第八章 建立和打印报表

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1、第八章建立和打印报表8.1认识报表的用途数据库应用系统一般都应给用户配置完善的打印输出功能。在传统的关系数据库开发环境中，程序员必需通过繁琐的编程实现报表的打印。在Access2000关系数据库中，报表对象允许用户不用编程仅通过可视化的直观操作就可以设计报表打印格式。报表对象不仅能够提供方便快捷、功能强大的报表打印格式，而且能够对数据进行分组统计和计算。使用报表主要有以下几个方面的好处：在一个处理的流程中，报表能用尽可能少的空间来呈现更多的数据。可以成组地组织数据，以便对各组中的数据进行汇总，显示组间的比较等。

2、可以在报表中包含子窗体、子报表及图表。可以采用报表打印出很吸引人的标签、发票、订单和信封等。可以在报表上增加数据的汇总信息，如计数、求平均值或者其他的统计计算。可以嵌入图像或图片来显示数据。与窗体对象一样，报表对象也可以对事件进行响应，不过它所能响应的事件比较少，但对于打印控制来说已经足够了。8.2报表的结构组成报表的窗口结构包括报表页眉、页面页眉、主体、页面页脚和报表页脚等部分。报表页眉：在报表的开始处，用来显示标题、图形或说明性文字，每份报表只有一个报表页眉。页面页眉：用来显示报表中的字段名称或记录的分组名

3、称，报表的每一页只有一个页面页眉。主体：打印数据表或查询中的每条记录。页面页脚：打印在每页的底部，用来显示本页的汇总说明，报表的每一页只有一个页面页脚。报表页脚：用来显示整份报表的汇总说明，在所有记录都被处理后，只打印到报表的结束处。8.3报表设计区用于设计报表对象的结构、布局、数据的分组与汇总特性的窗口称为报表设计视图。在报表设计视图中，Access2000为用户提供了丰富的可视化设计手段。用户可以不用编程仅通过可视化的直观操作（如放入控件项等）就可以快速、高质量地完成实用、美观的报表设计。8.3.1报表页眉

4、报表页眉中的任何内容都只能在报表的开始处，即报表的第一页打印一次。在报表页眉中，是以大字体将该份报表的标题放在报表顶端的一个文本控件中。可以在报表中设置一些控件来突出显示标题文字。一般来说，报表页眉主要用作封面。8.3.2页面页眉页面页眉中的文字或控件一般打印在每页的顶端。通常，它是作为群组/合计报表中的列标题，而且可以包含报表的标题。一般来说，把报表的标题放在报表页眉中，该标题打印时仅在第一页的开始位置出现。如果将标题移动到页面页眉中，则每一页上都打印出标题。8.3.3群组页眉/页脚群组页眉用来标识一个特定的

5、值，可以指明显示在主体上的内容是否属于该群组。用户可以通过工具栏上的“排序与分组”按钮，创建群组页眉和群组页脚。8.3.4主体主体是用来处理每条记录，其中常常包含有计算的字段。用户通过更改报表“设计”窗体中主体区段的“可见性”属性，来告诉系统是否要在报表中显示某一区段。8.3.5页面页脚页面页脚中一般包含页码或者控制项的合计。如上图通过：=“页”&[Page]&“共”&[Pages]表达式来打印页码。8.3.6报表页脚该部分一般是在所有的主体和群组页脚被打印完成后，才会打印在报表的最后面。通过使用报表页脚，可以

6、显示整个报表的计算汇总或其他的统计数字。8.4报表的分类目前比较流行的报表有：群组/合计报表、纵栏式报表和邮件标签等。8.4.1群组/合计报表如书上图8-7所示。用户通过工具栏上的“排序与分组”按钮，创建群组页眉和群组页脚后提交的报表。群组/合计报表一般是通过直线或方框等分隔数据，以整齐的列和行来显示数据的数据表。通常依据一个或多个字段值而组织数据，并且在每一群组中，有计算并显示数值、字段的子合计或统计的数据。8.4.2纵栏式报表如书上图8-8所示。纵栏式报表（也称为窗体报表），一般是用一页显示一条或多条记录，

7、采用垂直方法显示。它与数据输入窗体很相似，但是报表是用来查阅数据而不是用来输入数据的。8.4.2邮件标签如书上图8-9所示。在Access数据库中，用户可以非常轻松地使用报表向导来建立邮件用的标签。用户可以选择标签报表的“标签纸型号和尺寸”，也可以在报表的“设计视图”中打开并修改已经生成的报表。8.5认识报表窗体Access2000为报表对象提供了三种可视化的操作窗口。用户在设计报表对象时只能选择使用其中的一种窗口，而不能同时打开同一个报表对象的三种窗口。用户需要时可以在这三种窗口之间进行切换。8.5.1预览窗

8、体中的工具栏用户单击“打印预览”按钮，就可以预览该报表的内容。同时在工具栏上出现打印预览工具条。在报表预览窗体的左下角有一个页码框，可以单击页码框左边或右边的按钮翻动报表的各页，或者直接在页码框中输入页号，翻到指定的页。8.5.2报表设计窗体中工具栏和工具箱工具栏工具箱在工具栏中有用户在窗体设计中所看到的大部分工具。其中“排序和分组”按钮，可以打开“排序和分组”窗体，我们可以在窗体中定