如何进一步规范城市地下管线档案收集与归档管理工作

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1、如何进一步规范城市地下管线档案收集与归档管理工作摘要：本文根据多年从事城建档案管理的工作经验，对地下管线档案收集与归档管理体系存在的问题，以及建立规范化管理体系的意义和相关做法进行了详细阐述，供同行参考。　　关键词：档案地下管线问题制度化规范化　　　　一、城市地下管线档案收集与归档工作中存在的问题　　随着城市不断发展，城市地下管线也随之增多，在地下管线建设中产生的科技文件材料的数量也相应地增加。管线产权单位和参与管线建设的设计、施工、监理等参建单位也日益多元化，管线产权单位只负责自己参建的那部分工程档案。当管线工程竣工时，由于工程档案材料收集工作不到位，竣工资料出现残

2、、缺、脏、乱甚至杳无踪影现象的不为少见。如不能解决管线文件材料的收集与归档的规范化问题，管线档案管理将会形成“建设——丢失——建设——积压——丢失”的恶性循环并长期存在。　　二、建立档案收集与归档规范化管理体系的意义　　1.地下管线管理由“要我管理档案”到“我要管理档案”意识的转变　　目前，有些管线产权单位对地下管线工程档案的管理处于“要我管理档案”的意识，认为管好地下管线工程档案是上级有关部门对本单位的要求。建立地下管线档案收集与归档规范化管理体系，能够使地下管线档案管理由被动管理转变为主动管理，把地下管线档案管理纳入管线建设日常的工作中各部门的工作职责与工作流程，

3、树立“我要管理档案”的意识，依靠各部门在地下管线建设全过程的协助配合，以确保归档科技文件材料的完整、准确。　　2．建立的地下管线管理流程是宝贵的无形资产　　参与地下管线档案收集与归档规范课题的研究，必须有丰富的工作经验，在多年来的工作经验上，进行管理创新，才能够解决地下管线工程档案普遍存在，又很难走上规范化、制度化管理的难题。如果建立一套完整可操作的管理流程，今后不管人员怎么调动，工作岗位怎么变换，都能始终如一地执行地下管线工程档案收集与归档的管理流程，能够确保地下管线工程档案完整、准确、安全和有效利用。　　3.为城市建设发展提供支撑服务　　一个城市，地上各种建筑和密

4、如蛛X的地下管线，构筑成一个密不可分的整体，地下管线是城市基础设施的重要组成部分，城市能源、交通、通信、环保等重大基础设施，主要依靠地下管线而起作用，是城市规划建设管理的重要基础信息。城市建设发展迅速，对地下管线的依赖性也越来越强，随着我市城市功能的日趋完善，城市地下管线也随之不断增多。管理和利用好地下管线工程档案信息资源，避免各种管线事故发生，确保城市建设可持续发展服务。　　三、建立档案收集与归档规范化管理体系的做法　　1．职责明确，建立程序化、制度化管理流程　　由于地下管线涉及工程涵盖的给水、排水、燃气、热力、电力、电信等单位，城建档案管理馆只能对地下管线的形成与

5、收集进行宏观的管理，大量的事务性和基础性的收集工作必须有各参建单位来承担。因此，城建档案馆应做好以下三点：　　首先要做好宣传，加强管线产权单位的档案意识，引导他们加强对地下管线工程档案工作的领导，把地下管线工程从立项、勘察、设计、施工、监理、审计到竣工验收、投产（使用）等全过程，都纳入建设工程项目流程管理。建立地下管线工程档案工作X络，使基建部门与城建档案馆之间的沟通更加顺畅。同时管线产权单位应明确建设单位、分建单位和审计、财务等各职能部门在整个管线建设从科技材料的形成到竣工验收、工程决算和组卷等环节应负的职责。　　其次，承担档案业务指导职能。一是对建设单位及相关分建

6、单位、工程监理等地下管线工程档案的形成、积累、收集、归档全过程进行监督检查和业务指导。二是对参建单位档案人员进行文件材料形成符合档案制成材料标准和文件材料完整率和准确率，卷内文件如何排列、电子档案如何填报等操作技术的培训。　　第三，做好监督检查工作。坚持每季度对地下管线档案管理X络直属单位的工程项目档案管理情况进行检查通报，督促档案员把相关参建单位提交的设计、施工、监理、审计和竣工等方面内容的材料进行归档，并第一时间向城建档案馆报送，做到工程项目档案材料的形成、收集、整理与工程项目建设同步进行，促进管线产权单位档案管理水平的提高。　　2、加强组织协调，建立综合动态管理

7、体制和运行机制　　地下管线档案信息管理涉及面广，所涉及的部门多，单凭城建档案馆的力量是远远不够的，只有积极争取当地政府的关心和支持，加强组织与协调，积极处理好部门利益与整体利益，社会效益与经济效益的关系；通过艰苦细致的工作，做好上下左右、方方面面的沟通和协调工作，形成齐抓共管、联合开发利用地下管线档案信息资源的新格局，实现地下管线档案信息动态管理协调机制。　　3、加强地下管线档案管理，严格地下管线建设管理程序　　地下管线档案是城建档案馆的“拳头档案”、“核心档案”，它对于提高城建档案馆的地位、体现城建档案馆的价值，具有举足轻重的作用。一方面要制定地下