陕西文书档案目录数据交换格式

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1、陕西省文书档案目录数据交换格式与著录项目细则的暂行规定1、范围本规定确定了文书档案目录数据库结构、数据交换格式、数据交换要求和著录项目细则等内容。本规定适用于本省文书档案目录数据库的建库。可作为编制相关档案管理软件、档案全文数据库和多媒体档案数据库目录管理系统及其他专门档案资料目录数据库的参考。亦可作为编制电子文件管理软件、目录管理系统的参考。2、规范性引用或参考文件GB/T7156-1987文献保密等级代码GB/T7408-1994数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法DA/T1-2000档案工作基本术语DA/T13-1994档号编制规则

2、DA/T22-2000归档文件整理规则SJ/T11268-2002网络信息分类系统标准（信息资源目录体系）陕西省档案局陕西省归档文件整理实施细则国家档案局编制全国档案馆名称代码实施细则(国档发[1987]4号)GB/T18894-2002电子文件归档与管理规范DA/T18-1999档案著录规则《中国档案分类法》19《档案分类标引规则》《中国档案主题词表》《档案主题标引规则》3、术语及定义下列术语及定义适用于本标准。3.1档案著录建立档案目录过程中，对档案的内容和形式特征进行分析、选择、记录并录入计算机的过程。3.1.1　文件级著录以一件或多件

3、文件为一个著录条目的著录。3.1.1.1　件归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件。文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；书刊、大事记、会议记录、文件汇集、报表、名册、画册、图册等装订成册（本）的为一件；来文与复文可作为一件，重要文件（如法律法规等）须保留历次修改稿的，其正本与历次稿（包括定稿）可为一件。3.1.1.2　多件未装订成册而题名又可概括的多份文件，如活页式会议记录、会议纪要、工作简报、呈阅件、非诉讼案件等可作为多件文件。　3.2案卷级著录19以互有联系的若干文件组成的一个或多个保管单

4、位为一个著录条目的著录。3.3著录条目档案著录的结果，由反映文件或案卷的内容和形式特征的著录项目组成。3.4著录项目揭示档案内容和形式特征的记录事项。如题名、时间、密级等。　3.5文件国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。3.6电子文件指在数字设备及环境中生成，以数码形式存贮于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理并可在通讯网络上传送的文件。3.7数据交换及数据交换格式数据交换是通过计算机实现数据在网络上或以磁带、光盘等作为载体所进行的跨平台、跨系统的交换。数据交换格式指用于档案目录数据

5、交换的数据格式。4.数据库结构与数据交换格式4.1数据库结构4.1.1　案卷级数据库结构序号著录项目字段长度选择191分类号不限可选2档案馆代码6必选3档号全宗号4必选案卷目录号3必选案卷号4必选分卷号2有则选4案卷题名不限必选5档案定位符12可选（向省馆移交的档案须著录）6解密划控4必选7保管期限4必选8时间起始时间5-10必选终止时间5-109关键词不限可选4.1.2文件级数据库结构4.1.2.1档号编制执行《DA/T13-1994档号编制规则》规定的文件级数据库结构序号著录项目字段长度选择1分类号不限可选2档案馆代码6档案馆必选3全宗号

6、4必选19档号案卷目录号3必选案卷号4必选分卷号2有则选页（张）号3必选4缩微号12有则选5档案定位符12可选（向省馆移交的档案须著录）6题名不限必选7文件编号不限必选8责任者不限必选9密级4必选10解密划控4必选11保管期限4必选12时间起始时间5-10必选终止时间5-1013载体类型不限可选14载体规格不限可选15载体数量不限可选16载体单位不限可选17关键词不限可选4.1.219.2档号编制执行《归档文件整理规则（DA/T22－2000）》规定的文件级数据库结构序号著录项目字段长度选择1分类号不限可选2档案馆代码6档案馆必选3档号全宗号

7、4必选年度4必选保管期限2必选机构或问题20可选件号3必选4缩微号12有则选5档案定位符12可选（向省馆移交的档案须著录）6题名不限必选7文件编号不限必选8责任者不限必选9密级4必选10解密划控4必选11保管期限4必选12时间起始时间5-10必选终止时间5-1013载体类型不限可选1914载体规格不限可选15载体数量不限可选16载体单位不限可选17关键词不限可选4.2数据交换格式文书档案目录数据文件交换使用XML、TXT格式，推荐使用XML格式。4.2.1案卷级XML文件交换格式范本

8、F-8"?><案卷级目录><分类号>BC451<档案馆代码>461001<全宗号>293<案卷目录号>2<案卷号