基于服务与管理意识的高校二级学院行政办秘书的能力培养

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1、人才资源幵发2016,22,21基于服务与管理意识的高校二级学院行政办秘书的能力培养郑巍浙江大学宁波理工学院导出/参考文献关注分享收藏打印摘要：二级学院是高校开展各项工作的重要窗口，办公室行政秘书作为窗口的重要成员，对推动高校的办事质量和效率具有重要影响。笔者主要针对棊于服务与管理意识下，高校二级学院行政办秘书的能力培养进行分析和阐述，希望给予我国高校以参考和借鉴。关键词：行政秘书;高校二级学院;服务与管理意识;二级学院主要是从事管理、科研以及教学等工作的重要单位，而行政办则是学院重要的工作窗口，其中行政秘书的主要职责是处理办公室一些综合事务，是学院行政管理的关键助手和参谋。

2、同时也是联系学生和教师的纽带和桥梁，起到联络内外、协调左右以及沟通上下的作用，对促进学院发展起到关键作用。行政秘书还要遵从为广发师生提供服务的宗旨，以热情和积极的态度投入到工作中，进而强化办事质量，提高个人能力。、强化行政秘书的服务意识1.为领导服务。行政秘书要为领导提供服务，并II做好领导的帮手和参谋，及时领会领导的意图，跟随领导的思路开展各项工作，保证相关工作的有序以及顺利开展。同时，行政秘书还要积极主动地了解院校的相关信息，对其进行整理和分析，及时向领导汇报，进而为正确决策提供可靠依据。1.为教师服务。行政秘书要为教师提供服务，做好后勤工作，树立为教师服务的正确思想，与

3、教师建立和谐的关系，并且向教师传递有关院校的相关信息。同时还要建立以及完善教师档案，在岗位变动、财务报销、课题申报、教师培训、年度考核以及职称晋升方面为教师提供帮助。行政秘书还要积极为教师解决问题，为教师提供便利，如果遇见自己无法解决的问题，要与教师做好交流，并且逐层上报。2.为学生提供服务。行政秘书还要为学生提供服务，在承担教学工作的同时，也要承担育人的责任，耐心解答学生的问题，保证在学分、处分、评奖评优以及学位授予等方面做到冇章可依。对于生活以及学习屮存在困难的学生要及时给与帮扶，用乐于奉献、爱岗敬业的态度教育学生和影响学生。二、提高行政秘书的综合能力1.表达能力。表达能

4、力主要包括语言表达和文字表达，其中语言表达是行政秘书的重要能力，无论是协调还是传达工作，都需要较强的语言沟通和表达能力。因此，行政秘书一定要勤学多练、善于积累，丰富自身的知识储备，可以简明地传达通知以及汇报工作，进而提高办事效率和质量。文字表达是信息传递和思维描述的活动，是行政秘书传递学校决策以及领导意图的重要方式。因此，行政秘书一定要在实践屮不断提高自身的文字表达能力。2.独立工作。行政秘书需要具备一定的独立工作能力，其中包括善断能力和计划技能，在日常管理中，行政秘书需耍第一时间做出判断，并且制定科学以及合适的办法，果断执行。行政秘书还要善于思考，在实践中不断总结新办法和新

5、经验，虽然二级院校任务繁重、工作众多，但行政秘书只要具备一定的独立工作能力，就可以独当一面，处理好各项事务。3.协调沟通。协调沟通是行政办的重要职能和基本要求，是衡量管理质量好坏以及效率高低的重要标准。行政秘书是领导的延伸和补充，是帮助领导理顺关系、化解矛盾的重要助手，其工作范围涉及较广，同时需要交际的人员也更多。从院校学校、教师到领导，从校外企业到校内职能部门，都需要行政秘书进行交流和协调。因此,这就要求行政秘书要具有良好的协调和沟通能力，对外协调合作单位、兄弟院校以及职能部门的关系，对内协调师生、领导的关系。同时，行政秘书还要准确及时的融洽关系、消除矛盾以及沟通信息，消除

6、一些消极因素，为二级院校的科研和教学工作营造协作有序、宽松和谐的环境，促进院校各项工作的顺利开展。1.自我控制。由于行政办琐事众多，在日常工作中，行政秘书容易激发一些负面情绪。因此，要求行政秘书在工作中要具有良好自控能力，进而处理好人际关系和各项工作。首先，行政秘书要重新认识自己，多听取别人的建议，并II不断改进自己的不足之处。其次，行政秘书要真诚对人、宽厚待人、虚怀若谷、在工作屮要善于控制情绪、宽容大度、沉着冷静、与人友好相处，关心群众、热爱集体。再次，在与同事和领导接触的过程中，要准确把握分寸，以礼貌和谦虚的态度对待其他。最后，行政秘书还要具有稳定的心态，可以果断、敏捷、

7、从容、镇静的处理各种问题，按照规程办事，公正以及客观的解决问题，以平和的态度和严谨的姿态为院校服务。三、结语随着高校改革的持续深入，高校管理也逐渐得到优化，行政秘书团队的建设还需要不断完善和提高。同时，行政秘书需要以二级院校的发展为工作重心，兢兢业业、踏踏实实的做好各项工作，强化业务能力、加强自身学习，进而为二级院校的发展做出贡献。参考文献[1]吕瑷珲，王万能，唐海燕.高校院系行政秘书工作特点及探索[J].吉林省教育学院学报，2013(7).[2]陆玉发.浅析高校教学管理屮的教学秘书[A].第三W世纪之