管理与文秘的关系

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1、©1994-2010ChinaAcademicJournalElectronicPublishingHouse.Allrightsreserved.http://www.cnki.net2008年3月第25卷第2期云南民族大学学报(哲学社会科学版)JournalofYunnanNationalitiesUniversityVol125,No12Mar.2008【收稿日期】2007-10-20【作者简介】纳勇(1955-),男(回族),云南民族大学副研究馆员。①“管理文秘”为教育部2001年下达于公共管理学科类的专业基础课

2、程教学任务,目前未见该名称的教科书或专著。【管理发展史】“管理文秘”职能的历史演变纳　勇(云南民族大学管理学院,云南昆明650031)摘　要:“管理文秘”为现代行政学概念,就其范围与职能而言,管理与文秘彼此交叉又不可分割,它是管理的一般原理在文秘领域中的特殊应用;管理文秘是事务管理、文秘人员在不同程度上进行着领导或管理者的管理活动。关键词:职能;管理;文书;秘书;管理文秘【中图分类号】C931.46　　　【文献标识码】A　　　【文章编号】1672-867X(2008)02-0120-03当今谈论到文秘职能或秘书职能时,无

3、非是办事、办会、办文、当参谋等,却忽略了管理在其职能中的含义。①这就从某种程度上减弱了该项职能的职业意愿与职业渴望(管理学中称为“职业性向”),以及“问责制”对该项职能依何进行“问责”的问题。为此,笔者在前人研究的基础上做扼要的论述,以期抛砖引玉。(一)管理在文秘中的含义。管理是一个大概念,社会上各行业都涉及有关管理的问题。管理概念在行政管理、公共行政、公共管理、秘书学的研究中运用得最多的是法国法约尔的管理五要素:“管理,就是实行计划、组织、指挥、协调和控制”,它是“一种分配于领导人和整个组织成员之间的职能”,是一个为达

4、到组织目标而依次成为的一个完整管理过程,这是从职能方面解释的管理。[1](P5)依据法约尔管理的职能意义,管理职能是管理人员在完成管理任务过程中系处于一定职务的人完成其职务的能力。[2](P12)从动态上又指为实现某一组织的主要目的,并对所必须的活动进行分组。这就有两种情况:一是以工作的内容和活动为核心,将性质相同的工作群称为职能,如行政职能、经营职能、财务职能、作业职能。二是将目的相同的工作群称为职能,如制造职能,销售职能、文秘职能等。故从最广意义上讲,职能与工作的含义相同,系指与一个职位相关的活动或工作。即我们常说的

5、职责与职权。这种职责与职权在掌握管理权任务中,是让工作完成而取得成果。这就需管理者有效地利用人力和物力去实现组织目标。组织目标是一切组织赖以建立和存在的前提,是维系一个组织发展的核心。组织目标从执行的角度可划分为法定操作的目标;从任务的角度可划分为工作目标和自身建设目标;从目标分解的角度可划分为总、分的目标;从职责关系的角度可划分整体、部门、单位、个人的目标;从时间角度可划分为长期、中期、短期的目标等等。因而,管理者或领导不能独立完成组织目标所有的工作任务,之所以需要团队的支持与管理。这就是说领导欲完成组织目标,必须通过

6、其他人来取得成果,同时也是管理在文秘中的涵义所在。即从计划、组织、指挥、协调和控制等管理过程理论中归纳出管理过程里面的文秘工作内容。这是在目前探讨得不太深不太广的问题。(二)关于文与秘的概念。为了“取得成果”,你的管理者(或领导、或经理等)会把任务的职责和职权授权给团队的成员,允许他们到后台来“管理”组织目标的执行过程。那么,最先决策与计划要授权的就应是文秘管理者(或秘书)。提起“秘书”这个词,很多人会从过去西方70年代的一些影片中想起下面两个老套的形象:一个是修抹着指甲的“浪女”,另一个就是狂热地守卫着领导办公室入口的

7、凶猛的“老龙”。这显然都不是当今的职业文秘的形象!值得注意的是,很多文秘管理工作者的不自重,缺乏自信和防卫心理正在加强人们的这种印象。这对文秘管理工作者外在形象的塑造有一定的影响。首谈“文书”。据《辞海》解释,一指文章书法;二指诗书古籍;三指公文、案牍;四指书信、—120—?1994-2010ChinaAcademicJournalElectronicPublishingHouse.Allrightsreserved.http://www.cnki.net契约。文书学研究人员取后二意表述为:文书是人类在社会活动中,由于处

8、理事务的需要而形成和使用的书面文字。这种文字的形成,主要是由于国家的形成,而国家的形成又标志着人类社会进入文明社会。人类的文明“始于标音字母的发明和文字的使用,直止今天。”[2](P12)故文书是人们在社会活动中用以表达意图、进行联系、记述情况和作为依据的内容,且较完整的文字材料。徐望之的《公牍通论》:“人类有政治之