校友会策划方案.doc

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1、兰大MBA、MPA校友会活动方案再回首叙旧情增友谊聚新余一、活动目的加强校友与学校的联系，增进学校与校友、校友与校友、学校与社会的联系。二、活动主题沟通、发展、怀旧三、活动地址兰州市段家滩农业产业园工厂树（待定）四、活动时间2016年12月17日08时至16时或2016年12月25日08时至16时（待定）。五、参加人员MBA、MPA中心领导、老师、历届校友、在2016届MBA、MPA读学生共约40人。六、组织机构为搞好此次聚会，成立筹备委员会，负责聚会的具体组织工作。成员选拔一靠自愿、二抓壮丁，以下所列人选均为基本成员，热烈欢迎有时

2、间有能力的同学踊跃报名参加协助具体工作。（一）筹委会成员（各班班长、团支部书记）主任：XX成员：XXXXXXXXXXXXX（二）各组成员和分工第一组：综合协调组。组长XXX，成员XXX、XXX。主要负责聚会活动方案制定和修改完善、掌控方案组织实施进度并定期公开、汇总整理同学反馈意见建议，解答同学关于聚会活动的问题等。第二组：协调联络组。组长：XXX，组员：XXX、XXX、XXX、XX、XX。分专业负责尽可能多联系同学、建立通讯录，发送聚会邀请（目前，已分班逐个电话邀请，电话联络人XXX，各班邀请后，由XXX汇总给分专业联络人，分专业

3、联络人附后），组织和协调本专业参会同学按时参加。第三组：后勤保障组。组长：XXX，副组长：XX，成员：XX、XXX、XX。负责与学校方面联系活动场地等事项，预定同学聚餐、聚会联欢活动地点（拟定地点：兰州市段家滩农业产业园工厂树），负责联系外地同学入住酒店和人数统计，负责组织聚会所需物资采购等。XX、XXX同学专职负责活动经费管理使用，XXX为会计，XXX为出纳。第四组：活动执行组。组长：XXX，副组长：XXX，组员：XXX、XXX、XXX。负责联谊活动的音响保障、节目单拟制、设备器材准备、场地布臵、人员报到、物资分发等，联系活动摄影

4、摄像、后期光盘声像资料、纪念册制作等。七、活动安排整个活动按照筹划准备、聚会活动、后续扫尾3个阶段组织实施，自11月16日正式启动，12月底或2017年1月上旬（按照活动具体时间确定）结束。各个阶段主要安排：（一）筹划准备（11月16日至12月16日或12月24日）1．汇总通讯录。按所在专业分工2．拟定发放邀请函。在QQ群、微信群发放聚会邀请函，知会聚会初步计划，营造气氛。邀请历届班中心领导、老师、历届校友参加。3．逐人核对参会名单。以专业为单位逐人征求意见，收集汇总参会人员名单,建议最佳报名时间为11月27日前，以便协调落实场地、

5、筹措赞助、收缴班费和安排活动，在聚会开始前都可以接受补充报名。4．拟制活动总体方案。根据筹委会讨论结果，XX负责拟制活动方案初稿，经筹备小组讨论完善后，联络部分热心同学小范围征求意见。在确定最终方案后，将聚会活动安排部分发全体同学。5．联系聚餐、联欢活动场地。按40人的规模，考察几种活动场地（自助餐厅、宴会餐厅、农家山庄、酒吧）的条件及价格，以确定活动场地和经费预算。6．联系外地同学居住酒店。为方便外地参会同学食宿，以及聚会期间的组织协调，需提前考察一个位臵方便的酒店。需住宿的同学先报名，然后保障组联系好价格通报各位。安排一至两个标

6、准间作为聚会大本营。个人住宿费用自理，大本营房间费用公摊。7．拟定活动总预算并开始筹措赞助、收缴班费。了解掌握以下费用：（1）场地租金；（2）聚餐标准、酒水；（3）茶话会饮料、点心、水果；（4）为学校、班主任购买纪念品；（5）摄影摄像费用（估计需要2到3人）；（6）纪念光盘、图册制作费用；（7）制作活动抽奖券（带编号，后面抽奖搞活动用）及购买小纪念品；（8）车辆等交通工具租赁费用。根据活动方案，大概匡算聚会活动总预算。8．统计个人服装号码并确定样式。统一定制体恤衫，在报名时统计每个人的服装尺码。X月X日统一发放服装（参加人员报道时，

7、如报名未到者，统一邮寄）。10．联系活动摄影、摄像保障人员。为保证全体参加活动，这次聚会不安排同学专职摄影摄像，由活动执行组联系专业摄影摄像人员。建议同学们运用手机等设备抓拍，记录下聚会的精彩瞬间，并统一由XX、XX汇总，用于制作纪念光盘和画册。11．购臵聚会活动物资。主要是活动抽奖券及奖品，给学校和班主任老师的礼品，活动现场布臵的用品等。建议可以发动同学，尽可能降低采购成本。聚餐的食物、酒水、点心、饮料、水果等统一由承办方提供。12．其他准备。制作PPT、组织活动。（二）聚会活动（11月17日或12月25日08:00—17:00）

8、1.报到（1）报到时间：12月17日或12月25日08:00—09：30，提前或延后抵达的同学请联系组委会成员。（2）报到程序：签到（签到簿上签名）→核对更新通讯录信息→领取纪念体恤衫、胸牌、活动抽奖卷等→到欢迎牌前拍摄单人照（用于通