做一个合格秘书

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1、如何做一个合格的秘书摘要：随着社会的发展，办事的技巧越来越成为社会组织维系生存和开拓发展的重要手段。工作人员通过做事表现得体、自如的个人风度，不仅能给交际者留下美好的印象，而且能由此反映出组织的良好形象。秘书工作亦是如此，秘书自身的素质及工作效率直接影响到整个部门或机构的形象及竞争力，因此作为秘书，做好办事、办文、办会工作是很重要的。关键词：秘书办事办会办文合格秘书的工作繁杂、琐碎，辛苦又重要。在企业中秘书起着承上启下的作用，是上司与员工之间的纽带。秘书还要能够正确理解上司的意图，替上司过滤重要的事物。另外，秘书是辅助型角色，而不是决策型角色，所以把握分寸是关键。秘书是传统的职业之一，

2、就是负责掌管文档、安排事务并协助机构或部门负责人处理日常工作的人员。秘书的工作非常繁琐，大致有：接听电话，向电话询问者提供信息，记录留言，转接电话；收发与回复日常邮件；撰写会议通知、会议记要、日常信件和工作报告；会谈、会务安排；安排商务旅行，做好预订工作；将信件及其他记录归档；备份信件及其他文档；接待访客；采购、分发和控制办公用品等等。这些都是秘书的基本工作。归类总结一下就是办事办文办会。如果做好这些我认为就可以说是合格的秘书了。办事、办文、办会是各级机关尤其是秘书经常性的工作，是秘书必须熟练掌握的基本功，也是各级领导常讲常抓的老问题。我们常用快、准、细、严、实概括秘书工作的标准和要求

3、。体现在具体工作中，就是三句话：办事要快捷，办文要精确，办会要细致。用一般要求来讲，就是办事无遗漏，办文无错漏，办会无纰漏。秘书办事、办文、办会主要包括以下六个方面的工作：一、请示报告工作。请示报告是秘书一项经常性工作。所谓请示，是下级机关在工作中遇到问题，需要上级领导机关给予答复和审批，而向上级领导机关提出的请示；报告是下级机关向上级机关所作的情况反映和汇报。请示须在事前或工作进程中进行，待上级批准后执行；报告通常在某项工作完成和结束后进行。这就是我们常说的“事前要请示，事后要报告”。请示报告主要分书面和口头两种形式。书面请示有两种：一种是请求批准性请示，指的是在本级对某一事项无权解

4、决或无权做出决策而请求领导或上级给予指示或批准时提出的请示。另一种是请求解决性请示，指的是在本级对某一事项无力解决而请求领导或上级给予具体帮助时提出的请示。书面报告分三种：一是工作情况报告。二是建议性报告。三是检讨性报告。另外请示报告也常遇到一些问题。请示报告工作程序性很强，在实际工作中最常遇到的问题有4个：1、程序遗漏。一项工作请示后应该进行的阶段和步骤没有进行。往往有“死角”、有“缺口”。比如承办一份文电，呈报领导后，不注意及时把领导的指示意见及时反馈给部门领导，造成工作被动。2、程序简化。处理某一项工作，图省事、怕麻烦，故意简化工作程序；有的凭主观经验和习惯办事。3、程序异化，改

5、变程序规定。办事情搞“变通”，该文字传阅的以口头代替；该开会研究的以传阅代替；该通知机关的却通知领导。4、程序繁琐。简单的程序繁琐化，一般的问题复杂化。有的不论大小、份量轻重，动不动建议领导挂帅，成立小组，人为增加工作程序；有的一般性工作也要建议开会研究，要领导审批。同时请示报告也应注意和把握这些问题。俗话说：“没有规矩不成方圆。”请示报告是一项程序性较强的工作。漏项、缺项、错项、都会影响工作质效。必须注意和把握以下几点：1、不能拖而缓报。对大事、要事、急事要及时请示报告，需要领导了解和掌握的一般性工作，也要及时请示报告，不能拖拖拉拉，慢慢腾腾。2、不能越级行事。对需要请示和报告的问题

6、，不能越级行事。部门领导不在时，要想方设法联系，距离太远可通过电话，把主要精神作以陈述，得到许可后，再逐级请示报告。3、不能多变请示。一件事情请示一位领导不同意后，又去请示另一位领导，这样做极易造成领导之间的误解和矛盾。4、不能有头无尾。请示工作要做到有头有腰有尾。5、不能重能轻德。不仅要有较强的业务能力，还要有高尚的道德品质。不能在领导之间乱传话，打着领导的旗号乱办事，更有甚者模仿领导笔迹乱签字等等。二、使用电话。随着信息技术的发展和工作节奏的加快，电话在机关工作中的作用越来越显得重要。正确使用电话是一门基本功，也是一门艺术。使用的好，能增加工作效率，提高工作质量，使用不好，既会误事

7、漏事，又会影响上下、内外的团结和谐。根据我的体会，使用电话应注意以下几点：（一）接听要仔细，记录要认真。对来自直接领导和上下级以及地方有关部门的电话，首先要问清单位、姓名和职务，连同电话内容一一记清。（二）态度要和蔼，语言要文明。应提倡文明用语。等对方放下电话，你再放，以示尊敬。（三）处理要及时，办理要到位。紧急、重要电话及时办。一般性电话抓紧办。业务性电话积极办。讲话内容要保密。三、陪同领导。陪同领导活动是秘书常遇到的事情。陪同领导活动要注意