大数据时代下电网建设项目档案工作转型升级的思考

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1、大数据时代下电网建设项目档案工作转型升级的思考（国网江苏省电力公司经济技术研究院210008）引言：随着“大数据”时代的来临，档案日益成为加快实现治理能力现代化、提升企业核心竞争力的重要内容。传统的企业管理模式随着“互联网+”的普及面临诸多挑战，而企业档案也从传统档案的保管和利用拓展为信息资源的智能化管理。作为电力企业最重要的档案类型之一的电网建设项目档案，加快应用数字化和网络化技术，推进档案信息化建设，也是适应时代和企业发展的必由之路。关键词：大数据；电网建设；电子档案；1、电网发展对档案工作提出了新要求随着全球能源互联网战略的实施，“十三五”期间岡家电网将优化同

2、步电网格局，电网建设任务也会更加繁重。如何整合资源、强化指导，使多个电网建设项目在短时间内完成收集、整理和归档，并提高电网建设项目档案的使用价值和利用效果，是档案部门亟待思考的问题。2、加强电网建设项目档案信息化建设的意义档案信息化管理是利用现代化的技术手段将纸质档案进行扫描，并转化为可用计算机操作使用的电子档案信息库，实现档案信息接收、传递、存储、利用以及信息共享一体化。这是传统实体档案保管模式，向档案数字化形式的转变。2.1提高效率电M建设的快速发展使得电M建设项目档案资料越来越多，传统管理方式不利于查阅和检索，纸质档案多次使用后易造成破损，不利于档案的长期保存

3、，同时利用效率也不高。将传统以纸质载体为主的档案转为机读档案，查阅和检索则更为方便快捷，摆脱了时间和空间的制约，避免了反复印制资料造成浪费，从而提高使用者的工作效率。2.2提升档案价值信息化的档案资源可多平台、重复利用，从而提升了电M建设项目档案信息资源的利用价值，为工程后期改扩建、检修等工作提供信息服务，创造出更好的经济效益。3、以多种举措加强电网建设项g档案信息化管理3.1广泛宣传，增强服务意识加大对电网建设项0档案信息化管理的宣传力度，强化档案管理过程中的服务意识，促使参建单位按相关规章制度完成工作，共同做好电网建设项0档案的信息化工作。同时对参建单位实行相应

4、的奖惩机制，对工作不到位、不及吋的单位进行一定的处罚，督促档案信息化工作的有序进行。3.2对纸质档案和电子文件同时提出要求虽然电子文件资料自工作中大量产生和应用，但其凭证和法律作用尚不能取代纸质文件，在较长吋间里，电子文件和纸质文件仍将继续并存。因此，0前电力系统也是实行纸质文件资料、电子档案资料双轨运行。在档案交底吋，在对纸质资料提出要求的同吋，及时向参建单位提出资料数字化的具体要求。要求参建单位依照统一格式、分辨率等扫描资料。预组卷的同吋，根据资料组卷情况逐步完成相应资料的数字化，根据工程项0活动不同的阶段，不间断对电子文件的内容、背景等元数据信息进行收集。3.

5、3做好原始数据的采集和归档做好现场资料数据的收集工作，通过扫描仪等设备将施工过程中的技术资料等转化为数字信息进行保存，避免因工期跨度较长造成资料的损坏。之后将电子档案录入档案信息平台，确保纸质文件资料、电子档案资料互相印证、冋步完成。3.4实现全程管控的电子档案管理模式电网建设过程较长，涉及参建单位较多，因受工程现场的诸多条件限制，施工过程中产生的一些资料不能通过企业内网及时归档。参建单位使用档案系统的离线客户端可以将施工中产生的资料随吋随地进行整理和录入，并实现电子文件的数据挂接。工程竣工验收后各参建单位可以将离线客户端的数据导入业主的档案信息系统，将实体档案与电

6、子档案同步移交。离线客户端的使用不但提高了工作效率，也不易产生资料缺失。3.5保证数字化过程中档案的质量电网建设项0档案信息化主要将纸质档案进行数字化，纸质档案的数字化是对档案资料进行扫描形成电子文档。档案的数字化管理是一项技术性和专业性较强的工作，在整个档案资料数字化流程中，要保证档案数字化各个环节的高效率和高质量，在具体工作中要注意几个环节：一是在扫描前要对案卷进行预处理，启钉、拆分时保证案卷的平整，排序无误；二是扫描过程要符合相关技术规范，确定合适的扫描方式和文件存储格式，一般文件格式采用PDF格式，.其优点在于能跨平台、保留文件原有格式，并且可以将字型、文字

7、、颜色、格式及独立于设备和分辨率的图像图形等封装在一个文件中，该格式支持特长文件，安全可靠性和集成度都比较高。此外，扫描后要保持文件原貌，字迹清晰不失真，幅面摆放端正，无漏扫、错扫信息；三是扫描后加强检查，确保档案原件齐全、完整，装订符合规范，不漏装、错装；四是数字化档案要与纸质档案之间要建立可靠、准确的标识关系，要一一对应，避免产生遗漏或重复现象，最大程度发挥数字化档案的功用和优势。3.6加强过程管控对档案数字化的相关工作指定专人负责，保证工作的连续性。在电网建设项0档案实现“四同时”时，在关键节点检查纸质资料的冋吋检查资料信息化的情况，对施工过程资料全过程跟