芜湖公共资源交易招标采购档案整理标准试行

《芜湖公共资源交易招标采购档案整理标准试行》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在学术论文-天天文库。

1、芜湖市公共资源交易招标采购档案整理标准（试行）1范围本标准规定了芜湖市公共资源交易招标采购档案（以下简称招标采购档案）的整理原则和方法。本标准适用于芜湖市公共资源交易招标采购档案的整理。2定义2.1招标采购档案指政府在公共资源交易招标采购过程中产生的，具有保存价值的文字、图表、声像及纸质、磁盘、光盘等不同形式和载体的记录。2.2整理归档文件以“卷”为单位进行组卷、分类、排列、编号、编目、修整、装订、编页、装盒、排架（电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等）使之有序化的过程。2.3案卷案卷，指由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。立卷，即组合案卷，将若干

2、文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。2.4项目编号招标采购过程中，给招标采购项目编制的代号。3整理原则-29-3.1招标采购档案整理，应遵循真实性、完整性、系统性原则。3.2招标采购档案整理，应区分不同价值，便于保管和利用。3.3招标采购档案整理，应符合文档一体化管理要求。保证纸质文件和电子文件整理协调统一，便于计算机管理。4整理要求4.1组卷同一项目，同一招标采购环节产生的文件材料可组为一卷或若干卷，每卷文件材料总页数不超过200页，或者厚度不超过25mm为宜。已装订成册的投标文件、图册等不可拆分的项目材料可单独立卷。招标采购环节可分为：委托、招标、评审、中标、其他（详见

3、附件1）。4.1.1卷内文件排列卷内文件按时间结合招标采购环节排列；同一招标采购环节文件，按文件形成时间的先后顺序排列。4.1.2卷内文件目录卷内文件目录设置序号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目（详见附件3－1）。a）序号：填写卷内文件排列顺序号。b）责任者：制发文件的组织和个人，即发文机关和署名者。c）题名：-29-文件标题。没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容外加方括号“[]”。d）日期：文件的形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日，如20180530。e）页号：即卷内文件所在页号。填写时除卷内最后一份文件

4、需填写起止页号外，其余只填写首页页号。f）备注：注释文件需要说明的情况。4.1.3案卷封面案卷封面的项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、起止时间、保管期限、件数、页数、项目编号、档号（详见附件3－4）。a）全宗名称：填写立档单位名称，应使用全称或规范简称。b）类目名称：填写档案类别和项目名称，如：工程建设×××项目。c）案卷题名：填写卷内主要文件内容，如：XXX项目委托函、立项批复等相关材料。d）时间：填写卷内文件形成时间段，如：2017年3月1日至2017年6月1日。e）保管期限：填写案卷划定的保管期限，如：永久、定期30年、定期10年。f）件数：填写卷内文件总件数。g）

5、页数：填写卷内文件总页数。h）项目编号：填写该项目编号。i）档号：填写该卷档案的档号。-29-4.1.4单独立卷的投标文件，不适合装订的采用档案袋进行封装，档案袋内容应与案卷封面一致，在档案袋上粘贴案卷封面。4.1.5备考表备考表置于案卷文件之后，项目包括卷内文件情况说明、立卷人、立卷日期、检查人、检查日期（详见附件3－2）。a）卷内文件情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。b）立卷人：负责立卷整理归档文件的人员签名或签章。（负责整理案卷的人员）c）立卷日期：归档文件立卷整理完成日期。（立卷完成日期）d）检查人：负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章。（负

6、责检查案卷质量的人员）e）检查日期：归档文件检查完毕的日期。（检查完毕日期）4.2分类4.2.1立档单位应对招标采购档案进行科学分类，保持分类方案的一致性和稳定性。4.2.2招标采购档案采用年度—项目类型—保管期限的方式进行三级分类。a）按年度分类按项目招标采购档案归档年度分类。跨年度完成的项目，档案归入归档年。b）按项目类型分类-29-招标采购档案按项目类型分为4类，工程建设（GCJS）、工程服务（GCFW）、采购货物（CGHW）、采购服务（CGFW）。c）按保管期限分类招标采购档案按保管期限分为3类：永久（Y）、定期30年（D30）、定期10年（D10）（详见附件2）。4.

7、3案卷排列案卷应在分类方案的最低一级类目内，按招标采购环节“委托、招标、评审、中标、其他”，结合时间顺序排列。4.4编号4.4.1案卷应依分类方案和排列顺序编写档号。档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。4.4.2招标采购档案档号结构为：全宗号-档案门类代码·年度-类别代码·项目序列号-保管期限-案卷号。如：0265-ZBCG·2018-GCJS·0001-Y-0001（芜湖市公共资源交易中心、2018年招标采购档案、工程建设类第一个项目、永久保管、第一卷）。4.4.3档