公文写作步骤

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1、公文写作的步骤商务文书写作需要经过六个步骤：制定行动目标、确定文章的正式程度、确定文章的整体风格、确定层次结构、列出文章大纲、撰写文章初稿。以下对这六个步骤的要点做详细说明。一、制定行动目标在撰写某一个商务文书之前，应该首先回答一个问题，即希望该文书的对象收到文书后采取什么行动，这个问题的答案就是撰写商务文书的行动目标。1.制定目标的误区在撰写商务文书时，考虑的行动主体是收取商务文书的一方。因此，撰写商务文书表达的意愿是“被动目标”，对方的实际行动才是“主动目标”。很多人撰写商务文书时往往陷入一个误区，把自己的被动目标当做主动目标，也就是只关注自己的主观想法或需要完成的

2、工作任务，而忽略接收文书的对方的感受。认识到这个误区的存在，就要想办法将被动目标转变为主动目标。这就需要再问自己一个问题：作为商务文书的撰写者，我们在乎什么？换言之，我们从撰写商务文书、正确传递信息、获得对方行动响应的过程中，能够收获什么？只有将撰写者在乎的内容与希望对方采取的行动保持一致，才能有效地把被动目标转化为主动目标。2.避免误区的案例下面以一个总经理组织召开公司全体秘书会议的邮件为例。在某公司中，总经理让他的秘书准备组织全公司秘书开会，要求她在确定时间和地点之后，发一封邮件告知所有秘书。这封邮件就是一个商务文书。在撰写邮件的过程中，总经理秘书的行动目标是“让所

3、有秘书都参加会议”，而不是简单地通知会议的时间和地点。因此，在邮件中仅仅明确会议的时间和地点还不够，这样并不能确保所有秘书都按照要求参加会议，而应该进一步要求所有秘书在会议前一个星期确认是否参加会议。要想写好这个商务文书，总经理秘书需要把被动目标转化为主动目标。总经理秘书在乎“所有秘书都按时参加会议”这件事情，原因是总经理的交代，如果秘书没有到齐，就意味着自己组织工作失败。换言之，总经理秘书希望在总经理面前表现良好，就需要确保会议顺利组织成功，而组织成功的标志之一就是人员到齐，所以总经理秘书需要其他秘书给一个能否与会的确认回复，这就成功地把被动目标转化为主动目标。二、确

4、定文章正式程度确定文章的正式程度时，需要把握以下内容：1.判断依据：正式指数判断商务文书中应该采用的正式程度时，可以应用“正式指数”操作。正式指数主要根据以下三个问题确定：●撰写者本身是否了解目标读者？●目标读者的地位比撰写者低吗？●商务文书的内容是好消息吗？商务文书的撰写者需要就这三个问题的实际情况，在1－10之间予以打分。例如，特别了解目标读者的为10分，比较了解的为7、8分，不了解的甚至很不了解的为1－3分；给下属写文书则为10分，给平级写则为5分，给上级写则为1分；内容为好消息则为10分，坏消息则为1分。三个问题的得分之和越低，相应的商务文书应该越正式。2.正式

5、程度的表现了解了正式指数的内容之后，就需要了解商务文书正式程度的表现方面：形式形式是指商务文书采用的媒介形式，例如电子邮件、书信或便签等。媒介形式不同决定商务文书的体裁、格式以及称谓的具体内容。按照正式程度划分，宣传册、政府公文、带抬头的信件、请柬以及行文正式的电子邮件附件都是正式的商务文书，会给目标读者受到重视的感觉。一般的电子邮件和便签则属于非正式的商务文书。称谓称谓就是指对目标读者的称呼。语气语气是指在撰写商务文书的过程中采取的口气，有轻松愉快和凝重严肃之分。三、确定文章总体风格撰写商务文书的第三个步骤是确定文章的总体风格。1.把握依据：游说矩阵把握商务文书的总体

6、风格时，可以依据游说矩阵。如图1所示，在游说矩阵中，纵坐标表示资源的充足程度，即沟通内容是否在目标读者的资源及能力范围之内，是否强人所难，横坐标代表商务文书的撰写者与目标读者立场的一致程度，即双方是否相互认可。这两方面的因素共同决定了商务文书的总体风格。图1游说矩阵由此可以看到，商务文书的总体风格可以分为四种类型：第一象限的简单型，特点是撰写者与目标读者立场一致，并且资源充足、不存在障碍；第二象限的说服型，特点是资源充足，但撰写者与目标读者立场不一致；第三象限的艰难型，特点是撰写者与目标读者立场不一致，资源也不充足；第四象限的解决问题型，特点是撰写者与目标读者立场一致，

7、但资源并不充足。2.总体风格设定根据游说矩阵的分析结果，可以按照以下方式来把握商务文书的总体风格：简单型简单型商务文书的总体风格是以罗列事实为主。简单型商务文书的行动目标对目标读者的难度不大，并且立场也保持一致，所以在内容上只要告诉目标读者要发生的事情即可，篇幅可以尽量简短。说服型由于说服型商务文书的行动目标与目标读者不一致，撰写者需要改变读者原来的想法和认识，尽管资源状况充足，仍然需要与目标读者进行反复沟通。因此，这类商务文书通常篇幅较长，简短的形式无法表达清楚，并且需要突出强调撰写者的利益所在，充分分析自己观点或想法的优势和好处，以达