公文写作格式规范

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公文写作格式规范(四)行款格式文字排列,字序是自左而右,行序是自上而下。其它款式如下:1.页码凡超过一页的文稿,每页都必须先标页码。页码用阿拉伯数码,写在右上角紧靠框线处。如印有文头、函头,也可标在地脚靠框线处,居中或在右下角均可。2.标题标题可以占一行,也可以上下各空一行,长文章的标题上下可以多空几行,甚至独占一页。标题在一行里有两种写法。一是居中,字数少的,各字中间可以空格;二是前面空四格,字数过少不宜采取这种写法。副标题是对正标题的补充,可以在前面加一个破折号;如果是新闻,有引题的,副题不加破折号。引题、正题、副题,开头排列不要纯齐。小标题,即分题,也要写于一行居中,与正标题一样;上下可以空行,但不能超过正题所空行数。标题字数过多,可以转行;转行时要照顾一行里词或词组的完整,又要在长短上搭配匀称。3.作者署名 作者署名,不论个人还是单位,如系文章,就放在标题下面,占一行;如和标题隔一行,下面正文也要隔一行。署名在一行中要与标题对应而居中,名字是两个字,当中要空一格。如系机关应用文,署名与日期自有规定。下编要讲到。1.正文正文每个字占一格,标点也占一格;每段开头要空两格。文章如分几大部分而不加小标题和序码时,为了醒目各部分之间可以空一行;用了小标题或序码,全文结尾无法加小标题或序码时,也可以空一行。2.序码文章分条目,要用序码,较常见的有如下几种:(1)大写汉字(壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、拐h玖、拾),小写汉字(一、二、三、四、五、六、七、八、九、十)。其中小写汉字数码最常用。(2)天干(甲、乙、丙、丁、戊、己、庚、辛、壬、癸),地支(子、丑、寅、卯、辰、巳、午、未、申、酉、戌、亥)。天干较常用。(3)阿拉伯数码(1、2、3、4、5等)。(4)拉丁文字母:大写(a、b、c、d、e等),小写(a、b、c、d、e等)o (5)罗马字码(iHiiiivvviviiviiiixx)o这些数码还可以加括号、方括号、圆圈等,再与编、章、节等配合,是用不完的,当然不要因此而“开中药铺”式地去着书写文章。现在用得最多又经规定为标准的四级是:四,三)、(四),1、2、3、4,(1)、(2)、(3)、(4)。不够四级的可选用,超过的可增加。1.引文(1)段中引文:凡不是强调性的引文都写在行文之中。如果引的是原文、原话,要加冒号、引号;如引的是原意只加冒号即可。(2)提行引文:重要的、强调性的引文(有时是较长的引文)可提行引出,即另起一行,比正文缩两格,即开头缩四格,其他前后各缩两格,或前面缩两格,后面不缩。这是通用格式。另外也可以采取改换印刷字体而不缩格,或加引号提行不空格(只在开头空两格)的办法。这两种方式现已不多见。2.附注对正文中的一些词汇或引文出处要作说明时,用“附注”。在要注的词汇或引文右上角加“注码”,用小写阿拉伯数码加圈或加方括号,如①、②、③或、、等。如果注释很少,也可以用[注]或米花*标出。附注大体有三种。(1)夹注:简短的说明、注释,就写在欲注的词语、引 文后面,用括号括住。因为就在段落当中,又叫“段中注”。如果数量多、注文长,不宜采用。(1)脚注:即页中附注,把附注放在本页下端所谓“地脚”处,所以叫“脚注”。目前使用较普遍,因阅读方便。(2)尾注:把附注集中在全文全书的末尾,或者把一章一节的附注集中在章节尾部,又叫“章节附注”。8.时间、数字等的规范化写法1987年1月1日国家语言文字工作委员会等七单位联合发布《关于出版物上数字用法的试行规定》,要求使用汉字和阿拉伯数字时体例统一。总的原则是:“凡是可以使用阿拉伯数字而又很得体的地方,均应使用阿拉伯数字。遇到特殊情形,可以灵活变通,但应力求保持相对统一。”1993年11月21日国务院办公厅发布修订的《国家行政机关公文处理办法》规定:“公文中的数字,除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数码”。