论电算化下企业会计档案治理新题目、成因及策略探究

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1、论电算化下企业会计档案治理新题目、成因及策略探究　摘要：随着会计电算化的实行，由此产生的很多机读数据和文件赋予了企业会计档案治理很多新的特征，同时也产生了新的新题目。笔者经过几年的会计电算化实践和理论探究，具体总结了电算化会计下企业档案治理的新特征，剖析了目前会计电算化现实工作中会计档案治理存在的新题目，经过成因分析，提出一系列基于电算化的企业档案治理新题目解决方案。　　：会计电算化；会计档案治理　　一、背景简述　　计算机在会计领域的普及和应用，使得企事业单位的会计核算系统越来越多地被计算机所取代，会计电算化成为会计工作的发展方向，成为促进会计基础工作规

2、范化和现代化的一种重要手段。为适应会计工作规范化、现代化的客观要求，伴随着电算化会计产生的和传统形式的会计档案既相互配合，又密切联系的全新的电算化会计档案治理成为会计工作发展的一个新的探究课题。　　二、会计电算化下会计档案治理新特征　　要了解电算化下会计档案治理的新特征，首先要明白会计电算化是什么。国内外对会计电算化定义可一般表述为：以电子计算机为主确当代电子技术和信息技术应用到会计实务中的简称，是用电子计算机代替人工记账、算账、报账，以及部分替换人脑完成对会计信息的分析、猜测、决策的过程。通过对电算化会计的明确定义，笔者结合电算化应用的硬件基础以及电算

3、化规范，总结出以下几点电算化会计档案治理的新特征：　　（1）会计档案的载体本身发生了变化。根据1999年1月1日起施行的《会计档案治理办法》规定，采用电子计算机进行会计核算的单位，不仅要电子会计数据，而且应当保存打印出的纸质会计档案，这就使得电算化会计档案拥有了双重的会计档案载体，即传统意义上的会计档案和包括存储在计算机硬盘中的会计数据、以其他磁性介质或光盘存储的会计数据等形式在内的电子会计档案。　　（2）载体本身性质带来的新的特征。由于不具备传统会计档案的直观可视性，电算化下的电子会计档案必须在特定的计算机硬件和软件系统环境中才可视；电子档案易被修改；

4、电子档案的保存，受到载体本身的质量、存放环境、存储信息有效期等因素的影响。　　（3）电算化操纵流程及电算化信息系统维护要求带来的会计档案涉及范围的新特征。在传统的手工操纵条件下，从原始凭证的制作到会计报表的编制，都是靠人工完成的，因而具有保存价值的档案资料仅指那些反映经济业务的会计凭证、会计账簿、会计报表及有关的附属资料。实行会计电算化以后，所有的会计核算业务都是通过计算机来完成的。由于计算机是一种非凡的操纵工具，财务职员首先需要设计能被计算机识读的程序文件、数据结构文件以及各种代码，然后才能借助计算机进行会计核算。处理。由于这些程序文件、数据结构文件以

5、及各种代码既是使电算化会计信息系统能够运行的条件条件，又是保证电算化会计信息系统正常运转的故障维护查询资料，因而这些资料固然不是会计核算活动的产物，没有具体的数据和表格，但是由于没有它们的支持，整个会计核算过程就无法进行，所以必须作为电算化会计档案的非凡部分予以保存。　　（4）电算化会计系统对职员的素质和系统平安操纵提出了新需要。电算化会计档案治理要求所从事职员不仅要熟悉会计核算工作的各项专门方法，还必须同时把握必要的计算机操纵和维护知识；而对系统平安性，则更由于X络和计算机本身的原因而进步，同时也对个人平安操纵使用提出了新的需要。　　三、会计电算化下档

6、案治理存在的新题目及成因分析　　结合电算化下档案治理的新特征，回纳实际电算化会计档案治理存在的一些新题目：　　（1）会计档案载体：电算化会计虽已实施，但由于实施时间不长，财会职员和单位领导对会计电算档案的组成内容不甚了解，缺乏治理会计档案的经验，很多单位只是将打印出的纸质档案存档，而没有将存储在计算机中的会计信息备份在磁性介质上回档保存，从而影响会计档案的完整性。　　（2）会计载体本身性质带来的新题目：电算化会计档案需在一定的系统内才可视，因此目前很多企业由于没有将会计软件的版式及软件系统很好地保存，导致在电算化软件升级后，不同版本下的会计数据不能被调用

7、；《会计档案治理办法》第十二条规定：采用计算机进行会计核算的单位应当保存打印出纸质会计档案，并对保存期限作了规定，但目前由于一些单位受条件限制，没有配备激光打印机或喷墨打印机，还在使用老的针式打印机，致使打印输出的纸介质会计档案达不到规定的保存期限；没有按照国家档案局规定的库房治理制度标准，建立专门的电算化会计档案保护制度；未选择质量优良的磁盘介质进行会计档案数据备份，未实行备用盘和存储盘分离存放，导致电子数据因此损坏或丢失。　　（3）会计档案治理制度不完善：由于电算化会计档案更易在不知觉的情况下被修改，因此在没有及时修订单位的会计档案治理制度，没有制定

8、相应的会计电算档案保管职员职责情况下，会计档案的人为破坏和自然损坏现象在所难免。