公文写作_第二章_公文格式

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1、第二章　行政公文的格式第一节公文格式为什么公文要有固定格式?公文格式是公文的各个组成部分在页面上的具体表现形式，即公文的外观形式。它是公文的权威性和严肃性在形式上的体现，对公文内容起着重要的保证作用。公文种类《国家行政机关公文处理办法》2000年8（月24日发布，2001年1月1日实行）决定通知通报报告请示批复意见函会议纪要命令（令）议案公告通告国家行政机关处理公务时所使用的具有法定效力和规范体式的文书（狭义）。公文格式国务院办公厅在2000年8月24日发布了《国家行政机关公文处理办法》，这一法规于2001年1月1日正式施行。国家质量技术监督

2、局又发布了《中华人民共和国国家标准·国家行政机关公文格式》。这一国家标准成为了公文的法定格式。排印格式各个组成要素在文件版面上的标引格式，是文件的外观形式。（一）用纸1.国际标准A4幅面尺寸为210mm×297mm，并规定各裁边的误差为土3mm。2.纸张定量为60g／m一80g／m2的胶版印刷纸或复印纸3.纸张白度为85％一90，横向耐折度≥15次，不透明度≥85％，pH值为7．5—9．5排印格式（二）公文页边与版心公文用纸天头(上白边)为：37mm±lmm公文用纸订口(左白边)为：28mm±1mm版心尺寸为：156mm×225mm(不含页码

3、)公文格式的组成要素：（1）发文机关标识（版头、红头）（2）公文份数序号（3）密级（4）发文字号（5）签发人（主要用于请示）（6）标题（7）主送机关（内发可省略）（8）正文（9）附件（10）发文机关署名（11）成文日期（12）印章（13）附注（14）主题词（15）抄送单位（16）印刷机关和印刷时间公文的格式要素划分为眉首、主体、版记三个部分。二、格式要素眉首主体版记（一）眉首部分：包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等项㈠眉首要素置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首。每份公文的顺序编号。位置在版心

4、左上角顶格第1行。一般来说，应根据公文的份数来决定编几位，但至少应不少于两位，即“1”编为“01”，如果单编“1”，会使人不知其意，以为是误印上去的。1.公文份数序号版心右上角第1行。两字之间空1字。如需同时标识密级和保密期限，密级和保密期限之间用“★”隔开。2.秘密等级和保密期限顶格标识在版心右上角第1行。两字之间也需空1字。同时还要标识密级、紧急程度则要在版心右上角第2行的位置。3.紧急程度由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成的。例如：“××××机关文件”。4.发文机关标识☆发文机关标识的位置，有两种规定：第一种用于平行文或下行文

5、，发文机关标识上边缘至版心上边缘为25㎜；☆第二种限于上行文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80㎜。☆推荐使用小标宋体字，用红色标识，以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm。37mm25mm62mm37mm80mm117mm联合行文主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。发文字号是指某一公文在发文机关一个年度内发文总号中的实际顺序号。发文字号由发文机关代码、发文年度、顺序号。顺序不可任意颠倒调换。5.发文字号发文字号的位置：在发文机关标识下空2行，

6、红色反线之上4㎜处。发文年度和发文顺序号用阿拉伯数字书写，发文年度号标注在六角括号内。发文年度应标全称，例如，“〔2008〕”不能简写为“〔08〕”。发文顺序号分年度从1号起，按公文的签发时间的先后依次编号，不能跳号，不留有空号，不随意编号，不编虚位（即“1”不编为“001”），不加“第”字。行政机关之间联合行文，标注主办机关的发文字号。例如国发〔2004〕40号机关代字年号序号皖办〔2003〕20号机关代字年号序号签发人是指代表行政机关批准发出公文的机关领导人。签发人是对公文内容负责的一种标志。签发人标识仅在上报的公文中才出现，标识签发人姓

7、名，主要目的是为上级单位的领导人了解下级单位谁对上报事件负责。6.签发人签发人姓名平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人由“签发人”3字加全角冒号与签发人姓名组成，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。标注于公文发文机关标识下空2行红色反线之上。0000001机密★一年特急XXXX文件X［年份］X号签发人：XXX00001湖北经济学院文件鄂经院发〔2006〕3号眉首机密★一年特急目的是为了便于统计、登记和回收；领导机关大批下发公文时使用，绝密、机密公文应标明。便于公文查阅、处理、统计。由发文机关代字、年份和序号组

8、成。联合发文时只标注主办机关发文字号传递和办理的时间限度，平件不必标注。公文分特急、急件。发文机关全称或规范化简称加“文件”，红色标识，居中，庄严显示文件的法定性和