论电子档案的整理及其保护

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1、论电子档案的整理及其保护电子档案；整理；保护　　电子档案指的是在社会生活中形成的、包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等的文字材料，其以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体。电子档案的整理与保护工作是档案管理工作重要的组成部分，档案工作人员应适应社会与科技发展的需要，开拓档案管理的各项功能，创新思维，以科学的方法做好电子档案的整理与保护工作。当前，磁盘、光盘及磁带等是电子文件归档的主要类型，按档案种类分别进行整与理组盘是做好这项工作的关键。　　一、电子档案文件的特点　　与纸质文件相比

2、，电子档案文件呈现如下特点：　　首先，电子文件在阅读使用时必须要借助现代办公设备，这也是其与直观的纸质文件最大的区别。　　其次，电子文件的传递速度快。其处理与传递直接由计算机等现代办公设备迅速完成。　　再次，电子文件的共享利用不受距离与时间的影响。　　最后，与纸质文件相比，电子文件对保存的环境与条件要求不同，其对环境的温湿度与防磁性等条件的要求要远远高于对保存场地面积的要求。　　所以，电子文件的整理与保护需要有相应的技术与设备，并根据电子档案的特点等实际情况来具体工作。由此可以看出，电子档案管理

3、并不是一项简单的工作，是一项十分复杂的技术工程。所以，档案管理者要在认真研究与不断实践过程中积极探索电子档案的整理与保护的方法与技术，充分的发挥档案服务于社会事业的作用。　　二、电子档案的归档整理　　具备一只技术过硬的专业化的电子文件档案整理队伍，是开展档案管理工作的必备条件。当前不少档案工计算机技术掌握不够，还不能适应档案工作发展的需要。所以，组织技术培训和业务学习，尽快掌握信息管理自动化基本知识与技能，是担负起电子文件归档工作的首先要任务。　　首先，要转变传统观念，认真对待电子文件材料的收集

4、整理工作。随着每年电子数据的更新，在办公自动化条件下，在对公文实行电子信息处理时，对过期的数据应按档案室的统一要求由各业务部门进行鉴定、编目寄整理，并移交给档案部门保存及定期归档。一般可在年度或任务完成后进行电子文件的归档，并根据电子文件的存贮介质的质量、寿命以及技术环境条件等，一般情况下不超过2-3个月。　　其次，分类编目所收集到的电子文件。一个单位有多种多样的电子文件类别，必须进行科学的分类，才能对这些电子文件进行分门别类的管理。要结合本单位的专业与电子文件内容制定分类编号方案，并按门类划分

5、要求及分类编号方案的规定对电子文件进行划分，并把唯一固定的号码给予每份电子文件，使全部电子文件成为一个有机整体。当前，一般采取“双轨制”把电子文件与纸质文件转化为档案，也就是把纸介质与磁、光介质两种文件一起进行归档，使两套档案内容相同。使用不同的编目方法把其归档。档案部门应把相应的电子文件的编码与存址注在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中。另外，还需要在电子文件归档目录的“备注”项中也注明相应的纸质文件的存址与档号，这主要是便于利用时参照和互补。　　最后，对已分类编目完毕的电子文件固定

6、上架保存。档案管理人员把经过整理应归档的的电子文件存入磁盘或者光盘。把归档电子文件采用数据压缩工具进行压缩，但所采用的压缩工具及压缩过程必须统一规范。之后再将已确定的要归档的电子文件进行一次备份操作。一般档案室拷贝二套要保存的电子文件。一套保存，一套借阅。这主要是为其安全性与可行性考虑。然后再用专门的装具把这些磁盘和光盘装好，统一编号。再用档案管理软件为其制作目录，以便以后检索查询。　　三、电子档案的保护　　由于电子档案的主要载体是磁带、磁盘及光盘等，而这些介质在承受外界不利因素的能力不强。常常

7、由于保存不善而造成损坏、变形或破碎。即使不被损坏，而时间一长，其存储的信息也容易出现问题，导致电子文件被抹掉。而另一种情况是电子文件的管理人员违规操作计算机或不小心按错键，就会造成文件的破坏甚至被全部删除。因此，档案工必须使用专门的装具装载电子档案载体并进行有检测及维护。　　首先，为保证磁盘、光盘的稳定性，应把电子档案存放在具有防磁性能的装具中。电子文件载体与传统纸质载体不同，其防护设备与存放环境不仅需要在湿度、温度、防光、防水、防虫、防盗、防尘、防鼠及防雷电等方面加强管理外，还须在防强震、防磨

8、损、防病毒等方面下功夫。　　其次，要定期检测与拷贝电子档案，以确保电子档案信息的可靠性。每年应展开一次电子档案的定期检测工作，采取随机抽样或等距抽样方式来进行检测。首先进行外观的检查，看表面载体有无变形或者损坏的情况，表面涂层是否需要清洁和霉斑出现等。再进行逻辑检测，采用专用检测软件检测载体上的信息进行读写校验。检测发现的出错的载体，要及时进行更新与修正。　　最后，要定期拷贝电子档案，同时为确保档案的安全性，要把原件与拷贝件同时保存一段时间。必须对电子档案的检测与维护进行严格管理，维护、检测和拷