文秘工作培训

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1、昆明长水国际机场文秘工作培训发文流程公文格式收文办理OA操作交流答疑理解电子公文电子公文是指有别于纸制公文的以计算机电子文档为载体，以计算机为处理和贮存工具，以计算机网络以及其它数据通信介质为传递渠道的新的公文形式。集团公司办公自动化系统（OA）是实现集团公司电子公文的工具。电子公文与原纸质公文具有同等效力。涉密文电不适用于电子公文。电子公文计算机传递即时送达便于查询检索电子介质纸制公文人工传递时间损耗依赖人工检索纸介质电子公文传递是将传统纸质公文传递过程抽象化，同时达到提高效率、准确率，节约资源的目的。理解

2、电子公文办公自动化系统(OA)基本操作进入OA方法1.集团主页办公自动化系统2.在浏览器直接输入：“oa.ynairport.com”技巧：可以将“oa.ynairport.com”放入收藏夹。3.外网进入OA（1）VPN登录：用OA用户名密码即可，需要输入验证码。（2）点击“集团OA系统”3.如遇浏览器安全拦截，请点击“继续访问”并在弹出对话框全部选“是”。OA桌面注意查看便笺、会议通知等待办事项提示，在办文过程中，经常回OA桌面查看。进入办文界面办文界面显示全部待办工作待阅公文无承办单，只能看到文件正文和

3、文件信息无需填写意见阅后点击“已阅”自动归档已阅公文在待阅公文中点击“已阅”后，该文件转至已阅公文。可以查看之前已阅的公文。未完公文显示还在办理过程中的公文。可以查看办理状态。技巧：鼠标指针放在文件标题上会自动显示当前办理人。新建正文单击要新建的公文种类后，右侧会显示办理流程，实线流程在OA系统中不能省略，虚线流程根据办文实际可以跳过。单击页面下“确定”方可新建公文。新建正文查询页面查询条件丰富，支持模糊查询，无时间限制。经手公文查询支持模糊查询必须选择经手时间，方便查找技巧：可以不用关键字查询，结果为选定时

4、间段内所有经手文件。会议通知新建会议通知注意使用存草稿，确认无误后方可发送。会议通知一般采用打印办理方法，按领导批示流转，落实完毕后归档会议通知发出时会有短信通知，请完善电话号码智能手机用户注意不要拦截会议通知短信提醒参会会议通知公司黄页可以查询OA覆盖单位（部门）机构、人员和联系方式。便笺新建便笺单个附件体积原则要求10M以内，超过会报错。默认可以上传3个附件。便笺查询只能以发件人或标题查询。完善个人信息添加的个人信息会在“公司黄页”中查询到。手机号码用来接收OA系统短信，如会议通知。个人群组设置群组设置1

5、.选择部门群组或个人群组。2.点击“确定”。2.填写名称，选择成员。群组的使用在流转公文时，可以快捷地选取办理人。为避免错误，在系统预读出群组信息后再选取办理人。判断方法：1.个人群组时，在不进行任何操作下“可选人员列表”显示办理人所在科室人员，而不是“正在加载数据。。。”2.部门群组时，左下角显示“反选”按钮而不是空白。发文流程一、部门发文拟稿科室审核部门文秘审核部门领导签发编号套红盖章校对封发部门发文（包括中心下属部门）拟稿人部门文秘中心发文：（属于部门发文，总工办适用）拟稿科室审核部门文秘审核部门领导审

6、核编号套红盖章校对封发中心文秘核稿中心总监签发拟稿人中心文秘中心文秘二、行政发文部门代机场行文（行政发文）拟稿科室审核部门文秘审核部门领导审核编号套红盖章校对封发总经办核稿机场领导签发总助、总师审批会签拟稿人机场文秘机场文秘中心代机场行文（行政发文）拟稿科室审核部门文秘审核部门领导审核编号套红盖章校对封发中心文秘核稿中心总监审核总经办核稿机场领导签发总助、总师审批会签拟稿人中心文秘机场文秘机场文秘拟稿3.主题词：参照集团公司规章制度汇编。4.抄送：根据实际需要填写，并在“收文单位”里选中，未在OA覆盖范围内的

7、单位（部门）以纸制文件传递。要求1.公文格式要规范。2.内容属实，观点明确、条理清楚、层次分明、文字简练。拟稿2.核对发文稿纸是否正确，注意区分行政发文与部门发文。3.先“新建正文”，之后再填写发文稿纸上“电话”、“标题”和“主题词”等信息。注意事项：1.核对拟稿时身份角色。科室审核要求：1.审核文稿内容是否准确。2.审核文稿格式是否符合公文要求。3.审核文体、主送和抄送单位是否正确。科室审核操作：拟稿人选择“科室审核”，需要选择办理人核稿人签写意见注意事项：1.要对文件全面把关。2.可采取先审草稿再上OA方

8、式进行。3.无论上OA前草稿是否审过，在正式OA行文时，必须审查。部门文秘审核要求：1.重点审查文稿格式和行文规范，无错别字。2.发现问题及时与拟稿人沟通，改正错误。3.部门文秘必须认真审核，不得跳步，杜绝“只看不审，只转不核”部门文秘审核注意事项：1.在发文时，拟稿人操作选项中无“部门文秘审核”。因此，统一部门文秘审核在发文稿纸“科室审核”处签字。操作：拟稿人选择“科室核稿”，办理人选择部门文秘2