浅谈基建期间企业办公室工作

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1、浅谈基建期间企业办公室工作摘要：阐述了加强基建期间企业办公室管理的重要意义，从办文、办会、办事等方面探讨了加强企业办公室工作的有效途径。　　关健词:企业管理；办公室工作　　：F272.9：A：1006-4117（2012）01-0056-02　　　　一、加强企业办公室工作的重要意义　　办公室是指各单位具体设置的综合性工作机构，它的工作主要是处理本单位内综合性的日常事务，制订单位内部的有关规章制度，对单位内各机构之间的关系进行协调以及处理有关收、发业务等。它是指挥、控制整个单位工作的中心部门，代表领导处理全局性的问题，起一定的领导作用；是沟通左右、联系各方、保证单位工作正常运转的枢纽；具有对

2、下属机构工作的指导职能、对领导决策的参谋咨询职能、为领导、本单位同级部门、下级的服务职能和对本单位工作的综合协调职能。它的工作好坏对单位全局影响很大。做得好，对各项工作起推动作用；做得不好，不但发挥不了办公室的职能作用，还可对单位工作起到阻碍作用。　　办公室工作千头万绪，一般涉及文书处理、接待、档案管理、车辆管理等诸多事务。基建期间工作更是繁杂。基建期间人员少、部门少，其他职能部门不管的事务，办公室都要管。这就给办公室管理者提出了较高要求，不但要有扎实的文字处理能力，而且要有较强的组织协调能力和较高的工作艺术。从工作实践中，笔者体会到，要做好基建期间的办公室工作，就必须抓好办文、办会、办事

3、三个方面，给上级、领导、基层提供优质服务。　　二、基建期间企业办公室应做好三个方面的工作　　（一）办文　　办文指的是文书处理类工作，它是做好办公室工作的最基础的重要性工作，体现的是办公室人员的基本功和工作效率。基建期间，尤其是基建初期，为了使各项工作有章可循，需要根据实际情况制定基建、劳动、卫生、会议、车辆、等一系列管理制度；为了及时向上级汇报基建工作进度情况、问题，需要撰写汇报材料、文件；为了及时协调设计单位、施工单位、监理单位之间关于工程管理、进度等方面的问题，需要及时了解情况，根据领导要求撰写来往函件；为了发包工程、购置材料，需要撰写、审核协议；为了完整保存工程资料，需要做好档案登记

4、、管理；为了使上级文件指令及时得到贯彻落实，需要做好公文办理，做到上情下达。做好上述工作的前提是，作为办公室人员，要有吃苦、耐得住寂寞的准备，要对单位的基本情况了如指掌，且要有较高的管理水平和较好的文字功底。有些材料领导要求时间紧，撰写者就不得不加班加点。可以说，基建期间，为写材料加班加点是常事。　　基建工作根据工程实际，有的基建时间长，有的基建时间短。跨年度的基建工作，其第一个年度工作总结是以后各项工作总结的基础。因此，在基建第一年度撰写工作总结时，撰写人员必须对基建项目的调研论证、立项、筹建、开工、建设情况、存在问题、明年基建工作（生产工作）、安全工作、经营工作、质量管理工作、企业文化

5、建设工作等都要有一个详细的了解。对这些情况的了解，有的是自己亲身实践、亲眼所见，有的可以通过查看相关资料，有的则需要询问参与领导、人员。而对明年工作的总体安排则要在充分了解项目工程里程碑计划的同时，充分征求主管领导、主要领导的意见。对上述情况有了一个充分的了解以后，就可以列出提纲，开始撰写总结。总结初稿出来以后，还要反复征求各位基建工作领导的意见，对总结进行反复修改。笔者执笔了一个跨年度基建项目第一个年度总结的撰写工作。由于时间紧，在撰写过程中，材料没定稿前，为了查阅资料、按照领导要求修改材料，天天夜里加班，有时工作到夜里零点以后。经过反复几易其稿，最终稿件得到了领导的肯定。　　（二）办会

6、　　办会就是会议管理，它是办公室最常见的工作，体现的是办公室管理者的组织能力、协调能力。基建期间，会议较多，有项目开工仪式、每天的工程例会、每天的调度会、领导检查工作会议、竣工仪式等。办公室人员面对将要举行的会议，在会议的布置和准备上要有预判性，要针对不同的会议做好相应准备。也就是要因会做好不同准备。这就要求对会议内容、参加人员、会议地点及要求提前了解，做好会场布置、人员通知、材料准备等工作，会议期间还要及时安排人员给与会人员做好茶水等服务工作。　　2009年笔者参加了一个选煤厂项目建设。该项目建成后选煤能力可达300万吨，实现销售收入近20亿元。按照集团领导的要求，项目开工前将要举行隆重

7、的开工仪式。作为项目开工仪式的办公室筹备人员，我们在公司的领导下，创新管理的方式方法，扎实工作，确保了项目开工仪式的成功举行，受到了集团领导的好评。一是早着手，早安排。项目开工工期紧，工作量大。项目开工前，在做好其它工作的同时，为了使项目开工仪式成功举行，我们及时组织人员制定方案，从仪式选址、会场布置、材料准备、接待迎宾等环节进行了周密的部署和人员、时间安排。二是跟踪落实，确保各项工作落到实处。仪式准备工作安排后，按照工