第6章-建立报表

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1、第6章建立报表数据库中的表、查询和窗体都有打印的功能，通过它们可以打印比较简单的信息，要打印数据库中的数据，最好的方式是使用报表。报表是Access中专门用来统计、汇总并且整理打印数据的一种工具。要打印大量的数据或者对打印的格式要求比较高，则必须使用报表的形式。用户可以利用报表，有选择地将数据输出，从中检索有用信息。Access2003报表的功能非常强大，也极易掌握并制作出精致、美观的专业性报表。本章要点6.1创建报表6.2编辑和打印报表习题66.1创建报表创建报表与创建窗体的操作有很多类似的地方，用户可以采取多种方法来创建报表。6.1.1报表的基本概念1．报表

2、与窗体报表中的大部分内容是从表查询或SQL语句中获得的，它们都是报表的数据来源。创建和设计报表对象与创建和设计窗体对象有许多共同之处，两者之间的所有控件几乎是可以共用的。它们之间的不同之处在于，报表不能用来输入数据，而在窗体中输入数据；报表只有“设计”视图和“打印预览”两种视图。2．报表的组成下面以“罗斯文”数据库为例介绍报表的基本概念。打开“罗斯文”数据库，在“对象”列表中单击“报表”对象，如图6-1-1所示，双击“各类产品”报表，可以打开它的“打印预览”视图如图6-1-2所示。6.1创建报表图6-1-1“罗斯文”数据库的报表对象列表图6-1-2“各类产品”报

3、表的“打印预览”视图6.1创建报表单击工具栏上的“视图”按钮，可以切换到设计视图，如图6-1-3所示。由6-1-3中可以看到，报表在设计视图中由报表页眉、页面页眉、主体、页面页脚和报表页脚五个部分组成。图6-1-3“各类产品”报表的设计视图6.1创建报表（1）报表页眉只出现在报表的开头，并且只能在报表开头出现一次。报表页眉用来记录关于此报表的一些主题性信息。（2）页面页眉只出现在报表中的每一页的顶部，用来显示列标题等信息。（3）主体包含报表的主要数据，用来显示报表的基础表或查询的每一条记录的详细信息。（4）页面页脚出现在报表中的每一页的底部，可以用来显示页码等信

4、息。（5）报表页脚只在报表的结尾处出现，用来显示报表总计等信息。6.1.2用向导创建报表报表向导为用户提供了报表的基本布局，根据用户的不同需要可以进一步对报表进行修改。利用报表向导可以使报表创建变得更容易。在Access2003中使用向导创建报表的具体操作步骤如下。（1）打开数据库窗口中，单击“报表”对象，在“报表”对象窗口中，双击“使用向导创建报表”选项，调出“报表向导”对话框之一，如图6-1-4所示。（2）单击“表/查询”下拉列表框右侧的向下箭头调出其下拉列表，从中选择创建窗体所需使用的表和窗体。（3）在“可用字段”列表框中选择字段，单击按钮，将其添加到右半

5、部分的“选定的字段”列表中，如图6-1-4所示。6.1创建报表（4）单击“下一步”按钮，调出“报表向导”对话框之二，如图6-1-5所示，选定添加分组级别以及分组的依据。分组是为了使生成报表的层次更加清晰。（5）在图6-1-5中，单击“分组选项”按钮，调出“分组间隔”对话框，如图6-1-6所示，在这里可以为组级字段选定分组间隔。单击“确定”按钮，返回图6-1-5报表向导的分组中。（6）单击“下一步”按钮，调出“报表向导”对话框之三，如图6-1-7所示。在“报表向导”对话框窗口中，选择排序次序，可以选择一个或几个字段作为排序和汇总的依据，排序可以选择升序或降序。6.

6、1创建报表图6-1-4“报表向导”对话框之一　　图6-1-5“报表向导”对话框之二6.1创建报表图6-1-6“分组间隔”对话框图6-1-7“报表向导”对话框之三6.1创建报表（7）单击“下一步”按钮，调出“报表向导”对话框之四，如图6-1-8所示。在“报表向导”对话框报表布局方式窗口中，可以确定布局和方向。（8）单击“下一步”按钮，调出“报表向导”对话框之五，如图6-1-9所示。在这个对话框中确定报表所用样式，本例中选择“组织”样式。图6-1-8“报表向导”对话框之四图6-1-9“报表向导”对话框之五6.1创建报表（9）单击“下一步”按钮，调出“报表向导”对话框

7、之六，如图6-1-10所示，在这个对话框中为报表命名。（10）单击“完成”按钮就可以成功创建报表，所创建的报表如图6-1-11所示。图6-1-10“报表向导”对话框之六图6-1-11用“报表向导”创建的报表6.1创建报表6.1.3使用设计视图创建报表使用报表向导可以简单、快速地创建报表，但创建的报表格式比较单一，有一定的局限性。为了创建具有独特风格、美观实用的报表，要使用设计视图来设计报表。1．报表中控件的种类利用设计视图创建报表主要是向报表中添加控件。报表控件通常可分为以下3种。（1）非结合控件：与数据表中的数据无关的控件。（2）结合控件：表或查询中的数据字段

8、。（3）计算控件：报表中