采购部工作流程

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1、第一章货品采购一、采购进货流程1、对品种及供应商进行初步洽谈。2、确定进货品种及供应商。3、向供货商索取相关资质文件,转交质管部审核。4、协助质管部对供应商的业务员进行合法资格的审查。5、采购合同签订。(1)确定采购进货明细,包括进货品种及数量,采购计划报出后的到货时间;(2)确定相应的优惠政策;(3)确认结款方式及带票与否;①带票月结②带票现款③带票实销实结(财务打款转账的及时性)6、做出计划,通知发货并跟进到货情况。采购已经上报的计划需保存,留做入库依据。二、采购进货分类1、常规商品进货保证日常销售采购的商品,对于这类商品的采购流程规范如下:(1)

2、低于库存下限品种的收集途径:①采购部自查②门店断货品种报采购③配送中心断货报采购部(2)采购品种的筛选,结合日常门店总销售量,进行采购货品的确定。(3)采购人员通过电话联系或者其他方式直接与厂家订货。(4)采购过程中如遇特殊情况需通知门店断货原因。2、新品采购新品采购包括:替代品采购、顾客订购品种采购及常规新品采购三大类。(1)替代品的采购,功效类似、比现有销售商品有优势的商品采购。替换商品产生的原因如下:①格过高,货比三家,处于劣势。②厂家新品替代老化品种。③毛利低,市场淘汰。(2)顾客订购品种的采购,顾客必须在门店交订金,采购部专门为其采购的品种。

3、①采购确定到货时间,超过约定时间导致门店不能销售的由采购负责。(特殊情况除外)②这类商品采购数量极少,专订专销,采购做好登记,到货入库后及时送至订货门店。③这类商品不得退货,到货后两个月内未售出由店长负责(3)常规新品的引进,是为满足公司发展的需要引进的新品。①结合本公司实际情况,对现有品类进行规划,确定新品引进。②门店部及采购部每周一次对当地市场进行了解。第二章到货入库跟进一、落实到货情况1、查当日到货入库记录(1)核对到货的准确性,指所到品种与采购计划的一致性。若厂家发了未计划货品,退单处理。(2)核对到货入库正确性,包括厂家、带票与否及结款方式等

4、;(3)仓储部收到货后严格按照要求验收,差异必须在到货的第二个工作日内准确上报采购部。2、审核当日入库人员登记的:新品本、涨价本及效期本。(1)查看到货新品,跟进新品到货情况。①门店定购新品,到货入库后,及时通知开单员配至门店;②常规新品采购,入库后,在最短时间内(最迟不超过入库后第三天)铺货至门店销售并跟进。③按照要求对新品的零售价、毛利属性进行核定;(2)查看货品涨价情况①了解核对厂家(供应商)通知涨价与实际到货价是否一致②核查计划时答应给的返点及赠品是否一致;(3)查看效期本情况配合配送中心把握好效期商品流入库中,当天内与厂家联系,做出退货或者承

5、诺换货处理;二、追踪未到商品1、厂家不再生产或销售商品的追踪(1)拓宽渠道,从其他厂家进货;(2)考虑功效相似替代品的进货;2、厂家有货但未发商品追踪(1)当天与厂家联系,询问未发货原因。①暂时断货不能发货的,及时追踪,最短时间内保证商品到库;②提价而暂不发货的,与厂家谈协议,争取最后一批不涨价货品;(2)考虑一个品种多渠道进货。①货比三家,选取最低价进货;②充分保证货源。三、关注销售过程,积极争取厂家资源,做商品促销活动。第三章业务洽谈一、厂家合作协议的签订1、合作协议的分类:(1)年度协议:①双方约定进货量、返点;②指定供货渠道:保证货源及价格统一

6、。(2)临时协议:短期的促销奖励2、合作协议包括的主要内容:参照采购合同。3、对于长期合作的厂家,应在原有合作的基础上,为公司争取最大优惠政策。(1)精减供货商的数量,加大深度合作;(2)把握最佳进货时机,结合公司销量,争取最大优惠政策。二、返点的管理1、协议好的返点严格做好登记。2、依据签订的合作协议在规定时间内追踪厂家返点;(1)确定返点金额,确定兑换返点金额商品;(2)确定返点商品到货时间;3、返点商品到货入库(1)返点商品的入库按照“不带票”“月结”开单,且入库单价金额为0,并在备注注明“XX月份返点”,便于核查;(2)返点商品要求配送入库时在

7、《涨价本》上做详细登记,注明返点商品名称及数量;(3)采购审核《涨价本》后,对返点商品做采购退补价、勾账,系统里恢复进货金额。①退补后的价格是采购下次计划价格参考②退补后的价格是开单入库价格参考。(4)现金返点,采购做好登记,做进系统,由返点方直接上交财务部,财务部收款后开据收据,进行勾账。4、对于不按时按量返点的厂家,依据《合作协议》条款作出相应的处理。三、新业务到访:新品:有意向品种按进货流程进货。四、老业务到访:(1)流向查询;(2)查询进销存;(3)临时促销;要求厂商提前做好方案,与门店部负责人沟通。(4)配合厂家统一调整商品零售价;①厂家必须

8、提供统一的调价函②下发通知由门店部具体落实后反馈价格,再进行调整。(5)效期及不动销退换货跟进

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