项目部资料管理办法.doc

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1、景瑞景观工程有限公司工程资料管理办法工程资料管理办法为了规范工程项目部文件、施工资料收集、整理、归档工作，确保项目部工程资料能够达到验收的标准，特制定本办法。（以业主要求为准）1.适用范围本办法适用于江西东旭市政公司所有工程项目部资料的管理。2.资料分类2.1按来源一般分为外部来文、内部文件两类：2.1.1外部来文：由公司、分公司、监理、甲方等传来的文件，如公司行政文件、监理公司工程联系单等；由此再细分为：①甲方、监理来文（包括各种报验报检文件的批复件）；②政府部门来文；③公司来文；2.1.2内部文件：由项目部自己产生的文件：①会议纪要；②

2、通知、制度；③专业专项文件（比如现场计量单、苗木检疫证、各种材料合格证等）。2.2发文存档主要是保留一个备份文件，按发文方向，一般分为：2.2.1内部行文备份件：①普通行政呈请文件；②专业报批文件。2.2.2外部行文备份件：①联系函；②专业专项报批文件（各种报验报检文件）、签证单等。3.管理职责及处理流程项目部资料管理应遵循统一归划、分级管理、专人负责的原则。3.1项目部资料原则上由资料员集中统一管理，编制有效文件清单，文件传递有记录，卷内有目录，负责项目部文件资料的报审、整理、归档移交工作。3.2项目总工或项目经理负责各部种资料的检查与督

3、促工作，确保文件资料的完整准确。3.3公司成本合同部负责合同等管理资料的提供。3.4各专业工程师、施工员负责施工图纸、设计变更、会审记录及各种试验报告等质检资料等技术资料的提供。3.5项目部安全管理员负责工程安全资料的提供。3.6项目机械设备或物资管理员负责自购物资和材料的出厂合格证明、质保书、苗木检疫证书及钢材等水泥等材料跟踪记录等资料的提供。10景瑞景观工程有限公司工程资料管理办法3.7对外发文管理流程，按附件一《外发文管理流程》执行。责任部门按批示处理完毕责任部门处理完毕呈送项目经理/总工批阅、处理外来文件内部文件3.8收文处理流程：

4、资料员归档移交4.文本资料整理4.1文本资料编制要求4.1.1文件资料一律用激光打印机打印，打印字迹必须清晰，不能存在模糊、断字、错别字等现象。页面应保持整洁，不能有杂线、斑点、水渍、泥点、污迹等缺陷。纸张不能有破损，不能缺角，不能打孔；4.1.2文件资料确需填写的需字体工整，一律采用黑墨水笔书写、绘制；4.1.3文件资料书写及打印时左边应留25mm装订线位置，上下空20mm，右边至少空10mm，打印字体一律采用宋体，字形选用常规；4.1.4文件资料幅面一律采用A4纸,小于此标准的应粘贴到A4纸上。大于A4纸的应折叠成A4纸尺寸；4.3资料

5、归档参照附录二《园林绿化工程竣工资料归档目录》、附件三《市政工程归档目录》4.4卷内目录的编制4.4.1卷内目录样式见附件四。4.4.2序号，应用阿拉伯数字从1起依次标注盒内文件资料的顺序，一个文件一个号，连续编号。4.4.3文件编号，应填写文件文号或图样的图号。4.4.4责任者指文件资料的形成单位。4.4.5文件材料题名指文件资料名称。4.4.6页号应填写每份文件资料首尾页上标注的页号。4.4.7日期指文件资料的形成日期。4.4.8卷内目录排列在卷内文件材料首页之前。10景瑞景观工程有限公司工程资料管理办法4.5装盒4.5.1按照附录所列

6、将文件资料装盒（每只盒内装一套），文件资料装盒前需去除重份文件，去除铁钉，塑料、硬纸板等。4.5.2盒子应统一规格，工程开工前筹备好。4.6脊背4.6.1脊背纸贴在盒子侧面；4.6.2脊背上所示盒号、类目号、案卷题名对应附录上的盒号、类目号、案卷题名。4.6.3盒号上的汉字代表盒内文件资料的性质，盒号上的数字代表盒子的排列顺序，用流水号表示。4.6.4案卷题名，应是盒内文件资料内容的简明及准确概括。4.6.5脊背上的套数指的是相同文件资料的第几套。5.电子文件的整理5.1施工过程中形成的电子文件，以三级文件夹形式分层归档，如图：一级目录二级

7、目录三级目录文件名称备注工程名称应与施工合同一致。工程技术资料现场技术交底记录··········施工组织设计及报审施工组织设计施工组织设计报审表施工措施············工程质量资料质量评级统计表质量评级统计土石方工程············基础工程······隐蔽工程························施工总结***工程施工总结5.2在电子文件录入时注意：所有签字、签收意见、盖章部分或用笔书写部分用“宋体”字录入；5.3应确保电子文档的完整性，其内容与纸质内容一致。6.影像资料的收集与整理6.1影像资料收集范围：包括但

8、不限于开工前全貌、竣工后全貌、各工序施工过程、10景瑞景观工程有限公司工程资料管理办法整个建设过程领导视察、工程建设过程中的重要审查会、重要协调会、重要检查活动、工程交接；反映工