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时间:2018-10-12
《2017年重庆宏工展会管理规定》由会员上传分享,免费在线阅读,更多相关内容在应用文档-天天文库。
1、2017年展会管理规定及实施细则一、总则明确公司参展标准和操作流程,掌握国内外的大型专业展会的行情,持续改进和完善公司展会的组织、开展和管理工作。二、适用范围本制度适用于展会的组织、信息收集和参展的程序管理。综合办行政管理员为展会统一负责人,原展会负责人赵业水与刘建开应与综合办行政管理员进行工作交接,并负责给综合办行政管理员提供之前参加过的展会相关资料。三、展会操作规程(一)国内展会参展操作规程第一步:收集资料。收集与本公司业务相关的专业展会信息,并与展会组委会取得联系,向其索要参展指南以及参展注意事项;第二步:确展。经公司研究后确认参展及参展人员,筹备参展计划及人员分工;第三步:
2、签订合同。与展会组委会联系、洽谈合同签订事宜,合同签订后,催促对方尽快确认展位;第四步:签订广告合同。与展会组委会联系,确定本次会议的广告代理商,如需广告宣传,经公司领导批准同意后,与其联系并签订合同,办理相关事宜;第五步:办理参展商证、参观证。摊位确认后,向组委会询问参展商证和参观证办理的有关事项,确定参观人数后,酌情办理参观人员的证件;第六步:预订房间。展位确认后,尽快预订房间,房间尽量订在展区附近或交通便利、价格适中的酒店,做到既节省费用又方便与客户洽谈;第七步:展会筹备。在展前的筹备时间内,参展人员按展会方案分工实施完成;第八步:展前动员。展前要求召开参展会议,以确保参展过
3、程中万无一失;第九步:参展总结。将各人汇报附在材料后归档,并将所有带回的客户名单输入公司客户名单,所有影像资料,在电脑中存档;第十步:存档。将所有展会的资料汇总装订成册,经董事长审批后存档,要求在电脑和档案橱中各保存一份;第十一步:落实政策补贴。根据国家、省、市相关规定办理相关手续,积极申报各项扶持政策。(二)国外展会参展操作规程第一步:收集资料。通过因特网和各类信息刊物收集与本公司相关的专业展览会,特别是国际专业展览会;与展会的组委会或中国承办方联系,向其索要参展指南及注意事项;第二步:确展。经公司研究后确认参展及参展人员,筹备参展计划及人员分工;第三步:签订合同。与展会主办单位
4、或组展方联系洽谈签订合同事宜,合同签订后,催促主办单位或组展方尽快确认展位;第四步:签订广告合同。与展会组委会联系,确定本次会议的广告代理商,如需广告宣传,经公司领导批准同意后,与其联系并签订合同,办理相关事宜;第五步:展会筹备。在展前的筹备时间内,各人按展会方案的分工实施完成;特别注意如参展形式为特装展的,应做好展台的设计、搭建工作;第六步:签证办理。摊位确认后,向主办机构询问签证的有关事项,督促参展人员办理护照,要求对方寄发邀请函,随后安排办理签证;该项事宜由组展方统一办理的,应积极配合提供相关证件;第八步:预订房间及往返机票。展位确认后,应尽快预订往返机票及房间,房间应尽量订
5、在展区附近或交通便利、价格适中的酒店,做到既节省费用又方便与客户洽谈;第九步:展前动员。展前召开参展要求会议,以确保参展过程中万无一失;第十步:参展总结。将各人汇报附在材料后归档,并将所有带回的客户名单输入公司客户名单,所有影像资料,在电脑中存档;第十一步:存档。将所有展会的资料汇总装订成册,经董事长审批后存档,要求在电脑和档案橱中各保存一份;第十二步:落实政策补贴。根据国家、省、市相关规定办理相关手续,积极申报各项扶持政策。四、展会管理实施细则(一)参展目的企业形象和品牌推广、产品展示、市场宣传和信息收集。(二)参展原则1)参加展会应本着严谨、经济、实效、符合市场战略的原则,避免
6、盲目、冲动及铺张浪费的参展行为;2)参展前应认真了解展会信息,仔细阅读参展商手册,并做好真实性调查等风险防范工作;3)参加展会应做详细周密的策划,包括展位的选择、展台的布置方案、广告的发布、目标客户的邀请等;4)除布展工作外,应强调参展人员的作用,做好明确的职责分工和展前培训,展示公司团结、专业的良好形象,把握商机;5)展会应与市场拓展紧密集合,国外展会是我公司拓展市场区域接触客户的主要途径之一,展会后应及时、积极跟进,做好后续宣传和客户开发工作;6)展会结束后应做效果分析并提交总结报告,积累参展活动经验。(三)年度展会计划组织展会负责人应在每年12月份对下一年度展会的信息进行收集
7、,并整理为《展会信息报告》,发给国际项目部,国外展会具体市场调研由国际项目部负责,国际项目部对收集后的展会信息应做初步的评价,对其相关性、影响力、往期信誉和效果进行分析,选定目标展会;综合办行政管理员负责在每年1月份根据各项目部意见,整理、确定本年度《展会信息及参展提案》报公司领导研究确定,企划法务室赵业水与采购履约部刘建开负责协助综合办整理《展会信息机参提案》。1)信息调研综合办行政管理员应对目标展会做详尽的信息调查,包括:主办方、承办单位、举办时间、展馆位置、承租
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