馆藏档案的数字化

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1、馆藏档案的数字化档案数字化是档案管理过程中一场深刻的革命，在石化集团公司对各单位“广泛应用数字化、网络化技术，加快档案信息化建设步伐，建设数字化档案馆”的要求下，我馆作为试点单位，开始了建设数字档案馆的摸索。馆藏档案数字化是建设数字档案馆的基础和前期工作，是组成数字档案馆的主要资源。为了实现数字资源的共享和统一利用，同时也为了保护档案原件，将现有档案进行数字化加工势在必行。　　　　一、目前档案数字加工面临的问题　　　　1、数字化对象数量庞大、类型多样　　中原油田档案馆是油田档案资源的管理服务中心，伴随着油田的勘探开发和生产建设，形成了大量的档案资料。目前库藏

2、纸质档案约230多万卷，录音录像档案14305盘，照片档案56116张，底图640087张，磁带60512盘，光盘1329张，档案数量以每年10多万卷的速度递增。如果把目前馆藏档案全部数字化，将是一项经年累月的浩大工程。　　2、档案数字化效率问题　　在数字化流程的各个环节，都需要进行质量控制，而这就需要大量的工作时间为保障。以纸质档案为例，陈旧发黄的油印文件与现行的打印文件相比，识别率明显要低很多，已损坏的文件还需要修复处理，甚至有些文件识别下来并不会比手工录入快。　　3、部门之间的协调问题　　馆藏档案数字化工作是一项需要投入大量人力、物力和财力的工程，不仅

3、仅是档案信息部门的事情，还会涉及业务指导部门、档案保管部门等。争取分管领导的支持与协调，才是馆藏档案数字化工作得以顺利进行的保障。　　　　二、馆藏档案数字化的实施　　　　1、做好档案鉴定工作，突出重点　　由于我馆保管的档案数量庞大，档案的价值也各有不同，所以不可能将全部档案数字化，既浪费有限的资金，又会增加档案部门的工作量。因此，要根据馆藏实际情况，先进行档案价值鉴定，筛选重要全宗，突出重点，有选择地对馆藏档案进行数字化。　　第一，对档案馆中保存年代久远已濒临损坏的珍贵老档案进行数字化。第二，对具有长远使用价值且不方便用户反复翻阅的原件档案进行数字化。第三，

4、对利用率高、需求量大的开放档案进行数字化。第四，针对主体服务对象，对具有油田特色的档案进行数字化。　　2、细分档案数字化加工流程，严格控制精度　　按照先公开后保密、先近期后历史的原则，分步开展数字化加工工作。以纸质档案为例，2000年以来的公文档案、数据库中未有的且利用率较高的勘探开发类档案、油田生产建设项目档案、局级科研档案进行全文录入。　　①整理拆分：从档案管理员处填写《档案领取记录单》，并领取档案后，以件为单位拆除档案的装订线，区分出需扫描的档案材料。对档案进行整理，将其中夹杂的纸屑以及订书针等金属物全部去掉，对已破损的文件进行必要的修复，对于不清楚的

5、文件资料在征得档案管理员的同意后进行素描，以保障扫描图像的质量。　　在档案整理拆分过程中，对于破损的档案材料要做相应登记，在征得档案管理员的同意后，用透明胶从背面粘合。破损情况严重、无法粘合的，可用专用纸在背面托衬进行文件的修复；也可复印后扫描。　　②档案扫描：档案经过整理后，将需要扫描的案卷交给档案扫描人员，纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，采用平板扫描方式；纸张状况好的档案采用高速扫描方式以提高工作效率。使用的数字化档案管理系统支持任意类型的扫描仪，支持黑白、彩色、灰度图像扫描，支持各种分辨率的扫描方式，能够扫描从A4到A0幅面的图纸。操作员可在

6、系统界面上实时浏览、监控扫描的图像，适时做出相应调整。　　③图像处理：系统具有去黑边、纠偏、条码识别等功能，还可为图像增加数字水印。操作员可对图像进行镜像、任意角度旋转，调整亮度、对比度，锐化、钝化、模糊、腐蚀，拼接、裁边等处理，提高影像质量。　　④图像识别：针对扫描得到的电子文件的不同文档类型，灵活定义各种文档的版面。使用内置OCR识别引擎，根据区域特征自动进行版面还原，对文档中的文字信息进行识别。自动提取文档中的文号、标题、责任者等信息。　　⑤索引录入：经由OCR自动提取的信息在数据库中形成索引，还可手工补充其他的图像索引信息。这样扫描图像入库后，就有索

7、引信息支持用户通过文号、标题、作者等属性进行查询。录入人员首先检查条码的正确与否、图像文件的页数及图像质量，然后创建索引，同时检查索引建立的正确性，进行必要的人工修改。　　⑥档案复原：在索引录入检查无误后，档案资料以件为单位归入档案盒，检查是否有缺失、遗漏的内容，填写《扫描生产流程单》，交由档案管理员检查接收入库，要保证盒内每件档案的完整准确。　　3、数字化成果的存储　　同一种档案在数字化后可以生成不同的格式，在实际工作中，采用最多的就是TIFF和PDF两种格式。其中TIFF格式主要用于存储生产图纸等输出精度要求较高的图像文件；而PDF格式一般用于存储输出分

8、辨率要求不高或者多页的文字内容较多的文件。　　采用服