vlookup函数方法在图书采编工作中的应用研究

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1、VLOOKUP函数方法在图书采编工作中的应用研宄林灼锦武汉大学信息管理学院430072广东培正学院图书馆510830摘要在图书采编工作中使用VLOOKUP函数进行图书采访查重、图书虚拟验收和分编数据查全，可以实现在多个数据表中进行书目数据查重及对预定书目订单进行批量查重，从而显著提高图书采编工作的效率和准确性。关键词VLOOKUP函数图书采编釆访查重图书验收一、VLOOKUP函数在采访查重工作中的应用（一）采访查重图书采访查重就是利用各种检索途径调查、了解图书馆新书的预订、文献的收藏情况，以便有的放矢地预订、购买、增补图书，有计划、按比例地进

2、行文献资源建设。通过核对图书馆以前是否订购或己收藏某种图书以及订购、收藏的详细情况，避免重复订购。[1]（二）采访查重的重要意义图书采购是图书馆藏书建设的重要环节，采访工作是图书馆的一项基础性、关键性的长期工作，而图书采访查重是图书采访工作的首要关卡。没有查重工作做前提，不了解某种图书的预定、收藏情况,就容易出现盲目购书，造成人力和资金的浪费，导致文献资源建设无序。采用批量查重的方法，可以使图书采访人员节约大量的时间和精力来了解、研究和选择当前的图书出版信息,从而提高图书采购的质量与效率。[2]（三）图书馆书目批量查重方法1.利用图书采访系统

3、批量查重利用图书采访系统进行批量查重，待检书目必须先转换成.iso格式，然后导入采访系统对每条书目进行批量查重。查重的同时可增加订购数量，订单由釆访系统自动生成。使用釆访系统进行查重和订购的图书，验收时必须使用采访系统对每册图书给出登录号进行验收，验收无误后再通过登录号查找，把相关图书移送给分编人员。此方法虽然能准确地把己分编入藏图书和己订末到馆图书进行全面的批量査重，但是步骤较为繁锁，且效率不高，此方法己经被我馆淘汰。1.利用图书分编系统批量查重把待检书0中的ISBN整列复制粘贴到记事本中，保存为文本格式，然后在分编系统中选择检索点为ISB

4、N进行批量查重。查重完毕后把查重结果以表格形式导出来，并在待检书中插入两列，把查重结果复制粘贴到待检书0中己插入的两列。待检书0中ISBN的顺序应与查重结果中ISBN的顺序一致，排序后把与馆藏重复的全部删掉，这样就能高效地将待检书0与馆藏书0进行准确的查重。但是，此种方法无法查重已经订购但末到馆的图书，指图书馆己经确认订购的不同书商的正式书0订单。2.利用VLOOKUP函数批量査重为了解决预定书0订单批量查重问题，我馆利用Excel中的VLOOKUP函数对预定书0订单进行批量匹配查重。经过几年的实践和总结，己经取得成功的经验。Vlookup函

5、数是用来在表格或数值数组的首列查找指定的数值,并由此返冋表格或数组当前行中指定列处的数值。其语法如下：Vlookup(lookup_value，table_array,col」ndex_num,rangejookup)Lookup_value为需要在数据表第一列中查找的数值。Lookup_value可以为数值、引用或文字串。Table.array为需要在其中査找数据的数据表。可以使用对区域或区域名称的引用，例如数据库或数据清单。Col_index_num为在table_array区域中待返冋的匹配值的列序号。Col_index_num为1时，

6、返冋table_array第一列中的数值;col_index_num为2吋，返冋table_array第二列中的数值，以此类推。Rangejookup为一逻辑值，指明函数Vlookup返冋吋是精确匹配还是近似匹配。如果为TRUE或省略，则返冋近似匹配值，也就是说,如果找不到精确匹配值，贝ij返冋小于lookup_value的最大数值;如果range_value为FALSE,函数Vlookup将返冋精确匹配值。如果找不到,则返冋错误值#N/A。Vlookup函数要求如果range」ookup为TRUE,贝Utable_array的第一列中的数值

7、必须按升序排列，否则函数不能返冋正确的数值。因为图书书目查重必须保证ISBN的精确匹配，所以rangejookup只能取false值，对table_array也就不需要进行排序。（四）书0格式的要求假设有表格1:图书末到馆订单（简称表1）和表格2:待检书目（简称表2）;要求1:表1和表2的ISBN所在单元格格式一致（数值（小数位数：0），特殊格式中的邮政编码等）；要求2:ISBN位数相同，由于现在采用的全是13位的ISBN，所以应全为13位。（五）利用VLOOKUP函数对待检书0进行批量查重的操作方法选择VLOOKUP函数，在待检书0表格最后

8、一列增加“査重结果”，光标移动到第一个ISBN所在行的单元格，点击自动求和下拉菜单，选择VLOOKUP函数，弹出如图1对话框：Lookup-value:单击待检书0