浅谈高等院校档案的信息化管理

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1、浅谈高等院校档案的信息化管理摘要：档案信息化建设是对学校传统档案管理的彻底改变，是学校档案工作发展的必然趋势。如何运用现代信息技术，加快档案信息化建设的步伐，实现档案现代化管理是学校档案工作面临的新课题。本文论述了学校档案信息化建设中存在的问题以及应对措施。　　关键词：高校档案信息化建设档案信息资源共享　　　　随着信息时代的迅速发展和电子校务的推进，学校办公自动化的步伐进一步加快，必然产生大量的电子文件，如何实现电子文件X上实时归档，对电子文件、电子档案进行科学的管理和有效的利用，实现信息采集、信息传递、信息管

2、理和信息资源共享的问题迫切地摆在我们面前。如何加强学校信息资源的管理，提高工作效率，实现电子文件管理与电子文件归档一体化管理，这给档案工又提出了新的任务和更高的要求。因此加快学校档案信息化建设步伐，有效整合利用档案信息资源，已成为学校档案工作发展的必然要求，是学校档案工作面临的新的研究课题。　　1.档案信息化建设的重要意义　　档案信息化就是运用现代化的技术手段管理档案，使档案信息资源的开发利用达到一个较高的标准．其主要内容是：档案数字化、检索自动化、利用快捷化、传输X络化．信息化使档案管理从以实体保管为重点向以

3、数字化形式保管为重点转变，从而为学校各项工作提供更好的服务．随着我国高等教育的不断深化，高等教育的决策部门对教学、科研、管理等方面的信息需求量也越来越大．档案信息化建设使高校档案工作更加适应新时期高等教育发展的需要，资源共享则使档案资源充分开发利用，更好地为高等教育服务．当前现代信息技术飞速发展，档案工作进入了信息化、X络化，数字化时代，档案信息化是一个机遇，将对学校档案工作产生深远的影响。　　（l）对档案利用方式的影响。利用者可通过X络，随时随地查阅档案信息；　　（2）对档案业务工作的影响。使得档案能及时归档

4、，尽快利用；　　（3）对档案工作职能的影响。档案工作从档案实体的管理变成方便的信息控制中心。　　2.当前学校档案管理中存在的问题　　主要表现在：　　2.1档案信息化建设观念相对落后．对档案工作重视不够。有些学校领导档案意识薄弱，档案意识淡薄，认为档案无足轻重，用处不大；这些观念影响了档案信息化建设目标的实现。　　2.2档案管理手段和管理方式落后，经费得不到保障，不能适应新载体、新领域档案管理的需要。对于档案管理部门的投入有限，基础设施落后，X络建设亟待加强，不能适应迅速增长的档案工作量和档案现代化管理的需要。　

5、　2.3缺乏专业的档案管理人员档案信息化建设需要专业复合的档案管理人员，需有较高的计算机操作水平以及档案管理知识。在实际工作中，档案管理人员对电子文件、对软件系统的掌握和使用达不到预期的效果。　　3.加强学校档案信息化建设的几个思路　　3.1积极构建学校档案信息平台　　信息化档案工作应具备以下6个基本要素：　　(1)先进的档案理念；(2)数字化信息资源；(3)与互联X相连的校园X络；(4)档案信息智能化应用；(5)信息化人才和信息技术。　　具体措施是：(1)充分装备和利用先进的信息设备，(2)使管理信息的内容数

6、字化。将教育教学各类信息生成和整理出来，使各类信息规范化、标准化，最后达到数字化；(3)完善信息服务系统。学校管理部门是信息资源的主要拥有者，也应是主要提供者。(4)培养信息化管理人才。各类信息人才要大大增加，尤其是既懂计算机操作、联机检索、上X查询等信息技术又懂教育管理的人才更加重要。　　3.2加强档案基础业务工作，不断丰富馆藏信息化的发展，必然导致大量电子文件的产生。以纸质、实物、磁带等为载体的档案材料仍是馆(室)藏的主要形式或载体，并且许多档案的收藏与利用价值也会增值。　　3.3各种规章制度的建立。要制定

7、电子文档归档、整理、发布和使用的工作规范，制定文档一体化工作制度、归档制度、文件保密制度、数字档案鉴定制度、数据备份制度、保障档案信息化建设安全有序地开展。　　面向信息时代和信息技术的挑战，学校必须大力进行档案信息化建设，实现资源共享，提供丰富的信息资源和优质服务，使档案工作走向现代化。同时要根据学校的特点，尽量以实用为主，这样才能取得较好的建设效果。　　3.4落实人员，加强培训，提高档案信息化建设人员素质。针对学校档案人才特别是档案信息化人才比较缺的情况下，首先学校要给档案部门专门设岗，专人负责。要想方设法引

8、进既懂档案业务又懂计算机的复合型人才。另外要注重现职人员的培训提高。　　3.5保障经费，加强档案信息化建设的基础设施和应用系统的建设。经费使用一方面主要是指档案室的建设，包括基础设施的建设。另一方面，档案应用管理软件、档案数字化工作数据库建设都需要又相当经费的保障。　　4.学校档案资源信息化的内容　　4.1建立文书档案目录数据库。学校文书档案形成部门广泛、形成数量大，包括教学、科研、基