hr不应忽略的十五份文件

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1、HR不应忽略的十五份文件　　　　劳动争议，向来是企业和HR的一块心病。员工如果选择和公司协商解决，至少还有回旋的余地，可一部分员工却常常一言不合就申请仲裁，而仲裁结果又常常让HR大跌眼镜。其实很多争议，大都由于HR没有做好日常的文件保管，以至于因为缺乏重要的证据而让企业陷入被动。那么，从员工的入职到离职，有哪些文件是HR必须妥善保管又或者重点收集的呢？下载论文网　　《入?登记表》　　《入职登记表》是新进员工填写的一份最基本的文书资料，本意在于了解员工的一些基本情况。很多HR觉得这份表格不过是员工的一个入职必需的流程，往往不太上心，流

2、于形式。但其实，通过这份表格，收集全面的员工信息，能够有效地帮助企业规避用工风险。比如，很多企业的录用条件约定或劳动纪律中都有一条，如果发现员工的应聘或入职材料中存有虚假信息，属于严重违纪，企业有权单方解除劳动合同而不支付经济补偿。那么，在收集员工的违纪事实时，员工亲笔签字的《入职登记表》往往是一份非常关键和直接的证据，因为上面清晰地记录了员工的教育经历、工作经历以及其他信息。　　让每一位新进员工亲自填写《入职登记表》，内容应当涵盖员工的年龄、性别、教育经历、工作经历、健康信息、累计工作年限，与前工作单位的关系解除情况或竞业限制约定

3、情况等。　　《劳动合同》　　《劳动合同》在员工关系管理过程中的重要性已经不需要重申了，它涉及员工在劳动关系存续期间的很多切身利益的约定，比如工作时间，比如工作岗位，比如劳动报酬等等，这些信息的约定对于处理其他劳动争议有着关键的证明作用，而签订《劳动合同》，本身也是企业的法定义务。　　企业应当在员工入职一个月内与其签订《劳动合同》，并应确保《劳动合同》内容涵盖法律规定的九项必备条款。　　《劳动合同领取签收表》　　由于未签劳动合同存有双倍工资的支付风险，企业对劳动合同的签订一般都非常重视。但是，却时常忽略一些潜在的风险。比如，劳动合同保

4、管不当、企业搬迁导致合同遗失等等。一旦因此发生劳动纠纷，一份《劳动合同领取签收表》就能够轻而易举地让员工声称未签合同的谎言不攻自破。　　在向员工发放劳动合同的同时，应让员工同时签收《劳动合同领取签收表》，内容应当涵盖员工的姓名、身份证号码、劳动合同期限、领取日期和签名等。　　《试用期录用条件确认书》　　《劳动合同法》第三十九条规定，劳动者在试用期间被证明不符合录用条件的，用人单位可以解除劳动合同。这意味着，企业要在试用期内解除员工，不仅要证明员工无法通过试用期考核，还要确保员工对录用条件的知情权。即企业和员工在签订劳动合同时，应当同

5、时告知员工相关的录用条件及考核办法。否则，该解除违法。　　在和员工签署劳动合同时，应同时向员工具体说明相关的录用条件，并让员工签字确认知晓录用条件的内容并愿意遵守。　　《员工手册签阅单》　　员工手册作为企业内部的法律，小到日常管理，大到违纪解除，其作用不可小觑。但是，如果企业不能证明自己已经在事先将员工手册的内容告知过员工，则该制度并不对员工产生约束力，且不能作为管理员工或解除员工的参考依据。因此，让员工确认签收员工手册，意义重大。　　员工入职时、制度新发布、制度修订后，都应当及时将内容告知员工，并做好签收工作，必要的时候，还应当辅

6、以培训、考试等方式加强这方面的证据收集。　　《劳动合同变更协议》　　大多数企业在调岗的时候，都会事先和员工进行商谈，达成一致后再将员工安排到新岗。但是，有些员工在新岗工作一段时间后，会觉得不合适，要求调回原岗，此时，如果企业没有证据证明员工的岗位已经做了调整，就很容易发生扯皮的现象。而如果双方事先签有劳动合同变更协议，问题就迎刃而解。　　凡是与员工个人切身利益有关的重要事项进行调整时，都要及时和员工签订劳动合同变更协议，将相关调整情况作好书面约定，这些情况包括但不仅限于工作时间、工作地点、劳动报酬、工作岗位、工作内容的变化。　　《岗

7、位职责说明书》　　岗位职责，即员工所在岗位需要完成的工作内容及应当承担的责任范围。如果对这些内容在事先没有进行具体说明或约定，那么，如何定义员工不胜任工作就没有了前提条件，如何判定员工是否不服从工作安排或拒不执行工作职责就没有了直接依据，甚至于也无法判定员工是否存在失职行为。因此，一份员工确认的《岗位职责说明书》是员工上任时应当准备的必要文件。　　新员工入职或者调入新岗时，企业应当向员工如实说明该岗位的工作内容、工作要求及考核标准，并应当做好员工的书面确认工作。　　《工资单》　　工资单是很容易被忽视的文件，许多HR都觉得，只要工资按

8、月通过银行转账发放到员工的工资卡中，就没必要让员工一一签字确认了。即使发生争议，企业也有流水单可以作为证据。但实际上，与劳动报酬有关的争议，比如加班工资、年休假工资、高温津贴等等，都与工资构成密不可分，而企业要证明自己没有过错，就需要