提升文秘自身职业能力四策

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1、提升文秘自身职业能力四策摘　要：随着现代科学技术的飞速发展，人类已进入了信息社会和知识时代。面对市场经济竞争日益激烈的新形势，秘书的工作重点也由比较单一的事务服务转变为事务与参谋并重，工作方式由被动服务转变为主动服务。传统的工作观念、工作方式已经适应不了新形势的发展需求。本文主要针对如何提升秘书人员自身的职业能力进行论述，希望能进一步提高我们秘书人员的办事效率。关键词：秘书；职业能力；企业；学习能力　　改革开放以来，我国的经济模式已经逐渐从计划经济转变为市场经济，我们企事业单位的负责人（党政机关的各级领导）所肩负的责任要比过

2、去大很多。这就无形中要求秘书人员也应跟上领导工作的相应变化，把协助领导指挥、决策、控制、协调作为自己的主要职责。那么，究竟如何提高秘书人员的自身职业能力呢？笔者总结如下。　　一、合理安排上司的日常工作　　合理并且有效协助上司安排工作是对秘书的要求；任何事情都有主次、轻重、缓急之分；做好秘书工作的学问很多。上司的工作很忙，事情很多，有时候甚至可能会很繁杂。但是每个人的精力是有限的。上司的工作不可能做到事无巨细、面面俱到；因此，在领导的工作安排上应当遵循一定的原则。作为一个优秀的秘书，就应该合理安排事情的顺序。让上司能够先处理重

3、要的、着急的事情；后处理相对不重要和相对不着急的事情；这样可以使上司将有限的精力放在处理重要的问题上。对于同等重要的事情又可以先处理简单好处理的，后处理复杂不好处理的事情，等等。对于上司每天工作安排的数量的多少，顺序的先后，不是一个简单、随意的累加和排序，而是一个既严肃又讲究艺术的问题。在什么时间、什么情况、什么条件下、处理什么样的事情都是件很讲究的事情。在不同时间、情况和条件下处理同一件事情的结果可能就不一样，效率也不同，甚至差别很大；所以对于同类紧急重要的问题处理上，甚至对不同种类紧急重要的问题处理上，选择的时机和先后顺

4、序也是各不相同的；这实际上是对秘书能力上更高层的要求。　　二、具备再次学习的能力　　要成为一个合格的秘书，应积极主动地发展自己的专业知识，获取与工作有关的信息，更新自己的知识结构。不满足现状:不会在新知识的获取上存在惰性或对专业的新动态缺乏关注。丰富专业知识:有求知欲，不满足于现有的知识储备，不断吸取新信息保持与专业知识同步发展。愿意并且善于向他人学习，能主动向他人请教或借鉴他人有效的工作方法和技能，并以此解决问题、指导工作。拓展知识面:钻研新领域，掌握新技能，主动学习其他专业的知识和技能，拓宽自己的知识面，利用本专业范围外

5、知识来提升业务水平，使本职工作完成得更为出色。传播新知识:在公司工作范围外寻找机会以提高自己的知识水平，并通过在专业杂志上出版自己的文章来展现自己这方面的能力。充当起新技术的倡导者与传教士的角色，营造良好的学习氛围。　　三、具有献身组织的精神　　团队精神是指愿意与他人合作，作为某团体的一分子去共同完成一项任务的精神;献身组织的精神是指根据组织的需要、重要性以及目标，来调节自己行为的能力和自愿度，与那些能提高组织目标或满足组织需要的行为相关。　　行为描述:表达出对团队的正向期望;表现出理智以及对他人智慧的尊重;关注他人的观点，

6、改善团队合作;鼓励他人;有努力适应的行为;表现出忠诚的榜样;表现出支持公司的使命和目标;愿意为公司牺牲自己个人的利益。　　秘书人员的工作纷繁杂乱，常常要与公司里各个部门共同协作，才能完成工作，因此具备高度的团队精神是秘书人员取得优秀绩效的重要素质。此外，由于秘书工作的特殊性质，自己不能确定自己的时间安排，往往需要迁就领导或同事的时间表，因此会牺牲很多个人时间，因此优秀的秘书人员一定要具备献身组织的精神。　　四、应掌握必要的沟通技巧　　秘书人员在日常与人沟通中讲究技巧很重要。一般说来，人们在与自己同等级、同层次的人讲话时，表现

7、会比较正常，行为举止都会比较自然。但是，在与比自己地位高的人交往时，就可能表现比较拘谨，感到紧张甚至自卑；相反，在与社会地位低于自己的讲话时，又会表现得比较自如、自信。上下级间的沟通好坏，不只影响领导对你的印象，有时甚至会影响一个人的工作和前途。秘书人员跟领导说话应在保持独立人格的前提下，采取不卑不亢的态度。对领导必要的尊重是需要的，但是一定避免采用过分拘谨、谦恭、服从，甚至唯唯诺诺的态度讲话，更不要一味附合、阿谀奉承等等。这样只会有损自己的人格，既得不到应有重视与尊重，又有可能会引起领导的反感和轻视。在必要的场合，秘书自身

8、也不必害怕表示自己的不同观点，只要是从工作出发，摆事实，讲道理，领导一般是予以接受的。此外，与领导谈话还要选择有利时机。例如，领导每天要考虑的问题很多。所以，如果是个人琐事，就不要在他埋头处理大事时去打扰他。应该根据自己的问题重要与否，去选择适当时机反映。否则，很容易会招致领导的反感，更别