煤制油和煤化工建设项目的文件控制与档案管理

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1、煤制油和煤化工建设项目的文件控制与档案管理摘要：煤制油、煤化工是我国新型的能源产业，是国家实施能源储备战略的重要举措。神华集团在实践中探索了煤制油、煤化工行业的项目档案分类标准，具有流程化管理方式、统一文本格式、规范文件编码、实时同步归档、电子一体化管理、界面明确、考核量化等特点。在项目管理应用中，有效支撑了煤制油和煤化工项目建设、生产管理与运营、科技创新、技术升级和改造工作，为探索和创新行业项目档案管理体系，保证煤化工行业档案管理的科学化、标准化、规范化有着重要的指导作用和推广价值。关键词：煤化工档案标准管理创新应用中图分类号：TE09文献标识码：A我国的资源禀赋是富煤

2、、贫油、少气，决定了我国的能源结构极不平衡，因此发展煤制油和煤化工项目是我国能源储备战略的核心内容之一。祌华集团公司践行的具有自主知识产权的煤直接液化、间接液化、煤制烯烃等世界领先的核心技术和规模最大的工业化示范装置，逐步在全国范围内推广。由于煤化工建设项目具有投资大、工期紧、项目复杂，涉及煤炭、炼化、土木、自备电厂等多行业、多专业的特点，每个项目产生的档案都在2万卷以上，几十万张图纸，电子文件50万条之多。为保证工程建设的顺利建设，严格监控文件流转，实现项目档案的顺利归档移交，神华集团探索了符合新型煤化工行业的项目档案业务手册和项目档案分类标准，并在项目建设中加以应用，

3、有效地支撑了神华煤化工项目建设、生产管理与运营、科技创新、技术升级和改造工作，也为探索和创新整个行业项目档案管理体系，保证煤化工行业档案管理的科学化、标准化、规范化有重要的指导作用，并填补了国内本行业的档案管理空白。一、项目档案创新管理的总体特点根据国家档案局《国家重大建设工程建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28-2002),参照中石化档案分类规定，神华集团在多项现代煤化工工程建设中，探索和总结出的项目档案创新管理科研成果，总体有以下特点：(一)分类标准填补行业空白按照“项目阶段__文件内容/装置/分装置__文件内容/专业”分类原则，在国内率先编制了“煤制油

4、煤化工基建档案分类标准”，填补了国内新型煤化工行业基建档案的分类标准的空白。（二）流程化的管理方式在国内率先共绘制了11大类文件的归档控制流程图和节点说明，实现项目各主体“傻瓜式”、“标准化”的操作，填补了国内新型煤化工行业文件流程化控制的空白。（三）统一文本格式编制了“煤制油、煤化工项目文件归档总目录”，将项目涉及的《国家标准》《地方标准》《行业标准》诸多文本、表格格式全面进行梳理，将所有文件全部整合到10个《标准》文号中，把项目建设形成的3500多个（种）归档文件统一对应到这1000多种标准格式中，做到了归档文件的模板化和标准化。（四）规范文件编码构建了新型煤化工“项

5、目文件编码标准体系”，实行文件“独立双编码”体系，即本项目各施工单位必须执行本项目的编码体系，并在文件上保留施工单位自身的ISO标准体系的编码，实现了文件编号和档号对应。（五）实时同步归档通过“项目文件控制管理台账”，利用“文件报审节点追踪”的方法，实现项目文件的同步实时控制与归档。通过记录每个文件“形成流转审定签批一一传送一一发放一一接收”的时间节点，保证了流转文件同步进行预归档。（六）电子一体化管理定制开发“项目管理系统（PIP）”中的“项目文档管理模块”与“电子档案管理系统（EDM）”的接口，实现电子文件“收集__归档”一体化。（七）明确管理界面理清了EPC、EPC

6、M和E+P+C等多种合同模式的档案管理界面，划定了公司档案室、项目档案室、工厂档案室、项目承包商、项目分包商、项目施工单位等之间9种管理界面关系和业务流程。（八）档案量化考核制定“项目文控档案考核办法”，以“项目部+项目组+承包商”的模式，对文件控制质量、归档进度等几十项考核内容进行分值量化打分，按权重比例纳入项目整体考核体系中，在进度付款中予以考核兑现，保证了项目文件归档进度和质量。二、项目档案创新管理的主要做法（一）煤制油、煤化工行业档案分类标准体系的建立从2002年煤制油、煤化工项目研发、建设开始，神华集团在充分借鉴《工业企业档案分类试行规则》（国档发（1991）2

7、0号）《国有企业文件材料归档办法》（国档发（2004）40号）中石化《石油化工工程建设交工技术文件规定》（SH3503/T-2001）《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）等标准规范的基础上，开展了一系列行之有效的档案分类标准的研究工作。建立了文件管理体系。从2004年开始，制订了煤制油、煤化工的《项目前期和工程设计基础资料管理规定》《工程技术文件出版管理规定》《商务文件控制及管理办法》《采购文件管理规定》《工程设计文件管理规定》《施工交工资料管理归档》程序文件等14个文件控制性规定，逐步形成