第8章 报表 access报表

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1、第8章报表教学知识点报表概述创建报表设计报表编辑报表报表排序和分组在报表中计算报表的预览和打印8.1.1报表的作用报表是Access数据库的对象之一，主要作用是对数据库的数据进行综合整理，比较和汇总数据，显示经过格式化且分组的信息，并将它们打印输出。例如，职工工资表、职工信息表、学生成绩表等。8.1报表概述报表主要分为4种类型：纵栏式报表、表格式报表、图表报表、标签报表。8.1.2报表的类型1．纵栏式报表纵栏式报表将数据表的记录以垂直方式排列，然后在排列好的字段内显示数据。纵栏式报表的主要特点是：一次只显示一个记录的多个字段，字段标题信息不是在页面页眉中，而是在主体节中。2．表格

2、式报表表格式报表以行、列的形式显示记录数据，通常一行显示一条记录、一页显示多条记录，记录数据的字段标题信息放在页面页眉中。3．图表报表图表报表是指包含图表显示的报表类型。在报表中使用图表，可以更直观地表示出数据之间的关系。图表报表的结构如下图所示。4．标签报表标签报表是一种特殊类型的报表。在实际应用中经常会用到标签，例如，物品标签、客户标签等。标签报表的结构如下图所示。8.1.3报表的视图Access报表操作提供了3种视图，即“设计视图”，“打印预览”视图和“版面预览”视图。3种视图的切换可以通过“报表设计”工具栏中“视图”工具按钮的3个选项：“设计视图”，“打印预览”视图和“版

3、面预览”视图进行选择。“设计视图”:用于创建报表或修改已有报表的结构；“打印预览”视图:用于预览报表打印输出的页面格式；“版面预览”视图:用于查看报表的版面设置。报表的结构和窗体类似，也由节组成。报表可以包含：报表页眉、页面页眉、组页眉、主体、组页脚、页面页脚和报表页脚。每一个节都有其特定的用途并按照一定的顺序出现在报表中。新建的报表设计视图窗口只包括页面页眉、主体节和页面页脚，选择“视图”菜单中的“报表页眉/页脚”或“页面页眉/页脚”命令，可根据需要添加或删除对应的“节”；选择“视图”菜单中的“排序与分组”命令，可根据需要添加或删除组页眉/组页脚。8.1.4报表的组成•报表页眉

4、：是整个报表的开始部分，通常只在报表的第一页的头部打印一次，用来显示报表的标题、说明性文字、图形、制作时间或制作单位等。•页面页眉：位于报表页眉之下，出现在报表每一页的顶部，用来显示报表每列的列标题、页码、日期等信息。•主体：是报表的主体部分，用于打印表或查询中的记录数据。该节对每个记录而言都是重复的，数据源中的每条记录都放置在主体节中。•页面页脚：出现在报表每一页的底部，可用于显示页码、控制项的合计内容等项目，数据显示安排在文本框和其他一些类型的控件中。•报表页脚：打印在报表的结束处，可用于显示整个报表的计算汇总或其他的统计数字信息。•组页眉：对报表数据分组时才会出现组页眉。组

5、页眉节的内容出现在组的开始处，通常用于显示分组项目的名称和值。•组页脚：对报表数据分组时才会出现组页脚。组页脚节的内容出现在组的末尾，通常用于显示组的总计值、平均值等。在Access中，主要用两种方法创建报表，即使用报表向导和报表设计视图（即报表设计器）创建报表，而使用报表向导又分为使用“自动创建报表”、“报表向导”、“图表向导”和“标签向导”等4种方式。8.2使用报表向导创建报表“自动报表”功能是一种快速创建报表的方法。在设计时，先选择表或查询作为报表的数据源，然后选择报表类型：纵栏式或表格式，最后会自动生成报表显示数据源所有字段记录数据。8.2.1使用“自动创建报表”创建报表

6、图8-7生成的报表打印预览视图3)保存报表，将该报表命名为“学生”。使用“自动创建报表：表格式”创建报表的过程与上例相似，这里不再赘述。例8-1在“教学管理”数据库中，以“学生”表为数据源，使用“自动创建报表：纵栏式”创建报表。操作演示8.2.2使用“报表向导”创建报表“自动创建报表”的数据源只能是一个表或查询，并且报表中包含表或查询中的全部字段，报表使用Access默认的布局，不够美观。而使用“报表向导”可以创建来自多个数据源的报表，并且可以有选择地显示字段、确定报表样式。使用“报表向导”创建报表，“报表向导”会提示用户输入相关的数据源、字段和报表版面格式等信息，根据向导提示可

7、以完成大部分报表设计基本操作，加快了创建报表的过程。例8-2在“教学管理”数据库中，以“成绩”表为数据源，利用“报表向导”创建“学生成绩表”报表。操作演示8.2.3使用“图表向导”创建报表图表向导用于将Access中的数据以图表形式显示出来，即用于快速生成图表报表。例8-3在“教学管理”数据库中，以“成绩”表作为数据源，利用“图表向导”创建输出各门课程平均成绩的报表。操作演示8.2.4使用“标签向导”创建报表标签向导用于将Access中的数据以标签形式显示出来，即用于快速生成标签