秘书常识：秘书必备品质

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1、秘书常识：秘书必备的品质　　秘书的日常工作虽然是帮上司“打杂”，但她在另一方面又肩负着“公司形象代言人”的重任，她给外人的印象不仅关系着上司的形象，也关系着整个公司的形象，所以，作为职业秘书，一定要在工作中有意识地塑造自己的品质。　　一、认真　　且不说职业秘书，就是一般的白领，在工作中也要“认真”，可以说，做到“认真”二字对于秘书来说是最起码的要求，但是，从另一个意义上来说这也是很困难的。特别是对于年轻的秘书来说，谁没有个小爱好，想自在一点呢？比如，与朋友在电话里聊天是一件很惬意的事，但是，无论哪个公司都不会允许秘书有这种享受及类似的行为。作为职业秘书，不仅要遵守单位的规章制度，而且还要比一般

2、工作人员做得更好，因为你在领导身边工作，他们对你的要求自然更严，标准更高；他们不可能容忍你工作毛手毛脚、大大咧咧或办事拖拖拉拉。　　二、诚实　　所谓诚实，就是说老实话，办老实事，做老实人。当然，作为白领都需要诚实，但对于秘书来说这一点尤其重要，因为不管经验多么丰富，秘书在繁杂忙乱的工作中多少会出这样或那样的差错。出了错，马上道歉，这就是诚实。比如，一个港商希望与自己的上司见面，他在电话里说“下午14点来拜访”，你却听成“下午4点来拜访”，结果出现失约，造成误会。工作中出现了差错之后，就应当实事求是地向上司认错，而不是掩盖事实，或者往他人身上推以逃避自己的责任。有些秘书不诚实，为了自己或自己朋友

3、的私利，故意隐瞒事实的真相，不实及时地向上司汇报，从而给上司的决策造成失误。所以，对于秘书来说，诚实是最重要的人品，只有用诚实才能换取上司和同事的信任。　　三、谦逊　　与其他部门的人相比，秘书的确有一种“近水楼台先得月”的优势，可以容易得到各种信息，听到各种机密，这是秘书工作本身决定的。比如这天上午，公司开董事会讨论人事问题，秘书到会议室为与会者添了好几次茶，这样她就自然而然地知道了一些人事变动的事；又比如，总经理明天上午出差，下午让秘书分别通知赵钱孙李四位部门经理来交待工作，其中他与李经理谈得最长，一直到下班还没有结束，这意味着什么？秘书当然能明白其中的微妙之处。正是由于秘书容易得到这种“上

4、层信息”，往往会引起一些人的羡慕或忌妒。如果秘书自己也产生这种优越感，那就会在无形之中破坏自己与其他部门人的关系。　　如果秘书没有谦逊的品质的话，职务上的优越感就会让她滋生出骄横跋扈的毛病，比如把上司的职权当成是自己的职权，谁要是不买自己的账，就假公济私，想方设法结对方穿小鞋；即使你不是一个颐指气使的人，但总会有人看在你上司的份上向你献殷勤，如果不具备谦逊的品质，你也会慢慢地把自己的尾巴翘起来。因此，为了搞好与各方面的关系，秘书无论何时何地都要把自己当做公司的普通一员，绝对不允许自己滋生出“超人”的感觉。　　四、合群　　秘书部门是一个单位的神经中枢，从收集信息到给领导安排工作日程，几乎秘书的每

5、项工作都需要各部门的协助配合。如果一个秘书不合群，不是离群索居，就是孤芳自赏，那她就很难有亲和力，公司里的同事就会对她敬而远之；如果这样，那她不仅得不到各部门的支持，反而有可能到处有人给她使绊，让她寸步难行。　　五、宽厚　　秘书应该性情温和，待人友好。因为部门利益、价值观念等方面的原因，同事之间对一些具体问题的看法上出现分歧是正常的。因此，当你在工作中遇到难以沟通的时候，应习惯换位思考，从对方的角度看问题，理解对方。不管双方的分歧如何大，你首先要在人格上尊重对方，不是以权势压人，强迫对方接受自己的意见；如果对方不接受，就找机会刁难人家，给对方穿小鞋。　　六、自信　　秘书工作的一个特点就是突发性

6、事件多。比如，老总约好一个重要的客户下午三点钟见面，可是他在两点半的时候没跟任何人打招呼，就一个人开车出去了。客户马上就要到了，秘书应该怎么办？找办公室主任也找不着。面对这种情况，秘书应该情绪稳定，缓急有序。因此，秘书必须有高度的自信，否则局面无法收拾。当然，秘书的自信一般不会挂在嘴上，也很少显在脸上，他们的自信多是化作了行动；秘书办事谨慎，这并不表明胆怯；为人宽容，但不是懦弱的表现。事实上，秘书只有自信才能赢得上司的信赖，秘书凭借自信而成功的比例远远高于依赖聪明而成功的比例。　　七、慎密　　秘书在工作中必须慎密周到，养成做事留有余地的习惯。比如，秘书于雪的上司明天下午要去山东泰安出差，但在中

7、午他还要在燕京饭店宴请一个东北来的客户。上司与客户吃完午饭马上就去北京站，乘火车在下午七点之前赶到公司在泰安的办事处，晚上宴请当地几个重要客户。　　于雪对上司的日程是这样准备的：要在下午七点之前到达泰安，就必须下午两点半之前上火车，因为从北京到泰安快车大约需要4个小时，再加上从泰安火车站到办事处约半个小时；如果与东北的客户吃饭预定花一个半小时，加上从燕京饭店到北京站和提前上车需要一个小时，那么，只