对新形势下如何做好企业电子档案管理的思考

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1、对新形势下如何做好企业电子档案管理的思考超磊（内蒙古电力勘测设计院内蒙呼和浩特010020）摘要：随着信息化建设的不断深入，计算机被广泛应用于企业的各个方面，大量电子文件的涌现使得档案管理工作由传统转向现代化成为必然。此文从对电子文件和电子档案含义的诠释入手，分析了电子档案对传统档案管理模式的影响，通过对电子档案的管理现状及存在问题的讨论，引发如何做好企业电子档案管理工作的思考，提对策，以期通过有效措施的实施，达到提升电子档案管理水平，更好地服务企业、造福社会的目的。关键词：新形势;企业电子档案管理;思考随着社

2、会步入电子信息时代，信息化在为企业创造巨大利益的同时，也给传统的企业档案管理工作带来巨大挑战，最直接、最严峻的冲击就是电子文件的大量涌现。在这种形势下，电子文件如何归档？电子档案如何管理也就成了档案部门面临的新任务、新课题。思考和研究新形势下做好电子档案管理的对策,使企业的真实历史记录在电子时代得以传承和完善，是每位档案工作者责无旁贷地任务。1电子文件和电子档案的含义电子文件是指在数字设备及环境中生成、以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。其区别于纸

3、质档案的明显特征有：数字化、非直读性、共享性、易改性，以及对设备的依赖性和非实体归档等。具有保存价值的电子文件，必须要归档保护，由此产生电子档案。2电子文件和档案对传统档案管理模式的影响电子文件的产生和广泛使用对档案工作产生了很大的影响，使档案管理工作实现了数字化、网络化和全息化，对传统的管理模式产生深远的影响。首先，是档案载体的转变。电子文件以体积小且信息存储量大的磁性、光学材料为载体。与传统纸质档案的载体和信息的“二位一体”不同，电子档案的信息与载体之间脱离了原有的一一对应关系。不仅可独立选择不同载体，而且

4、还能脱离原载体实现数据传递和处理。其次，是档案分类的变化。旧有的纸质档案关于文书、科技、产品、基建、会计、人事等传统分类方案被打破，取而代之以企业信息集成系统中各个管理模块、流程的设置，一份完整的档案信息分散在几个管理系统中，计算机依照规定指令根据工作0标随吋设立和调整类0。第三，是归档方式的改变。电子档案可以在文件办理结案后随时归档。这不仅可以避免文件漏归，保证归档率和完整率，另一方面也符合电子文件自身的特点，快速便捷，还可以避免档案的流失和病毒的破坏。第四，是档案保管方式的不同。不再只以卷盒和柜架为装具，更

5、多的经过档案人员鉴定归档的电子档案信息将存入“虚拟库房”。3电子档案的管理现状可以说，电子档案在世界范围内也是历时不长的新鲜事物，国际上对电子文件及其归档后形成电子档案的管理非常重视。如美国学者提出虚拟档案的设想：认为在今后的十年内，社会所建立的几乎所有机构的档案，都将采用电子制作和传递。澳大利亚采用分布式管理方针，不主张电子档案集中保存，要求存放在各形成单位，但要受档案馆指导、监督。挪威承担了北欧国家共同的“电子文件管理工具（TEAM）”项0的开发，以解决电子文件对设备的依赖性问题。加拿大等国，采取“提前介入

6、”措施，使档案管理的要求向前延伸到文件管理工作中。而我国的电子档案管理尚属探索阶段。2004年国家颁布的《电子文件归档与电子档案管理规范》虽然对电子档案管理工作奋一定的指导意义，但较为粗略，实践中还冇许多技术和安全性的问题冇待解决。4电子档案管理中存在的问题4.1对电子文件归档问题重视程度不够由于受传统理念的影响，一些企业偏重或者说＞」惯于纸质档案的收集和管理，面对电子文件的涌现，固守传统的档案实体管理模式，任由电子文件自生自火，造成大量档案资源流失。4.2电子文件产生方式各异，管理软件不配套由于企业各部门的文

7、件都在自己的系统里运行，且各个系统的数据标准、结构等都不尽相同，所产生的电子文件存储格式、著录内容千差万别，很难做到信息和知识资源的自动交换、共享，形成大量“信息孤岛”。4.3档案管理人员素质奋待提高从0前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，无法对电子文件、电子文件归档及其归档后形成的电子档案进行有效管理。5如何做好企业电子档案管理工作针对电子档案管理工作中存在的实际问题，笔者认为应该从理念、技术、制度、人员四方面入手，有的放矢，才能有效提升

8、电子档案管理水平。5.1以创新理念为指引思想是行动的先导，理念问题是实施档案冇效管理的首要问题。创新理念,不仅指档案工作人员，还包括企业的领导及文件工作者、计算机技术人员等。首先通过观念创新，使企业从上之下摆脱传统管理理念的束缚，真正认清电子档案管理的重要意义。其次，重点从电子文件的收集、积累等基础工作入手，对电子文件管理“提前介入”，从源头做起，从而保证电子文件的归档质量、有效保存和