sch(p)01-文件和资料管理规范

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1、上诚文件和资料的管理规范编号SCH（P）01版本3.0修改状态0文件和资料的管理规范1目的保证与质量体系有关的文件和资料得到有效控制和管理，始终保持适用性和有效性，防止误用失效和作废的文件。2范围公司所有的文件和资料，包括服务于各个项目的外来文件与资料。3定义3.1质量文件——质量体系文件。3.2外来文件——包括外来的文书、技术文件、传真、数据文件等。3.3图纸——公司与项目有关的所有工程图纸。3.4技术文件——与工程相关的、各部门签发的技术性文件、国家标准、地方法规、主管部门规定等。3.5行政文件——公司或各部门签发的文书型文件。3.6外发文件——

2、以公司名义发放的正式文件。3.7合同文件——经营合同、采购合同。以上文件归档保存年限按有关法律法规规定执行，但至少不少于公司存在年限。4职责4.1总经理：各类文件的审定、签发，对有关保密级文件的归档、调用的核准。4.2各部门经理：审核部门文件、部门间流转文件，监督各类文件的归档工作。4.3项目资料岗：负责对本项目的所有文件进行归档、整理。4.4综合部：负责对各类文件的归档、整理工作，协助各部门人员对各类资料的查阅。4.5相关技术人员：确保经手文件的完整、整洁、保密。5程序5.1质量文件文件格式：本公司质量手册的制订，修订依目的、范围、内容、参考资料等

3、四段落的标准格式拟定，程序文件则由制订、修订单位依业务需求，按文件控制的目的、范围、定义、职责、流程、参考资料、附件等七段落的标准格式拟定。5.2质量手册及程序文件外其余质量文件须显示：5.2.1文件名称第4页共4页上诚文件和资料的管理规范编号SCH（P）01版本3.0修改状态01.1.1制订，审查核准人员的签章及日期1.1.2版次及其修订日期1.2文件类别：M：质量手册W：作业指导书P：程序文件T：技术文件1.3文件编号规则1.3.1综合部制定《文件编号规则》，规定质量手册、程序文件、作业文件和质量记录的编号方法。1.3.2所有经编码的质量文件，其

4、号码不得重复。已编码的质量文件，虽经增订修订，其编码仍维持不变。1.3.3本公司的质量文件（ISO9001∶2000版）自第3.0版开始。1.4编制文件：1.4.1管理者代表确定质量体系的结构，列出质量手册和程序文件的清单，并由管理者代表组织各部门进行编写。1.4.2各部门指定熟悉业务并有ISO9001基础知识的人员作为文件的起草者。1.4.3各部门确定和编写本部门所需的作业文件、质量记录。1.4.4管理者代表协调文件编写工作的标准化，包括统一文件编写格式和风格、编号等。1.5文件的审批：1.5.1质量手册由管理者代表审核，总经理批准。程序文件由管理

5、者代表组织各职能部门会审，取得一致意见后交总经理批准。1.5.2体系作业文件由编写部门经理审核，总经理批准。1.5.3规章制度由编写部门经理审核，总经理批准。1.5.4技术文件（含图纸）的编制由部门经理审核，项目总监或投资总监批准执行。1.5.5外来文件由项目经理或项目总监、投资总监审核批准，重要文件须经总经理审阅后签发。1.6分发：1.6.1本公司的质量文件（除图纸、技术规范）由综合部在公司内部网上发行，发放日期应早于文件生效日期。对发行的文件，文件制作人应填《文件资料发行表》交管理者代表批准后，由综合部按规定编号并根据确定发放范围在网上设置权限进

6、行发布。在公司的经营活动中，各部门从网上下载的文件均为非受控。1.6.2项目完成后，项目经理应汇总各职能部门有关项目文件、资料，并交综合部归档、标识和保存等。1.6.3第4页共4页上诚文件和资料的管理规范编号SCH（P）01版本3.0修改状态0技术文件的分发由项目总监或投资总监填写《文件资料发行表》交总经理批准后分发，由综合部根据《文件编号规则》对技术文件进行编号、分类并盖受控章。1.1.1分发到收文部门/个人时，收文部门/个人应在《文件资料发行表》上签名以示收文。发文原文由综合部归档。1.1.2外来文件由综合部进行分发，日常流转文件直接分发给各部门

7、相关技术人员，重要文件须经总经理室审阅后签发，所有文件应在《文件资料发行表》做好分发记录。同时应及时报综合部分类归档。项目管理中外来文件管理见《委托项目资料管理规范》。1.1.3行政文书文件，均应经公司总经理核准后签发。1.1.4文件分发工作由公司综合部负责，分发范围由总经理确定。1.1.5文件分发后，文件原件由综合部负责归档。1.1.6已发行的受控文件不得影印，部门如因业务需要应提出申请，经项目经理同意后由综合部分发。公司内不得使用未有任何可使用标识的复印件，一经发现立即由综合部收回销毁。1.1.7当文件使用人的文件破损严重，影响使用时，应到综合部

8、办理更换手续，交回破损文件，补发新文件。新文件的分发号仍沿用原文件的分发号，破损文件由综合部销毁。1.1.8