浅谈油田企业档案基础工作在现代化管理中的重要性

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1、浅谈油田企业档案基础工作在现代化管理中的重要性　　企业管理的重要组成部分是企业档案管理工作，促进油田发展的推动力是油田企业档案管理工作，也是油田进行勘探、生产等活动的基础，是让油田企业进一步发展、做强做大的前提保证，为了让油田企业更进一步的发展，为国家守护好能源大动脉，在本文中就油田企业档案管理基础工作在现代管理中的重要性进行了分析。　　一、档案信息现代化管理的必要性　　自从油田企业中建立档案室之后，直到上世纪末，对企业档案管理的方式是传统的手工管理：接收、收集、整理、装订、存档等等工作都是以人力为主的工

2、作方式。档案使用者进行档案的查借阅等都必须进入档案室，然后根据有关单位开具的介绍信以及领导的批示，先对卷内目录进行查找，然后在进行实体卷宗的查找。随着油田生产建设规模的不断扩大，企业产生的档案越来越多，在使用传统的方法对档案进行管理很显然不太现实。进入新世纪后，信息化技术得到快速的发展，档案的数字化建设得以实现，档案管理手段的现代化水平在不断地提升：现今对档案进行查阅只需要通过授权，使用计算机网络在办工桌前即可以完成，在节省大量时间的同时还让人力物力的使用大大的降低。因此，油田企业档案信息现代化管理必须坚

3、定不移的推进。　　二、实现档案信息现代化管理必须从档案基础工作做起　　第一，当前油田企业的档案内容比较复杂，数量比较多，而且还具有很长的时间跨度，这样要是对资料进行查阅的时候很不方便，需要花费大量的时间；长时间以来，不丢失的原则是保管档案管理工作的原则，在这个理念下，油田企业的档案长时间的处于封闭之中，致使出现一卷文件存储多个单位、地点，资源浪费的现象比较严重。第二，长时间以来由于油田企业档案管理的工作不平衡，由于积累的历史档案规格、立卷有不同的要求，致使档案编号一直没有统一起来，对档案的检索来讲极为不利

4、。第三，标题，缺乏其它基本的信息或不能对其中的内容进行完全的反映，有很多档案由于标题或者联盟其它信息字段的内容难以被检索，因此没有被有效的使用。第四，在对档案进行信息化的时候存在的问题：使用手工的方式进行目录进机，经常出现人为的失误；录入的数据不完全正确和完整，让计算机进行检索的时候难以检索到；没有先进的数字化工具，如在对建筑档案进行数字化的时候需要外包来完成，这些对档案数字化的质量造成严重的影响。第五，有的油田企业在最近几年连续使用几个文件管理系统软件，这让档案存在于多个系统软件里，没有正确的进行管理；

5、在对数据进行迁移的时候时常出现数据丢失的情况，致使出现档案不完整，检查不完全的恶果。第六、在油田企业中从事档案管理工作的人员没有较高的素质。首先，没有认真的对待工作，由于档案的信息化管理要求的科技含量比较高，这就对管理人员的素质提出了更高的要求。要想让油田企业档案提供的服务更加的高效、便捷，必须以基础工作为着手点进行。　　三、如何实现档案基础工作的规范化、标准化、科学化　　1、首先要强化档案业务基础工作　　第一、油田企业从现在起统一的对产生的档案进行管理和收集、鉴定、描述、存储等，并出台企业内部统一的标准

6、和规划。第二、对档案进行普查，对历史遗留问题进行整改。系统输入的字段要是不完整要进行补充，查缺补漏，尤其是涉及到文书、荣誉档案等有姓名的地方，对计算机管理实施时出现遗漏和效率低下的局面给予改正，这对档案科学的开发和利用极为有利，为数字档案管理的信息化创造有利的条件。这方面是档案管理中的基础工作，是让档案管理规范化、标准化、科学化实现的第一步。第三、让档案信息化管理的水平不断地提升。当前，目录信息已全面投入到机器中，对人为因素产生的信息丢失、输入错误等要进行彻底的改正。　　2、建全管理制度统一管理系统　　建

7、立科学的档案管理制度，让操作程序和质量控制体系更为规范，以保证档案的准确性、系统性，让档案的查考利用价值的进一步提升，加强档案管理和服务的提升，以便于档案信息资源更好的服务于油田企业的生产，为社会创造更多的利益。让档案管理系统统一，如今在油田系统中正在推行的“中石油档案管理系统”将对现有的管理系统进行充分的整合，在一个统一的平台上进行油田信息的发布，但是值得注意的是档案数据进行迁移之前一定要先对所有的数据进行核对。　　3、档案安全保护机制　　预防为主，防治结合的方针是档案保护的总方针。设置规范的文件保护环

8、境，严格执行仓库管理系统。不断地对实体档案进行修复和加固，让档案的使用寿命最大限度的延长。加强电子档案的安全性，采取行之有效的措施和手段，定期的对系统数据进行备份，要是档案数据比较重要，必须有两份并分开保存。除了建立数据恢复之外还要加强对病毒的防范，要是系统被病毒侵入，很有可能让数据被永久的破坏。　　4、提高档案管理人员的整体素质　　首先要对工作保持高度的责任感，档案管理工作并不是短时间的事情，我们要具有“负责历史，服务现实、