学校总务行政文书处

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1、學校總務行政文書處理：孟兆中(8800223)公文製作檔案管理出納管理：宋文菁(8800224)會計管理財物管理：馮雅筠(8800232)財物購置營繕工程：陳祈燕(8800101)校園規劃校園美化綠化：林明正(8800234)校園噪音防制文書處理壹、文書的意義及種類文書可分為廣義及狹義兩類。就廣義言，凡有關公務之文件均可稱為文書；就狹義言，係指公文程式條例所規定之公文。公文古稱官書，或稱為公文書。依照公文程式條例第一條規定：稱公文者，謂處理公務之文書，其程式除法律別有規定外，依本條例之規定辦理。要成為一篇公文，需具備以下兩個條件：一、實質條件：須因處理公務所製作的文書，方可稱為公文。二、形

2、式條件：須符合公文程式條例所規定的程式。程就是程序的意思，也就是什麼場合用什麼公文。式就是格式。公文依照發文者與受文者間之隸屬關係與上下位階區分上行文、平行文及下行文。所謂上行文就是下級機關對有隸屬關係的上級機關所行使的公文。所謂平行文就是同級機關或不相隸屬機關相互行使的公文。所謂下行文就是上級機關對所屬的下級機關所行使的公文。（一）狹義之文書：1.令：公佈法律、任免、獎懲官員，總統、軍事機關、部隊發布命令時用之。2.呈：對總統有所呈請或報告時使用。3.咨：總統與國民大會、立法院、監察院公文往復時使用之。4.函：各機關間公文往復，或人民與機關間之申請與答覆時用之。5.公告：各機關對公眾有所

3、宣佈時用之。6.其它公文前六種公文必要時得以電報、電報交換、電傳文件、傳真或其他電子文件行之。（二）廣義之文書：除包括前述之狹義文書外，尚包括報告、報表、簽呈、清冊、箋函、通報、手諭、牌示、傳票、收據、報告書、建議書、意見書、請願書、保證書、證明書、提議書、計畫書、契約書、會議紀錄、調查表、登記表、一覽表、統計表及其他各種冊簿表件等等。貳、文書處理程序事務管理規則第十條規定：各機關文書處理程序，分為下列各步驟：一、收文處理：簽收、拆驗、編號、登記、分文、傳遞。二、文件簽辦：擬辦、送會、陳核、核定。三、文稿擬判：擬稿、會搞、核搞、判行。四、發文處理：繕(打)印、校對、蓋印及簽署、編號、登記、

4、封發、送達。五、歸檔（一）收文拆驗1.凡書名親啟、親收或密啟之文件，應原封送收件人親拆，或送收件人指定之拆封人開拆，收文人不得開拆；2.應注意文件封口是否完整；3.拆封後，應點驗附件是否相符；4.附件應不與本文分離為原則；5.拆封後應檢視文內註明之發文日期，是否與送達日期或封套上郵戳日期相符；6.機密文電經指定人員拆封後，如原件須送主辦文書部門登記掛號者，應在原件上加註本件送奉親拆或本案由XX單位拆封等字樣，以資識別。（二）編號登記收到公文後，即應在來文適當空白處（通常在左上角）蓋上收文戳記、填明收文號數與日期，並在公文登記簿上有關各欄填上收文編號、收文日期、來文機關、文別及附件等。（三）

5、分文批辦文書編號登記後，即交由分文人員辦理分文工作，以確定該由何單位來承辦。（四）擬辦承辦人員收到文件後，應視案件之內容作適當之處理。（伍）擬稿凡屬必須覆文之案件或機關本身自動舉辦而發文之案件均須擬稿。（六）核稿文稿擬妥之後，應經核稿人員及單位主管核閱後，再行呈判。（七）判行判行人員若認為文稿正確無誤時，即予判行；反之若認為有須斟酌或修正之處時，應召詢主管處室主任或有關人員改正、或逕予修正後，予以判行。若因時效關係而須緊急處理者，得先發後判。（八）繕寫打字文稿經判行後，即可繕寫或打字。（九）校對文件繕就之後，應由專人依原稿負責校對。（十）用印簽署文件經校對後，即交有關人員蓋印簽署。機關公文

6、以電報、電報交換、電傳文件或其他電子文件行之者，得不蓋用印信或簽署。（十一）編號登記文件經監印人員用印後，即送文書人員編列發文字號，準備封發。（十二）封發文件經編號登記後，即可封口發出。（十三）歸檔存查文件及發文之文件經封發後，應將來文、發文文稿、連同附件歸為一束或併裝一起歸檔。參、文書處理的原則（一）權責要分明各機關應將處理文書的權責作明確的分工，使簽收、拆驗、譯錄、分文、承辦、核稿、判行、繕印、校對、蓋印、登記、封發等工作，均有明確的負責人，才不致產生相互推諉的現象，致降低文書處理績效。（二）辦理要迅速公文為機關推行公務之工具，而公務均具有時效性，因此文書處理要迅速，才能達到時效而提高

7、行政效率。（三）行文要適量機關行文要適量，該行文才行文，不必行文的應儘量減少。否則行文太多，會增加行政人員的工作量，甚至造成紙上談兵的現象，均會降低行政的績效。（四）要建立稽催制度各學校應建立稽催制度，指定單位或指派專人負責辦理公文稽催工作，以確保公文能於規定期限內迅速辦出，並於公文處理流程中隨時發現瓶頸之所在，以便檢討改進。公文製作壹、函的製作函的結構一律採用主旨、說明、辦法三段式。主旨為全文的精要，用以說明行文目的與