档案管理要“两条腿”走路

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1、档案管理要“两条腿”走路：档案管理要因地制宜，采取电子档案与纸质版档案同时存在的“两条腿”走路的方式。　　关键词：档案；档案管理；两种方式　　　　众所周知，档案是人类社会各种组织与成员，通过有意识的创造性劳动而逐步形成、积累并保存下来的有价值的文字、图像和声音等各种形式的原始记录。同样，从事高等教育的电大势必也会形成自己的教学、科研、学籍等内容的档案资料，广播电视大学也不例外。由于受电大建校初期的地位和发展过程中的诸多因素的影响，档案管理比较薄弱。随着广播电视大学的正规化发展，档案管理也要走标准化道路。所谓的标准化，就是按照国家与地方标

2、准实施档案管理。而随着信息化的发展，档案管理的信息化程度也在提升，档案管理的标准化就具有信息化管理的要素。信息化方式的档案管理相对于传统方式的档案管理，是在新思想、新观念指导下，高层次、高境界的一种管理模式，是一种更为标准的档案管理形式。与传统的档案管理一样，这种标准化下的档案材料同样会涉及材料的归档、储存与提取，但是在资料的使用上，标准化管理却借助了信息化手段，利用X络信息技术，实现了材料的超文本化，实现了数据库的共享以及在安全、有偿基础上的开放化。　　信息化的档案管理模式是一种全新的、先进的档案管理模式。它对包括档案材料在内的所有智

3、力和资本进行综合判断、决策并进而实施全面管理的一种全新的模式。原始的档案管理模式需要巨大的人力、物力和财力，往往需要管理人员在很长一段时间内对材料进行采集、组织、分类、检索和存储，浪费大量的时间和精力，而且难以杜绝各种失误的发生。随着信息X络技术的发展则有效地改变了这样的状况，节省了大量的时间和财力，但是信息技术的应用需要管理者具备一定的能力和素质。原始材料，需要档案管理人员的采集、组织、存储、检索、开发、利用和再生产过程，并且集中和利用一定的财力和物力资源，通过计划、管理、协调、控制等来完成的管理活动。由于X络化和开放化的需要，需要对

4、管理要素潜质的发掘及高效运用，这就要求档案信息资源管理在组织形式上高度集成，在管理对象上不再限于档案实体本身，而是信息化的拓展和共享。电大的档案管理模式要实现标准化，不可能一步到位，我们应当立足校情、明确目标、逐步推进、不断完善。目前，可以实行专职档案管理人员的素质提升、在做好纸质档案管理的基础上，逐步实现电子标准化。有条件的学校，对于各类档案资料实行同步鉴定、逐步归档、分批著录、同步整理与同步利用。　　然而，鉴于条件的限制，以及使用档案资源的需要，传统的档案管理形式也得保留，就目前和今后相当长的时间内，电大档案管理要“两条腿”走路——

5、电子档案与纸质版档案同时存在。两种管理形式需要相互补充、相互保证。无论是哪种形式，都需要学校设计出一种科学合理的管理流程，要精设计、科学规划，对于管理档案中的各个环节都要做到规范化管理，切实提高管理者的档案管理水平和使用效率。　　在目前条件下，电大档案管理可以采用两种模式。一是按档案管理的经验，规制收发文的登记、材料的分类归档、按一定顺序编排整理。建立材料的收发文的登记制度，要做到文件正本需有主管领导阅示后，再归档借阅等，及时规制档案管理的基本要求。否则，极易造成文件等材料的截留，造成档案的收集不完整，乃至丢失。广播电视大学的档案管理工

6、作人员，在日常的工作中，要将各种文件材料整理好，要明确清晰、收集齐全，特别是学籍注册等重要材料。各类材料要按照档案管理的标准要求，及时进行整理、正式归档、装订美观。另外，在文体格式上要做到科学规范，对于档案用语、行文规则要规范。　　学校的档案只有经过按照严格程序整理规范后，才能保持其应用性，才能使各部分之间的有机联系保持完整、畅通，从而实现档案的系统性，体现其价值。　　另一种模式是针对现在档案管理工作中文字纸质材料和电子文本的并存状况，要避免其混乱，就要进行一体化管理模式。由于要与电子化标准管理接轨，因此规制一定要按序整理，要做到从档案

7、的纸质收集、分类、整理到电子化著录、编目等，二者的每个环节都力求做到统一标准、整齐划一，以达到编目清楚、分类科学。　　广播电视大学不同于其他学校，其生源种类广泛，类别多样，而且学生人数庞大。因此，学籍信息量比较大。如果按照原来传统的人工方式进行管理，很难有效地对毕业证书等进行查询和管理。　　自2001年9月开始，在教育部的具体指导下，电子大学系统进行了统一的电子注册，利用电子X络进行管理，实施学籍档案入X，这是电大档案管理的一个里程碑。这样就将所有学生的学籍档案信息都集中在计算机平台上统一管理，不仅方便了学校的管理，通过X络迅速查验毕业

8、证和学籍，还能对社会各种用人单位提供了更为便捷和丰富的服务，使得学校、毕业生、用人单位，三者之间更好地进行沟通和联系。　　综上所述，随着信息技术的不断发展和进步，广播电视大学档案管理工作方式迎来了新的转变，