两相对照就可以明了数字使用规范和在公文中的特殊要求。(1)公历世纪、年代、年、月、日和时刻,应当使用阿拉伯数字,如,20世纪80年代,1987年1月1日7时30分;中华民国纪年和日本年号纪年也使用阿拉伯数字,如, 民国38年(1949年),昭和20年(1945年)等。注意:年份不能简写,如1980年不能写作80年。夏历和中国清代以前历史纪年用汉字,如,正月初五,秦文公四十四年(公元前722年)。公文中成文的年月日,一般用小写汉字书写。25,(2)记数与计量(包括正负整数、分数、小数、百分比、约数等),用阿拉伯数字。例如,415230,1/16,4.5倍,34%,18万公里,4000克,2⑻亿,45.5万元,50岁,12个月,125种,等。注意:一个数值书写时要照顾上下文,不是出现在一组表示科学计量和具有统计意义数字中的一位数,可以用汉字。如,一个人,三本书,六条建议,读了九遍。4位及4位以上数字,采取国际通用的三位分节法,节与节空半个阿拉伯数字,非科技专业书可以不分节,用“,”号分节不符合国际标准和国家标准,应废止。一个用阿拉伯数字书写的多位数。不能移行。公文中的分数,一般用汉字。(3)引文标注中的版次、卷次、页码,除古籍要与所据版本一致外,应使用阿拉伯数字。如,*马克思、恩格斯:《共产党宣言》,《马克思恩格斯全集》第4卷人民出版社 1958年第1版第493页。(4)数字作词素构成定型的词、词组、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的语句,用汉字书写。例如,一律,十滴水,三叶虫,八国联军,十月革命,二万五千里长征,五四运动,二商局,第一书记,相差十万八千里。(5)邻近的两个数字(一、二……九)并列连用,表示概数,要用汉字书写,两数字之间不要用顿号隔开。如,二三里,四五家,六七十吨,四十五六岁,七八十种,一千七八百元,十之八九。(6)避免交代不清的时间概念。如“上月以前”“明年以后”等。(7)关于数量的增加或减少,要注意以下概念:a.增加为过去的二倍,即过去是一,现在为二;增加到过去的二倍,即过去为一,现在为二;增加二倍,即过去为一,现在为三,增加了二倍,即过去为一,现在为三。b.超额80%,即原来是100,实际达到180;降低到80%,即原为100,现在只达到80;降低了80%,即原来为100,现在是20,c.不可用“降低X倍”“减少X倍”的提法,只能用“降低百分之几”或“减少百分之几”。(8)“左”的错误,左字要加引号;极左的左,不加引号。党的代表大会,如,八大,十二大,不加引号;“文化大革命”要加引号。9.校对 书写之后要校对;打字、排印还要校对,除校对员校对外,重要文章或文件,执笔或书写的同志要亲自校对。校对要有严肃认真的态度和一丝不苟的作风。古代叫“校雠”:“一人读书,校其上下得谬误为校;一人持本,一人读书,若怨家相对为雠”([汉]应邵:《风俗通义》)。我们应该像对待敌人一样把错误之处“抓”出来、消灭掉。毛泽东同志1938年发表《抗日游击战争的战略问题》时,给中央军委编译处处长郭化若同志写信,特地提出:“校对须注意,你自己至少校一次。”校对的方式有三种:(1)对校法:原稿放左方,校样放右方,先看原稿后看校样,逐字逐句对下去。(2)折校法:把原稿放在桌上,把校样上部折到背面,留下要校的那一行文字,然后压在原稿上,把校样上要校的那一行和原稿上相应的文字紧排在一起,进行校对。(3)读校法:两人合作,一人读原稿,一人看校样。标点符号、另行、另起、空行、重点等都要读出来,进行校对。10.书写十忌一忌字迹潦草,二忌标点混乱,三忌规格不一,四忌生造汉字,五忌抄写不校,六忌外文草写,七忌铅笔抄改,八忌画改太乱,九忌符号不明,十忌加工不好。(摘编于多种《编辑手册》) (选自孙乃沅《干部写作讲义》,中央党校出版社1986年版;个别地方按孙乃沅《写作概论》,中央党校出版社1998年版,做了改动。)

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