成为一名总经理满意秘书五大秘诀

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1、成为一名总经理满意秘书的五大秘诀成为一名总经理满意秘书的五大秘诀如何当好总经理秘书《现代汉语词典》对秘书的定义是：“掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员”。总经理秘书应是掌管企业文书或者档案并协助总经理完成日常工作的人员。要当好总经理秘书，首先要明确秘书的工作职责和内容。1、协助总经理起草、审核集团综合性的经营管理报告、工作计划总结、有关合同协议、行政公文和草拟规章制度以及总经理所需的讲话稿等；2、参加由总经理召集的总经理办公会、一周指令会、经营分析会、质量分析会等会议，做好会议记录，形成会议纪要并及时发送至

2、相关部门。同时了解各项决定的执行情况和各部门工作指令、工作计划的完成情况，并在一周指令会上进行通报，及时反馈信息；3、做好公司内或者外界报送总经理的各类文件的呈送、处理、整理、传阅工作。及时呈报上级下达的各项文件及外单位的各项重要来文，及时传递各部门上呈的各类文件，及时传达领导签批的意见，及时传递财务需签批的各类票据，确保在传递中不丢失、无损坏。4、协助总经理做好日常来访、重要客人接待；负责总经理的日常电话转接以及来函等情况处理，尽可能地减少外界对总经理工作不必要的打扰；负责总经理信件、贺卡、物件的邮寄，确保名片的使用数

3、量及名片内容的核对；负责发放总经理的报刊、杂志、会议通知、客情通知等，整理并留存有关内容，以便查阅。5、负责各种会议纪要、备忘录及其它文件文档的整理、打印、分发、归档、保管等工作；同时做好有关借阅登记手续，确保文档无遗失无损坏。6、负责总经理印章的保管和监督使用,负责与外单位联系，办理各类证照及归档保管工作；7、负责安排好总经理日常召开的各类会议及各项约见、宴请等活动（准备活动所需的相关材料及物品、提前收集各部门提请会议讨论事项、与各部门商讨有关事项确定会议主题、落实好会议室及场地并提前检查准备情况、及时通知相关人员并传

4、达会议主要内容）；8、负责总经理办公室设备保管、维护正常运行等，确保提供一个舒适的工作环境（及时更新办公用品）；9、负责总经理出差前后的工作处理(借款、日程安排、酒店预定、车辆接送、礼品准备、电话联系、车旅费报销等)；10、完成总经理临时交给的其它工作。总经理秘书必备的五种知识和技能1、文化背景应具备较高的文化程度，因为有了良好的教育背景，才能在看待问题、处理问题时会更加理性和全面，同时要不断更新知识，接受新理念；2、业务知识要熟悉公司各部门及其运作程序，掌握公司的各项规章制度，对公司的经营以及软件经营目标、经营思想、服

5、务理念等情况要了如指掌，以便更好地协助总经理完成各部门的协调管理以及对外联络沟通，使工作更有效率；3、操作技能要熟练掌握中、英文文字处理技能，熟练操作各种办公室自动化设备，如计算机、打印机、传真机等；4、沟通技巧要具备较强的对内、对外的沟通能力，使总经理的各项指示、计划、意愿得以顺利、快速地贯彻和执行；5、综合素质能严守机密、恪尽职守、吃苦耐劳，具有团队精神，忠实于自己所服务的组织，与各部门的中层管理人员以及集团相关的企业、团体保持良好的合作关系。总经理秘书提升工作效率的五种方法总经理秘书的工作既繁多而且细节化，因此稍有

6、疏忽哪怕是工作效率稍低一些，都可能影响总经理的工作，甚至影响企业的形象与运营等。如何提高工作效率呢？推荐五种方法，以作参考：1、工作标准化，程序惯例化如果没有特殊情况，尽量在每个工作日的同一时间段内，做同样或同样性质的工作。如果秘书能把自己的工作任务标准化，就能在有限的时间内完成更多的工作，或者有更多的剩余时间完成其它临时性工作。如为了不便打扰领导的正常工作，同时又保证各类文件的呈报和及时处理，可以规定每日早8：00，中午12：00，下午15：30和晚上18：00分别进领导办公室呈报、处理有关文件等。2、集中精力，批量处

7、理在同一时间段内做类似的工作。如在同一时间段内集中拨打电话，将各部门会议时间地点和其他几个事项一并通知，把需要复印的文件积攒在一起，然后集中复印等，这样，既可以节约时间，又可以提高工作效率或质量。3、审时度势，重新分配要分清工作的轻重缓急。面对紧急和重要的工作，要先办理；重要而不紧急的工作，先做重要的工作；不重要和不紧急的工作，可以另找时间做，或者找他人做；自己不擅长的工作，而且该工作也不保密，可以与别人交换工作来做等。4、主动预测，未雨绸缪总经理秘书可用预测的办法来减轻工作压力、舒缓工作节奏。如次日14点总经理要召开经

8、营分析会，作为秘书，除及时发出通知外，在次日10点左右要将上次会议的记录以及其它报表等从档案柜内找出来，放在总经理的办公桌上。如果任职者能更好地预测明天会做哪些工作，他就能更好地完成本职工作。当然，也不能把第二天的工作日程根据预测，安排得满满的，因为不管你的预测能力如何强，第二天总是会有些突发事情需要处理，因此要留出