行政部工作手册

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1、----------专业最好文档，专业为你服务，急你所急，供你所需-------------文档下载最佳的地方行政部工作手册（2010年1月6日版）一、总则本手册规定了行政部员工的日常工作、工作要求、工作步骤，是行政部每位员工必须遵守的行为准则。行政部人员须熟识公司各项规章制度，监督、督促公司各项规章制度的执行情况，收集公司员工的意见、建议整理行程书面材料定期上报。二、日常工作——前台前台须协助部门主管做好行政部的日常性事务工作，主要包括如下工作内容：1、卫生确认1.1对经理室、会议室及公共区域的卫生负责。主要包括桌面的整洁、杂质杂物的清理、固定资产的完好。1.

2、2清洁员打扫卫生的次日，对办公区域卫生进行检查，确保办公区域卫生符合标注。2、接听转接电话2.1接听电话。三声内接听电话，自报家门。2.2询问和记录。可及时解决的事宜，应转接相应人员接听；不能及时解决的事宜，留对方联系方式，待解决后回电告知；须转达的事情，须重复一遍给对方听以示确认。2.3告别语。“再见”或“感谢您的来电”。2.4熟记各部门办公电话，副总经理以上职位手机号无特殊情况不得外泄。3、来访客人接待3.1有预约的情况。对总经理、副总经理、销售部反馈的当日客人来访情况进行记录，须牢记其简单个人信息，客人来访时直接引座至受访人办公室，倒水/茶，客人离开后。3

3、.2无预约的情况。A来访者到前台时，前台文员必须起身站立接待，微笑示意、语言规范，热情礼貌“您好，有什么可以帮您？”B来访者要求与本公司员工面谈时，引座至会议室，通知该员工接待。C来访者要求与本公司员面谈，该员工不在时，引座至会议室，打电话询问该员工意见，协助该员工对来访者进行接待。D来访者要求与本公司领导面谈，须礼貌地了解其身份、工作单位等基本情况，引座至会议室，请其稍等，征求该领导的同意，倒水/茶；若领导不同意受访，应婉言谢绝并起身送客。3.3来访者离开后，须立即整理经理室、会议室。4、员工考勤4.1员工上班时间出门超过30分钟，须问清外出事由，在《员工外出

4、登记表》上进行记录，其外出返回时，须在“返回时间”一栏上进行记录。4.2每月协助行政助理做好员工考勤汇总工作。5、快递和其他物品的收、发、转5.1快递和其他物品的接收、发送和分发必须进行签名登记。5.2提供《快递单发出记录表》给因业务需要发送快递的员工，并指导其正确填写和包装，完成后前台将“第一联”妥善保管，并对发生费用进行统计。5.3外来快递和其他物品由前台负责接收，填写《快递单接收分发记录表》，登记时分清是已付还是到付，及时通知有关人员到前台领取，领取时须本人签名，对于到付的需收件人确认方可付快递费。----------专业最好文档，专业为你服务，急你所急，

5、供你所需-------------文档下载最佳的地方----------专业最好文档，专业为你服务，急你所急，供你所需-------------文档下载最佳的地方5.4每月3日将上月《快递费用月报》报电子版至部门主管，每月10日（节假日顺延）报至财务进行报销。（顺丰快递联系电话：4008111111/13591806544王先生）6、公司公文的分发确认公文内容和数量准确后，通知各部门人员到前台领取公文，领取人在《会签单》上签字后方可领走，所有公文须在三日内签收完毕，将会签单和公文原件报公文存档人员处存档。7、会议室管理7.1对会议室的使用情况负责。当会议时间发生

6、冲突时，应首先安排公司会议，再安排部门会议，并及时与其部门领导进行沟通。7.2会议室卫生，对须做到会前检查卫生，会后清理杂物。8、公示板管理8.1将行政部审核通过的需公示文件在公示板上进行公示，对公示文件进行登记《公示文件台账》。8.2每日上午9时对公示板进行检查，将已过公示时间的文件取回并登记、存档。8.3负责保持公示板的干净、整齐、美观。9、每月统计9.1饮用水、纸杯、纸巾、卫生纸、垃圾袋等统计前台文员须保证上述消耗品时用时有且无大量积压。上述物品由行政助理每月20日统计，28日发放，前台文员须按照办公用品采购流程进行申请和领用，领用后由前台文员保管和及时补

7、充，填写《消耗品使用台帐》，每月3日形成《消耗品月报》报电子版至部门主管。（送水电话：81886260）9.2市内交通费统计行政部人员产生的市内交通费，发票背后书写报销人姓名及产生原因后给前台，前台负责按财务要求登记《市内交通费报销汇总表》，每月23日粘贴好报销单，附《市内交通费报销汇总表》报部门主管，25日报财务报销，下月3日报电子版至部门主管。10、预订工作10.1票务预订。根据总经理、副总经理、部门主管交办的票务进行预订，查询机票票价可参照http://www.39555539.cn/，及时反馈，订票后填写《票务月报》每月3日将电子版报至部门主管。10.2

8、商务用餐预订。根据总经理