如何有效地进行高校合同制秘书管理.doc

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1、如何有效地进行高校合同制秘书管理合同制人员已经论文联盟成为高校员工的重要组成部分。以清华大学为例，合同制人员总量几乎与正式教工的总量相当。其中，工作性质比较稳定，合同期限相对较长的莫过于秘书性质的合同制人员。如何对他们进行科学的管理，提高他们的整体素质，充分发挥他们的主观能动性和提高服务质量是清华大学跻身于世界一流大学的重要保证。对此，各级领导要树立正确的秘书观。所谓秘书观，就是一定社会的人们认识、评价秘书这一社会职业和职务的总观点和总看法。各级领导是秘书服务的对象，由于不同领导的个人素质不同，对秘书的看法也不同。有的领导认为秘书就是办事员，跑跑腿

2、，打打杂；有的则认为秘书既是助手，也是参谋，鼓励秘书出谋划策。各级领导的秘书观差异决定了他们在聘用秘书的要求、使用秘书的方式方法、赋予秘书的职责、给予秘书的薪金上都存在一系列不同，自然也决定了秘书所做服务工作的质量和效率。对于秘书作用发挥很好的机关院系，不仅服务工作开展得高质量，而且秘书岗位还很稳定，秘书团体充满活力，从而带动全院系的整体氛围也很和谐。所以，学校及院系各级领导应充分重视秘书的管理工作。具体来说，可以做到以下四点。一、做好招聘工作，把好进人关机关和各院系人事部门要对招聘的秘书岗位职责提出具体要求，并就此要求选拔合适人选和提供合适薪金。

3、就个体而言，要用人所长，综合考虑应聘人员的年龄、知识、能力、性格、气质结构是否符合岗位的要求，要防止人才浪费。除此之外，还要考虑整体单位秘书招聘的梯队性，注重秘书团队的合理搭配和最佳配合，以产生整体效能大于机械相加的个体作用。举一个院系的例子，他们除了看重秘书的基本素质外，还很重视秘书的文体特长，招聘的秘书中有舞蹈、音乐、歌唱、各类体育项目的爱好者，这对于整个院系开展各类工会活动，建立沟通，凝聚人心起着至关重要的作用。二、提供学习机会，把好培训关学校每学期都对合同制人员提供培训的机会，但具体到各机关和院系，必须有一套自己的培训内容。这取决于领导对秘

4、书的具体要求，比如：会务组织、档案管理、沟通交流、接待礼仪、办公软件的应用等等，都可以结合本院系特点进行针对性、可操作性培训。培训可以由人事部门组织，邀请梯队中有经验的秘书分别来担当各项培训的老师，提前把工作内容、工作技巧、工作程序对新秘书进行培训，既充分发挥老秘书的带队作用，又减少了新秘书上岗适应期限，这对于整体秘书队伍的素质提高非常有效。同时，人事部门还要经常论文联盟了解各个秘书的工作情况，针对工作的新要求，适时组织阶段性培训。拿XX年奥运来说，院系高访学者增多，这无形中对秘书的外语要求提出挑战。为此，清华大学土水学院就举行了专门的秘书外语培训

5、，不仅组织英语水平高的秘书编写了《土水学院职员英语培训手册》，还充分利用院系国外访问学者、交换生来担当培训老师，进行互动性、交际性、实用性的培训。保证每一个秘书都能独立接待外宾，完成介绍院系、安排外宾住宿等日常活动的工作。当然，做好培训在一定程度上取决于领导的经费投入和人事部门的组织。虽然耗费一定的财力和时间，但取得的效果却是明显的。有统计表明，员工对有培训的组织认同度远远高于没有培训的组织，所以对合同制秘书的培训是提高他们工作效率，也是保证服务团队凝聚力的重要环节。三、促进公平竞争，把好考核关考核的前提取决于秘书岗位职责和工作制度。各机关院系在招

6、聘秘书前必须明确这些要求，以让考核有章可循，并以此指导和约束秘书的行为；建立公平的定性和定量考核结合的制度；着重展开对秘书人员的服务意识、服务技能、服务质量、服务效果的测评；同时加强各类服务人群对秘书的评估；适度展开秘书评优和奖励。同时，考核也可以配合学校关于合同制人员的职称聘任制度同时进行。四、创造发展机会，把好使用关目的在于给有工作余力、能力高的秘书提供适当的发展空间。充分开发他们的公关能力和创新能力。这类秘书可以不局限于自己的工作范围，让他们参与更多的管理和进行开拓性、有挑战性的工作，同时给予相应的物质和精神鼓励，不仅能让他们肩负起更重要的责

7、任，为领导减轻负担，同时也能更好地留住人才。总之，高校的合同制秘书管理要科学化和人性化相结合应该建立宏观指导、宽严适度、精神物质兼顾的原则，对秘书工作上严要求，生活上多关心，学习上要鼓励，经费上有保障。充分发挥好各级人事部门对秘书的招聘、培训、考核和管理。