名称及数量；（3）采购审核《涨价本》后，对返点商品做采购退补价、勾账，系统里恢复进货金额。①退补后的价格是采购下次计划价格参考②退补后的价格是开单入库价格参考。（4）现金返点，采购做好登记，做进系统，由返点方直接上交财务部，财务部收款后开据收据，进行勾账。4、对于不按时按量返点的厂家，依据《合作协议》条款作出相应的处理。三、新业务到访：新品：有意向品种按进货流程进货。四、老业务到访：（1）流向查询；（2）查询进销存；（3）临时促销；要求厂商提前做好方案，与门店部负责人沟通。（4）配合厂家统一调整商品零售价；①厂家必须

8、提供统一的调价函②下发通知由门店部具体落实后反馈价格，再进行调整。（5）效期及不动销退换货跟进