智能楼宇综合管理系统

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1、第十二章智能楼宇综合管理系统第一节办公自动化第一节办公自动化随着科学技术和社会经济的发展、行政管理事务的增多，办公机构需要处理的信息量越来越大。传统的手工劳动方式已远不能适应社会经济发展的需要，当前瞬息万变、激烈竞争的时代对办公机构和企业都提出了新的要求。因此，许多国家都在积极发展办公自动化技术，以便实现办公自动化(简称OA)。办公自动化是国内外正在蓬勃发展的一门多学科的综合性应用技术，它涉及系统工程学、行为科学、管理学、人机工程、社会学等基本理论，以及计算机、通信、自动化等支持技术的大系统科学与工程。由于它可以使办公管理人员用现代化的技术设备和科

2、学管理手段来提高工作质量和效率，实现管理现代化和决策科学化，因此越来越引起人们的广泛关注和兴趣。一、办公自动化的内容1．办公自动化的基本概念(1)办公自动化的定义办公自动化（以下简称OA）是指利用先进的科学技术，不断使人的部分办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统。其目的是充分地利用现有的技术，以尽可能多地利用信息资源，提高生产率、工作效率和质量、辅助决策能力，求得更好的效果，以达到既定的目标。通俗地说，OA就是，利用现代化的技术与设备，代替办公人员的部分业务活动，优质高效地处理办公信息和事

3、务，使办公活动实现，科学化、自动化，以达到最大限度地提高工作质量和工作效率，改善工作环境的目的。(2)OA的特点OA是信息社会最重要的标志之一，它的特点如下：①OA是一门综合性跨学科技术。它涉及的科学基础有：行为科学、系统科学、管理学、社会学以及人机工程学等。技术基础：计算机技术、通信技术、自动化技术、精密机械与仪表技术等。其中计算机技术、通信技术、系统科学、行为科学是它的四大支柱。办公自动化以行为科学为主导，系统科学为理论基础，综合运用计算机技术及通信技术完成各项业务。②OA是一个人机信息系统。人和办公设备相互协调、有效地利用两者相辅相成的能力完

4、成某一任务。在典型的OAS中，办公人员、办公设备和信息资源三者密切联系，信息是被加工的对象，办公设备是加工信息的手段或工具，办公人员是加工过程的设计者和指挥者，是决定的因素。办公自动化系统应面向用户，提供友好的人机界面，以方便用户。③OA是包括语音、数据、图形、图像、文字等信息的一体化处理。它能将基于不同技术的办公设备连接成一体，使办公自动化系统具有综合处理图，文、声、像等信息的功能。④OA是人们作为产生价值更高的信息的一个辅助手段。通过改善办公环境和条件、达到提高办公效率和办公质量的目的，为长远的经济建设战略任务服务。随着社会和科技的发展，信息价

5、值的提高，知识积累和传播方式的更新，计算机通信网络技术的发展，新设备的不断涌现，经营方式的改变等，将极大地推动OA工作的发展。(3)OA的要素OA从生产经营单位和行政部门的办公事务处理开始。进入到各类信息控制管理，发展到辅助领导的决策。这是对传统管理方式的挑战，是科技向管理部门冲击和办公方式的一次革命。办公活动是以处理信息流为主要业务特征，与社会伴生的一种重要活动。它由办公人员、组织机构、办公制度、技术工具、办公信息及办公环境六大要素组成。办公活动的过程可看成是，根据一定目标进行信息输入—转换—输出，经过反馈、修正、再次新的输人的不断循环，直至圆满

6、地完成预定目标的过程。因此，可以把整个办公过程看成是接收、变换、处理、传递、利用信息的过程。①办公人员是办公的第一要素。不同的国家有不同的分类法。美国将办公人员划分为经理、秘书、业务人员及办事员。日本则将其划分为领导、中层干部、技术人员及事务人员等。我国将办公人员分为上层决策领导、中层干部、科员、业务人员、秘书及辅助人员。上层决策领导指政府部门和公司及企业的领导，如部长、省长、市长、厂长及经理等，他们主要起决策作用，中层干部要协调本部门人员的工作，在决策中起一定的作用。业务人员指具有技术专长的人员，如工程师、会计师、律师、教师等。秘书是领导干部的直

7、接助手。OAS提供了行政事务支持，很可能改变传统的领导与秘书的一一对应关系。辅助人员是行政机构和企业单位的一般办公人员和后勤人员，如打字员、通信员、保管员等。不同的办公人员办公的事务不同，OAS应对各层次不同的人员提供不同的办公设备和支持功能。②组织机构决定办公模式的层次等级。如中央部委、省、市、县，又如企业的厂长、经理、生产管理处室、车间及班组，不同层次决定不同的办公职能。OAS应尽可能适应办公的组织机构，又要具有一定的灵活性，以支持组织机构调整的需要。我国的办公机构主要有五种划分法：管理职能划分法、管理区域划分法、行业和产品划分法、服务对象划分

8、法、工艺流程划分法。然而，在实际应用中，很少采用单一的划分方法，大部分的机构都是用混合方法来划分的。③办公制度。为了协调各